Przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy wybranej przez ciebie nazwy nie używa już inna firma - polska lub zagraniczna - dla tego samego lub podobnego rodzaju działalności. To pozwoli uniknąć potencjalnego konfliktu z taką firmą i zarzutów o nieuczciwą konkurencję bądź o naruszenie praw do znaku towarowego. Jeśli chcesz się dowiedzieć, czy są już firmy o takiej samej lub podobnej nazwie do twojej, wpisz wybraną nazwę do wyszukiwarki przedsiębiorców w bazie:

• CEIDG
• KRS

Możesz też sprawdzić czy wybrana nazwa nie jest zarejestrowanym znakiem towarowym. Sprawdzenia możesz dokonać dla znaków towarowych na terytorium:

• Polski
• Unii Europejskiej

Jeżeli w wyniku sprawdzenia okaże się, że nazwa jest zarejestrowana przez inny podmiot - dla towarów lub usług, które są zbieżne z twoim profilem działalności, dla bezpieczeństwa swojej działalności gospodarczej warto wybrać zupełnie nową nazwę albo ją zmienić. Możesz również skorzystać z pomocy rzecznika patentowego, który zawodowo zajmuje się m.in. sprawami zdolności rejestrowej znaków towarowych.

Kod PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) dopasuj do czynności, które spółka zamierza wykonywać w zakresie prowadzonej firmy.
Właściwy wybór kodów uchroni Cię przed dodatkowymi kosztami związanymi z koniecznością aktualizacji wpisu do KRS. W przypadku gdy zakres działalności nie może zostać przypisany do konkretnego kodu, wtedy wybierz kilka kodów najbardziej zbliżonych do charakteru wykonywanych czynności. Właściwy kod PKD możesz odszukać w wyszukiwarce na stronie biznes.gov.pl.

W sytuacji problemu z określeniem dokładnych kodów PKD wskazujących charakter wykonywanych czynności, możesz złozyć wniosek do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi o ustalenie właściwych kodów PKD. Więcej informacji na stronie https://lodz.stat.gov.pl/osrodki/osrodek-klasyfikacji-i-nomenklatur-urzedu-statystycznego-w-lodzi/

Na wskazanej stronie zweryfikuj właściwy sąd rejestrowy ze względu na adres siedziby spółki - https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/siedziby-i-obszary-wlasciwosci-wydzialow-gospodarczych-krs

Do podpisywania elektronicznego dokumentów niezbędne jest posiadanie Profilu Zaufanego lub Klucza Kwalifikowanego. Darmowym narzędziem jest Profil Zaufany, który możesz założyć na stronie https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany. Bardzo łatwo możesz założyć Profil Zaufany w Moim ING. Sprawdź jakie to proste wchodząc na stronę https://www.ing.pl/indywidualni/aplikacja-mobilna/dodatki/potwierdzanie-tozsamosci/sprawy-urzedowe

Do założenia spółki elektronicznie niezbędne jest posiadanie konta w systemie eKRS. Wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ i wejdź w opcje Utwórz konto. Po uzupełnieniu adresu mailowego oraz hasła do konta niezbędne będzie potwierdzenie danych za pomocą Profilu Zaufanego. Dla jednej osoby (czyli dla jednego Profilu Zaufanego) możesz założyć tylko jedno konto.

Przed spotkaniem z księgową przygotuj komplet podpisanych elektronicznie dokumentów, które będziesz podłączać do wniosku o założenie spółki:

• adresy korespondencyjne zarządu – dokument podpisany elektronicznie zgodnie z reprezentacją spółki
• adresy korespondencyjne wspólników – dokument podpisany elektronicznie zgodnie z reprezentacją spółki
• oświadczenie o cudzoziemcach – dokument podpisany elektronicznie zgodnie z reprezentacją spółki
• zgoda na reprezentowanie spółki – dokument podpisany elektronicznie przez członka zarządu/prokurenta, który nie podpisuje wniosku do KRS

Wszystkie wymienione dokumenty należy podpisać w dniu sporządzenia umowy spółki. Reprezentacją spółki jest zarząd. Osobą, która zasiada w zarządzie nie musi być wspólnikiem spółki. Dokumenty mogą być podpisane Profilem Zaufanym lub kluczem kwalifikowanym. Profilem Zaufanym dokument podpisuje się wchodząc na stronę https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER&xadesPdf=true

Jeżeli dokument będzie podpisywany przez kilka osób to po podpisaniu przez pierwszą osobę wypełnionego dokumentu należy pobrać podpisany plik. Następnie ten podpisany plik przez pierwszą osobę należy przesłać (na przykład mailem) do kolejnej osoby, która będzie podpisywała dokument. Kolejna osoba po podpisaniu otrzymanego pliku przekazuje go dalej do podpisu. Ostatecznie plik powinien zawierać podpisy tylu osób, ile powinno się pod nim podpisać. Osoba, która będzie wysyłać wniosek do KRS może zweryfikować, czy wszystkie osoby się pod danym dokumentem podpisały. Wystarczy dany plik wgrać na stronę, gdzie podpisuje się pliki Profilem Zaufanym – pod spodem wyświetlą się informacje o podpisanych wszystkich osobach pod dokumentem.