Zawiadomienie ZAW FA KSeF – czym jest i jak wysyłać?

2025-12-05

Podmioty niebędące osobami fizycznymi, które chcą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w niektórych sytuacjach muszą złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA. Dokument ten jest niezbędny wtedy, gdy podmiot nie może uwierzytelnić się w KseF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Co zawiera formularz, kiedy należy go złożyć i jak wygląda procedura?

Zawiadomienie ZAW-FA KSeF – czym jest i dlaczego jest ważne?

Formularz ZAW-FA służy do nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur osobie fizycznej działającej w imieniu podmiotu, który samodzielnie nie może uwierzytelnić się w KSeF w sposób elektroniczny.

Dokument dotyczy jednej, konkretnej osoby fizycznej, która dzięki niemu uzyskuje pełny dostęp do działania w systemie. Dopiero po jej zarejestrowaniu możliwe jest nadanie kolejnych dostępów drogą elektroniczną w KseF.

Zawiadomienie ZAW-FA składają przede wszystkim:

podmioty niebędące osobami fizycznymi – w praktyce będą to np. spółki, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie, fundacje, które nie mają kwalifikowanej pieczęci,
Osoby fizyczne – ale tylko wtedy, gdy chcąc zgłosić kwalifikowany podpis elektroniczny i nie posiadają numeru NIP lub PESEL.

Natomiast osoby fizyczne będące podatnikami (np. przedsiębiorcy prowadzący JDG) nie muszą składać ZAW-FA, ponieważ mogą uwierzytelnić się w KseF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Jak wysyłać zawiadomienie KSeF ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zależności od siedziby lub miejsca zamieszkania podmiotu. Dokument można złożyć w formie papierowej ( w urzędzie skarbowym lub pocztą) lub elektronicznej (przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy).

W przypadku wersji papierowej formularz powinien zostać wypełniony drukowanymi literami. Wysyłając dokument elektronicznie należy postępować zgodnie z instrukcją systemu.

Kiedy należy wysłać zawiadomienie ZAW-FA w systemie KSeF?

ZAW-FA należy złożyć w sytuacji, gdy podmiot niebędący osobą fizyczną nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP i chce uzyskać pierwszy dostęp, zmienić lub odebrać uprawnienia wskazanej osobie fizycznej do korzystania z KSeF.

Zgłoszenie może być również wymagane, gdy osoba fizyczna posiada podpis elektroniczny, ale bez numeru NIP/PESEL, i chce korzystać z KSeF.

Formularz ZAW-FA można złożyć już dziś (w trybie fakultatywnym KSeF) mimo, że korzystanie z KSeF będzie obowiązywać wybrane podmioty od 1 lutego 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy.

Przykład:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, chce przygotować się do korzystania z KSeF. Aby umożliwić księgowej logowanie i wystawianie faktur, zarząd przesyła do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, wskazując ją jako osobę uprawnioną. Urząd po kilku dniach przetwarza dane, a księgowa może zalogować się do systemu i testować nowe rozwiązania przed wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF.

ZAW-FA KSeF – jakie dane zawiera zawiadomienie?

W formularzu ZAW-FA należy podać dane identyfikacyjne podmiotu wysyłającego zgłoszenie (np. spółki) oraz dane osoby fizycznej, której nadawane (lub odbierane) są uprawnienia. W treści należy wpisać:

miejsce i cel złożenia formularza – nadanie, odebranie uprawnień lub zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika,
rodzaj podmiotu składającego zawiadomienie (podmiot niebędący osobą fizyczną, organ egzekucyjny lub osoba fizyczna),
dane podmiotu/podatnika, który nadaje uprawnienia do korzystania z KSeF,
dane adresowe i kontaktowe osoby uprawnionej do korzystania z KSeF,
dane identyfikacyjne osoby fizycznej, np. imię i nazwisko, numer NIP, numer i serię dowodu osobistego, dane kontaktowe,
dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający identyfikatora podatkowego NIP i numeru PESEL – jeśli dotyczy,
podpis osoby składającej zawiadomienie, np. uprawnionej do reprezentacji podmiotu, który nadaje dostęp do KSeF.

W zgłoszeniu należy również podać adresy e-mail – zarówno podmiotu nadającego uprawnienia, jak i osoby fizycznej, której uprawnienia są nadawane. Na te adresy wysyłane są powiadomienia o nadaniu dostępu do KSeF.

Jakie są konsekwencje niewysłania zawiadomienia ZAW-FA KSeF?

Zgłoszenie ZAW-FA do KSeF obowiązuje dopiero po przetworzeniu i wprowadzeniu danych do systemu w urzędzie skarbowym. Każde zgłoszenie jest dokładnie weryfikowane, a nadawane uprawnienia działają zwykle po kilku dniach od otrzymania formularza przez urząd. Do czasu zatwierdzenia osoba wskazana nie może w pełni działać w KSeF.

Niewysłanie zawiadomienia skutkuje brakiem uwierzytelnienia w KSeF – bez zgłoszenia nie można też nadawać i odbierać uprawnień do korzystania z systemu. W praktyce oznacza to brak możliwości wystawiania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych.

Oczywiście podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą też skorzystać z innej formy uwierzytelnienia w KSeF – kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wówczas nie jest konieczne wysłanie zawiadomienia ZAW-FA. Jeśli jednak podmiot nie posiada cyfrowej pieczęci, to jedyną drogą do uzyskania dostępu do KSeF jest formularz ZAW-FA.

Zawiadomienie ZAW-FA to dokument, który pozwala nadawać dostęp do KSeF wybranym osobom, np. księgowej lub pracownikowi odpowiedzialnemu za fakturowanie w firmie. Z formularza tego korzystają podmioty niebędące osobami fizycznymi, np. spółki czy urzędy – pod warunkiem, że nie mogą uwierzytelnić się w formie elektronicznej. W przypadku KSeF ZAW-FA pozwala też odebrać dostęp do systemu – co zabezpiecza firmę przed nieuprawnionym korzystaniem z danych, np. w sytuacji zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub zmian personalnych w dziale finansowym. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie ma prawo wystawiać, przeglądać lub korygować faktury w systemie KSeF. Zgłoszenie można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Nie warto zwlekać – najlepiej już teraz przygotować się na pełne wdrożenie KSeF.

Instrukcja - wypełnienie formularza ZAW-FA.

Instrukcja - złożenie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy