Krajowy System e-Faktur (KSeF) z ING Księgowość

Tak.
ING Księgowość umożliwia wystawianie i przesyłanie faktur do KSeF oraz ich pobieranie.

Sprawdź instrukcję

Tak.
JDG będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli obrót nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie – od 1 stycznia 2027 r.

Nie.
faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF – można je wystawiać w ING Księgowość bez wysyłania do KSeF.

Nie.
KSeF dotyczy wyłącznie faktur – paragony nie są przesyłane do systemu.

Nie.
Faktura w KSeF powinna być wysłana z datą wskazaną w polu „Data wystawienia” (P_1), ale za moment jej wystawienia uznaje się chwilę przesłania do systemu. Jeżeli data wystawienia różni się od daty otrzymania przez KSEF (wysłania do KSEF) to jest traktowana jako wystawiona w trybie offline. Ważne! Na podatniku spoczywa obowiązek przekazania faktury do KSEF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu (nie dotycz awarii po stronie systemu KSeF).

Tak.
Jeśli zaliczka została wpłacona przez firmę, należy przesłać fakturę zaliczkową do KSeF.

Tak.
Faktury w formacie XML można w ING Księgowość przekształcić do PDF i wydrukować jako wizualizację.

Nie.
KSeF nie wysyła powiadomień. W ING Księgowość będą pojawiać się informacje o nowych dokumentach pobranych z KSeF.

Tak. 
Faktura w KSeF jest ważna niezależnie od tego, czy odbiorca ma dostęp do systemu.

Moduł fakturowania w ING Księgowość jest bezpłatny dla klientów ING. ING Księgowość jest gotowe na integracje z KSeF. 

Nie. 
Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł. nie będą wysyłane KSeF i będzie można rozliczać na dotychczasowych zasadach. 

Tak. Jednostki publiczne będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Tak, ale nie jest to obowiązkowe – faktury B2C mogą być wystawiane poza KSeF.

Nie.
KSeF archiwizuje faktury przez 10 lat – nie ma obowiązku przechowywania ich w formie papierowej.

Nie.
Bilety parkingowe nie podlegają obowiązkowi KSeF.

Tak. 
Data przesłania do KSeF jest uznawana za datę wystawienia i wpływa na moment ujęcia w rejestrach VAT nabywcy.

Nie.
Korzystanie z KSeF w ING Księgowość jest całkowicie darmowe.

Nie. 
Dokumenty nie są księgowane automatycznie.

Tak.
Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej wystawiasz faktury z NIP dla kontrahentów, od 1.04.2026 r. obowiązuje Cię KSeF. Do końca 2026 r. wprowadzono wyjątek – jeśli miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 000 zł brutto, nie ma obowiązku wysyłania faktur do KSeF;

Jeśli w KSeF pojawi się faktura wystawiona na Ciebie przez pomyłkę lub przez oszusta, nie możesz jej odrzucić ani usunąć. Należy jej nie księgować, skontaktować się z wystawcą w celu korekty, a w przypadku podejrzenia oszustwa będzie można zgłosić sprawę do KAS lub organów ścigania.

Wystawca musi wystawić korektę a następnie wystawić fakturę na poprawne dane. W KSeF nie ma opcji anulowania dokumentu.

Nie. 
W KSeF dostęp jest pełny – brak możliwości filtrowania po dostawcach. Jeśli nadasz uprawnienia w KSeF do przeglądania faktur to biuro rachunkowe będzie miało dostęp do wszystkich faktur przypisanych do Twojego NIP.

Nie. 
Certyfikat KSeF jest dedykowany do uwierzytelnienia w systemie i różni się od zwykłego podpisu elektronicznego.

Tak.
Przewidywane są zmiany, gdzie od lutego 2026 r. w ewidencji VAT trzeba będzie wykazywać numer identyfikujący fakturę z KSeF. W przypadku faktur wystawionych offline lub poza systemem stosuje się oznaczenia zastępcze (np. OFF, BFK)

Tak. 
W KSeF można wystawiać faktury w języku angielskim, ponieważ przepisy nie wymagają wyłącznie języka polskiego w treści dokumentu. Ważne jest, aby struktura XML była zgodna z polskimi przepisami VAT, natomiast wizualizację faktury (np. PDF) możesz przygotować w języku obcym dla kontrahenta zagranicznego. 

Tak. 
Faktura końcowa musi zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Faktura w KSeF powinna być wysłana z datą wskazaną w polu „Data wystawienia” (P_1), ale za moment jej wystawienia uznaje się chwilę przesłania do systemu. Faktura w KSeF powinna być wysłana z datą wskazaną w polu „Data wystawienia” (P_1), ale za moment jej wystawienia uznaje się chwilę przesłania do systemu. Jeżeli data wystawienia różni się od daty otrzymania przez KSEF (wysłania do KSEF) to jest traktowana jako wystawiona w trybie offline. Ważne! Na podatniku spoczywa obowiązek przekazania faktury do KSEF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu (nie dotycz sytuacji prac serwisowych i awarii po stronie systemu KSeF).

Faktury wystawione poza KSeF będą uznawane za niewystawione w rozumieniu ustawy o VAT, za które grozi odpowiedzialność karno-skarbowa. Dodatkowo mogą pojawić się problemy operacyjne, takie jak brak płatności od kontrahentów czy utrata wiarygodności.

Nie. 
System KseF Ministerstwa Finansów jest darmowy. Integracja i korzystanie z KSeF w ING Księgowość również jest darmowa. 

Nie. 
KSeF nie eliminuje kas fiskalnych – nadal będą potrzebne przy sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ponieważ obowiązek ewidencji na kasie pozostaje w mocy.

Tak — w ING Księgowość możesz zobaczyć podgląd i zdecydować, czy wysłać dokument do KSeF; możesz też nie włączać automatycznej wysyłki faktur do KSeF i wysyłać ręcznie. 

Zakres ustalasz uprawnieniami w KSeF (rola, NIP). Nie dawaj niepotrzebnie szerokich dostępów — stosuj „zasadę najmniejszych uprawnień”. 

Próg 10 tys. zł brutto dotyczy obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla najmniejszych; nie jest to „limit na pojedynczą fakturę”, tylko poziom sprzedaży miesięcznej. 

Tak — termin wystawienia według ustawy VAT nie zniknął i co do zasady możesz wystawić fakturę do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Tak — dokument możesz wystawić następnego dnia (zgodnie z zasadami VAT) i przesłać do KSeF; data sprzedaży może być datą wcześniejszą.

Nie — rachunek osoby nieprowadzącej działalności nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. W kosztach ujmujesz go jak dotąd. 

Tak — PDF/druk to nadal forma wizualizacji; prawny dokument KSeF to XML, ale konsumenta możesz obsłużyć tradycyjnie. 

Nie — KSeF nie wymaga PESEL. W B2C identyfikujesz nabywcę danymi, które zwyczajowo podajesz na fakturze dla osoby fizycznej. 

KSeF przechowuje XML; język i wygląd PDF zależą od programu. MF nie ogranicza wersji językowych wizualizacji. 

Momentem wystawienia jest przyjęcie przez KSeF. Najpierw wyślij do KSeF, a PDF potraktuj jako kopię dla kontrahenta.

Faktury wystawione dla osób prywatnych (B2C) nie muszą trafiać do KSeF. 

KSeF nie standaryzuje wyglądu PDF — standaryzuje dane (XML). Wizualizacja może być inna w zależności od oprogramowania. 

Tak — VAT marża jest obsługiwana w KSeF; w ING Księgowość można wystawić faktury VAT marża i przesłać do KSeF.

KSeF obsługuje faktury korygujące. Noty korygujące dla faktur ustrukturyzowanych przestają istnieć. 

Nie — proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów VAT i nie podlega wysyłce. Do KSeF idzie faktura sprzedażowa lub zaliczkowa.

Tak — możliwe jest wystawienie korekty do wystawionej wcześniej faktury w ING Księgowość i wysyłkę do KSeF.

W trakcie awarii lub niedostępności w ING Księgowość dokument tworzy się z oznaczeniem offline. Po powrocie łączności system dosyła ją do KSeF, który nada numer. 

Tak — struktura e faktury przewiduje oddzielne pola (Nabywca/Odbiorca). 

Możesz dopisać informacje o dokumentach powiązanych z fakturą (np. WZ) w adnotacjach. 

