Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z usługą księgowości uproszczonej (FAQ)

W systemie istnieje możliwość umieszczenia na fakturze poza nabywcą także danych odbiorcy (jeżeli różnią się od nabywcy). W tym celu wystarczy na formularzu wystawiania faktury obok pola Kontrahent rozwinąć opcje i wybrać „Dodaj odbiorcę”. Pojawią się pola Nabywcy i Odbiorcy do uzupełnienia.

Istnieją 3 warianty prezentowania terminu płatności w wydruku faktury:

• Data + ilość dni np. 2017-04-07 (7 dni)
• Data np. 2017-04-01
• Ilość dni np. 7 dni.

W celu ustawienia wybranego wariantu wystarczy wejść w "Dane i ustawienia" > "Dokumenty", następnie wybrać właściwą opcję i zapisać zmiany przyciskiem "Zapisz".

Istnieje możliwość określenia w systemie innych danych Wystawcy i Sprzedawcy dokumentu.
Dane Sprzedawcy widoczne są w "Dane i ustawienia" > "Dane Firmy". Aby określić także domyślne dane wystawcy należy po zalogowaniu do systemu wejść w "Dane i ustawienia" > "Dane Wystawcy", następnie zaznaczyć opcję Wyświetl wystawcę i po uzupełnieniu danych zapisać zmianyprzyciskiem "Zapisz".

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów WDT, czyli sprzedaży towarów na terenie UE należy wystawić fakturę sprzedaży według poniższej instrukcji:

W formularzy faktury sprzedaży należy wybrać typ dokumentu Faktura sprzedaży – wewnątrzwspólnotowa, następnie uzupełnić dane kontrahenta, wybrać właściwą walutę a następnie uzupełnić pole z nazwą usługi oraz stawkę VAT:
„oo” = odwrotne obciążenie lub „0%”.

Po zapisaniu dokumentu na wydruku faktury pojawi się adnotacja dotycząca procedury „odwrotne obciążenie”.

Jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy z tytułu podatku VAT powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej. Fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym otrzymano zaliczkę.

Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca nie jest zobligowany do wystawienia faktury zaliczkowej. Dotyczy to następujących zdarzeń:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
• świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Fakturę marża wystawia podatnik świadczący usługi turystyczne lub dokonujący dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

W przypadku faktury marża podstawą opodatkowania jest marża.

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i pełni rolę oferty, propozycji. Wystawiana jest najczęściej w celu otrzymania zaliczki od nabywcy.

W przypadku sprzedaży towarów objętych odwrotnym obciążeniem, fakturę należy wystawić według poniżej instrukcji:

"Wystaw dokument" > "Faktura sprzedaży", następnie uzupełnić formularz, zwracając uwagę aby w kolumnie stawka VAT wybrać „oo” – odwrotne obciążenie.

Na wydruku dokumentu pojawi się adnotacja „Do rozliczenia podatku VAT zobowiązany jest nabywca (odwrotne obciążenie).

System umożliwia wystawienie faktury w walucie obcej, pobierając przy tym kurs waluty z NBP. W tym celu należy, poniżej danych kontrahenta, wybrać z rozwijanej listy jedną z walut. Po wyborze zostanie automatycznie wyświetlony kurs pobrany z NBP.

W przypadku, gdy chcesz podać inną jego wartość należy w polu z kursem wpisać własny kurs wymiany.

Fakturę korygującą (korektę) można wystawić tylko do wystawionej w systemie faktury sprzedaży. Należy wejść w „Dokumenty” > „Dokumenty przychodowe” > przy danym dokumencie wybrać „Opcje” > Wystaw korektę.

Dokument ten wystawiany jest w celu skorygowania błędów dotyczących np. danych sprzedawcy, nabywcy, ilości, ceny, zwrotu towaru lub rezygnacji usług.

Jeśli korekta dotyczy dokumentu wystawionego poza systemem, należy wystawić fakturę korygującą również poza systemem lub wprowadzić pierwotną fakturę sprzedaży do systemu a następnie do niej wystawić korektę.

Wszystkie modyfikacje dotyczące numeracji dokumentów można wprowadzić w widoku "Dane i Ustawienia" > "Numeracje dokumentów". W celu utworzenia nowego schematu numeracji należy wybrać typ dokumentu a następnie kliknąć „Dodaj serię”. W oknie numeracji należy określić:

• Interwał czasowy: Miesiąc lub Rok,
• Określić czy dany schemat serii ma być używany podczas wystawiania dokumentów jako domyślny?,
• Ustawić numer początkowy,
• W razie potrzeby istnieje także możliwość utworzenia własnej serii numeracji,
• W tym celu należy zaznaczyć opcję „własna numeracja” i wpisać schemat numeracji.

W zakładce „Księgowość” > „Deklaracje i rozliczenia” należy kliknąć przycisk „Utwórz” przy wymaganej deklaracji.

UWAGA: Aby wygenerować powyższe deklaracje, konieczne jest zamknięcie danego miesiąca księgowego. Można tego dokonać w zakładce „Księgowość” > „Księgowanie dokumentów” klikając przycisk „Zamknij miesiąc”.

Żeby szybko odksięgować dokumenty, należy wejść w zakładkę „Księgowość” > „Księgowanie dokumentów”. Aby odksięgować wszystkie dokumenty (przychody lub koszty) konieczne jest wybranie odpowiedniego kontekstu nad tabelą (zaksięgowane przychody / zaksięgowane koszty).

Odksięgowanie wszystkich dokumentów danego rodzaju następuje po kliknięciu przycisku „Odksięguj wszystkie przychody” / „Odksięguj wszystkie koszty”.

Aby odksięgować jeden lub kilka dokumentów, na końcu wiersza dokumentu po prawej stronie kliknij przycisk „Odksięguj”.

Żeby szybko zaksięgować dokumenty, należy wejść w zakładkę „Księgowość” > „Księgowanie dokumentów”. Aby zaksięgować wszystkie dokumenty (przychody lub koszty) konieczne jest wybranie odpowiedniego kontekstu nad tabelą (księguj przychody / księguj koszty).

Zaksięgowanie wszystkich dokumentów danego rodzaju następuje po kliknięciu przycisku „Zaksięguj wszystkie przychody” / „Zaksięguj wszystkie koszty”.                                           

Aby zaksięgować jeden lub kilka dokumentów, na końcu wiersza dokumentu po prawej stronie kliknij przycisk „Księguj”.

Szczegółowa instrukcja wystawiania deklaracji w ING Księgowość znajduje się w zakładce „Księgowość” > „Deklaracje i rozliczenia”. Pojawia się po kliknięciu przycisku „Pomoc”.

 

Istnieją dwie drogi uruchomienia magazynu w ING Księgowość:

- Należy wejść w zakładkę „Magazyn” i postępować zgodnie z dalszymi krokami instrukcji

Lub wejść w zakładkę „Dane i Ustawienia” i odszukać pozycję „Magazyn”. Następnie wybrać „Tak” z rozwijanej listy „Używam magazynu”.

Aby rozpocząć inwentaryzację stanów magazynowych należy kliknąć w zakładkę „Magazyn” > „Inwentaryzacje” > „Wykonaj inwentaryzację”.

Aktualne zestawienie stanów magazynowych znajduje się w zakładce „Magazyn” > „Stany magazynowe”.

Aby dokonać edycji wystawionego dokumentu magazynowego należy w zakładce „Magazyn” > „Lista dokumentów” odnaleźć pożądany dokument, po czym poprzez przycisk „Opcje” wybrać „Edytuj”.

Aby dokumenty magazynowe wystawiały się automatycznie wraz z wystawianymi dokumentami księgowymi należy w zakładce „Dane i Ustawienia”> „Magazyn” wybrać „Tak” w polu „Automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych do dokumentów księgowych”.

 

Aby ceny dokumentu nie zostały naniesione na wydruk należy w zakładce „Magazyn” > „Lista dokumentów” odnaleźć pożądany dokument, po czym poprzez przycisk „Opcje” wybrać „Drukuj”. W oknie wydruku należy odznaczyć pozycję „Wydrukuj ceny”.

Aby wysłać dokument do kontrahenta należy odnaleźć ten dokument w zakładce „Magazyn” > „Lista dokumentów”, po czym za pomocą przycisku „Opcje” wybrać „Wyślij”. Pozostaje tylko wypełnić wymagane pola w nowym oknie i kliknąć „Zapisz.

Należy w zakładce „Magazyn”> „Lista dokumentów” odnaleźć pożądany dokument magazynowy, następnie poprzez przycisk „Opcje” wybrać „Wystaw korektę”.

W ING Księgowość nie ma potrzeby ponownego wypełniania całego dokumentu magazynowego, jeśli chcemy wystawić podobny. Należy odnaleźć ten dokument w zakładce „Magazyn” > „Lista dokumentów”, po czym za pomocą przycisku „Opcje” wybrać „Wystaw podobny”.

Zestawienie nieopłaconych faktur znajduje się w zakładce Płatności > Należności > Niezapłacone.

System daje możliwości dowolnego filtrowania dokumentów wg terminu zapłaty, nazwy kontrahenta, numerze dokumentu oraz sortowania.

Zestawienie należności można pobrać za pomocą funkcji Pobierz do pliku pdf. lub xls. Funkcja pobierz pojawia się po zaznaczeniu danych należności.

Historia wysłanych przypomnień jest dostępna po wejściu w podgląd dokumentu > panel boczny > sekcja „Historia wysyłki dokumentu i przypomnień".

Aby dodać do systemu ING Księgowość wyciąg bankowy, należy przejść do zakładki Płatności > Połącz faktury z przelewami.

Kolejnym krokiem jest kliknięcie przycisku „Dodaj wyciąg z innego banku”.

W następnym widoku możliwe jest zaimportowanie wyciągu z innego banku do systemu ING Księgowość.

UWAGA! Do ING Księgowość można dodać wyciągi jedynie z ING Banku Śląskiego, PKO Banku Polskiego, Alior Banku, Banku Millenium i Banku Zachodniego WBK.

Aby dodać nowy wyciąg należy kliknąć w pole „Przeciągnij i upuść pliki z dokumentami tutaj”  lub, zgodnie z treścią tego pola, kliknąć kursorem w plik wyciągu bankowego np. na pulpicie i przeciągnąć go w to pole na stronie.

Ważne jest, aby był to plik w wymaganym formacie .MT940.

Po dokonanym imporcie należy zatwierdzić dodanie wyciągu przyciskiem „Dodaj wyciąg”.

Nastąpi wówczas przeniesienie na ekran łączenia faktur z przelewami.

W systemie istnieje możliwość utworzenia nieograniczonej ilości grup cenowych dla wybranych produktów, które pozwalają na stworzenie indywidualnych cenników produktów.
W tym celu należy wejść w szczegóły danego produktu ("Produkty" > "Szczegóły" produktu) a następnie w widoku edycji produktu kliknąć „Dodaj grupę cenową ” i uzupełnić nazwę grupy cenowej, cenę netto, brutto oraz walutę.

Utworzoną w ten sposób grupę cenową można przypisać do wybranego kontrahenta/-ów.
W tym celu należy wejść w Kontrahenci, kliknąć w dane wybranego kontrahenta i w polu Tag wpisać nazwę utworzonej grupy cenowej.

Istnieje możliwość zmiany statusu (zbiorczo) dla dokumentów wyeksportowanych na niewyeksportowane (gotowe do ponownego eksportu).

Aby wykonać taką operację należy w widoku listy dokumentów zaznaczyć właściwe dokumenty z listy a następnie kliknąć klawisz Opcje dla zaznaczonych  > Zmień da wielu > Zmień status na > niewyeksportowane.

W przypadku, gdy w formularzu faktury kolumna PKWiU jest pusta, kolumna nie pojawia się na wydruku dokumentu.

Jeżeli kolumna PKWiU jest uzupełniona i chcemy ją ukryć można to zrobić, w tym celu wystarczy w „Dane i ustawienia” > „Dokumenty” > Pokazuj PKWiU/Kod > zaznaczyć właściwą opcję.

Tagowanie dokumentów daje możliwość dodatkowego oznaczania dokumentów w systemie oraz ich filtrowania. Aby dodać tag dla danego dokumentu należy wejść w podgląd dokumentu a następnie w panelu bocznym odnaleźć pozycję Tagi i kliknąć „dodaj nowy”.

W przypadku wystawiania faktur walutowych istnieje możliwość ograniczenia widoku listy walut do kilku najczęściej używanych.

W tym celu należy po zalogowaniu wejść w Dane i ustawienia > Dokumenty > po kliknięciu w pole "Ogranicz widok walut" wybrać z rozwijanej listy walutę/-y .

Po zapisaniu zmian w systemie lista walut w formularzu faktury przedstawia tylko wybrane waluty.

Aby dodać logo firmy należy wejść w Dane i Ustawienia > Dokumenty a następnie w sekcji logo kliknąć „Wybierz plik” i załączyć logotyp firmy (plik .png lub .jpg). Na koniec należy potwierdzić zmiany przyciskiem "Zapisz".

W celu zmiany hasła należy wejść w "Dane i ustawienia" > "Dane osobowe", następnie kliknąć "Zmień hasło" i wprowadzić stare hasło oraz nowe (2-krotnie) stosując się do podanych wymogów hasła.

W "Dane i Ustawienia" > "Dane firmy"  jest dostępne pole „Dodatkowe informacje”, w którym można umieścić dodatkowe dane sprzedawcy.

Po zapisaniu zmian dane na wydruku faktury w sekcji Sprzedawca pojawi się dodatkowe pole „Dodatkowe informacje”.

Lista dostępnych w systemie dokumentów sprzedaży zawiera paragon sprzedaży, jednak dokument ten nie jest tożsamy z paragonem fiskalnym.

Paragon sprzedaży (niefiskalny) to dokument sprzedaży wystawiany osobie fizycznej w sytuacji, gdy sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania paragonu z kasy fiskalnej.

Oto najważniejsze terminy podatkowe przedsiębiorcy:

• do 7-ego dnia każdego miesiąca rozliczają się podatnicy będący na karcie podatkowej,
• do 20-ego dnia każdego miesiąca płaci się zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych,
• do 20-ego  dnia każdego miesiąca wpłaca się zaliczki na podatek dochodowy od osób prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych,
• do 25-ego  dnia każdego miesiąca rozlicza się podatek VAT i składa formularz VAT-7, a w przypadku podatników rozliczających podatek VAT kwartalnie, rozlicza się go do 25 dnia każdego miesiąca następującego po kwartale,
• do 25-ego  dnia w wersji elektronicznej rozlicza się VAT UE za miesiąc poprzedni.

Pozostały przychód to dokument księgowy wystawiany w celu zarejestrowania i zaksięgowania w systemie innych przychodów, najczęściej niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, np.: odsetki bankowe, otrzymane kary umowne, dodatnie różnice kursowe.

Aby wystawić dokument należy po zalogowaniu wejść w „Wystaw fakturę” > następnie zaznaczyć typ dokumentu > Pozostały przychód, uzupełnić formularz i zapisać.