Nie. Zakres dostępu konfigurujesz w KSeF (role) i określasz co automatyzować dla ING Księgowość wystarczy wysyłka i odbiór faktur. 

Tak. Numer własny zachowujesz, a KSeF nadaje swój identyfikator. Oba są widoczne. 

KSeF przechowuje pełny XML; księgujesz tylko kwoty z tych pozycji, który stanowi koszt. 

Tak, po dacie obowiązku KSeF dotyczy również zwolnionych z VAT przy fakturach B2B. 

Informacje o MPP przekazujesz w danych faktury; płatność wykonujesz jak dotąd w banku. 

Tak. 
Token KSeF można wygenerować bezpłatnie po zalogowaniu się do systemu KSeF. 

Tak.

Certyfikat jest ważny przez 2 lata – po tym czasie należy wygenerować nowy

Certyfikat może być przypisany do firmy lub osoby – zależy od sposobu uwierzytelnienia.

Tak.

Można korzystać równolegle z tokenów i certyfikatów. Tokeny będą obowiązywały do końca 2026 r. dlatego rekomendujemy certyfikaty.

Tak.
Każda wspólnota jako odrębny podatnik musi mieć własny token lub certyfikat.

Sprawdź instrukcję

Tak — możesz odpiąć token i dodać certyfikat uwierzytelniający (oraz offline). Dokładny opis integracji dostępny jest w instrukcji. 

Rekomendowane jest posiadanie certyfikatu do pracy online i offline, bo ten drugi służy na wypadek awarii lub dostępności KSeF. 

Musisz wygenerować nowy zestaw i unieważnić poprzedni (kwestia bezpieczeństwa). Pliki przechowuj bezpiecznie na zabezpieczonym urządzeniu.

Certyfikat i klucz musi być dostępny w miejscu, z którego będziesz dokonywać integracji z KSeF. Zadbaj o bezpieczne przechowywanie plików. 

Tak — uprawnienia i certyfikacja są przypisane do konkretnego podmiotu (NIP). Dla drugiej firmy tworzysz osobny zestaw. 

W spółkach pierwsze uwierzytelnienie wykonuje osoba na podstawie pieczęci elektronicznej lub zgłoszona na ZAW FA. Potem role nadajesz elektronicznie w Aplikacji Podatnika. 

W JDG właściciel zwykle sam wykonuje pierwsze logowanie, wystarczy do tego profil zaufany. ZAW FA dotyczy nadawania uprawnień w spółkach.

To standard bezpieczeństwa: regularna wymiana kluczy ogranicza ryzyko nadużyć. Po wygaśnięciu generujesz nowy.

Parametry plików i haseł wynikają ze specyfikacji MF i narzędzi kwalifikowanych; możesz wcześniej unieważnić i wystawić nowy certyfikat.

Tak.
Można wystawić fakturę po otrzymaniu płatności, ale musi być przesłana do KSeF w dniu jej wystawienia.

Tak.
Można zapłacić gotówką, o ile nie przekracza to limitu 15 000 zł dla transakcji między firmami.

Tak.
Od 2027 r. numer KSeF będzie obowiązkowy w tytule przelewu między firmami.

Tak.
Będzie można używać identyfikatora zbiorczego zamiast wpisywania wielu numerów KSeF.

Należy skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o przesłanie faktury do KSeF – bez tego nie można jej ująć w kosztach.

Tak. 
Można to kontrolować płatności ręcznie lub skorzystać z funkcji „Połącz przelewy z fakturami”.

Tak. 
Można wystawiać faktury w dowolnej walucie, wskazując kurs NBP.

Tak.
Jeśli kontrahent nie korzysta z KSeF, należy przekazać mu wizualizację faktury, np. w formacie PDF kodem QR.

Tak.
Jeśli jesteś polskim podatnikiem, faktura dla firmy z UE musi być wystawiona w KSeF, chyba że podlega wyłączeniu (np. OSS).

Tak.
Jeśli jesteś polskim podatnikiem, faktura dla kontrahenta spoza UE również musi być wystawiona w KSeF.

Nie.
Faktury od zagranicznych kontrahentów nie trafiają do KSeF – dokumenty będą dodawane tak jak dotychczas.

Tak, ale tylko jeśli polski podatnik nada uprawnienia zagranicznemu kontrahentowi do wystawiania faktur w jego imieniu.