REGON – co to jest, jak go uzyskać?

2024-08-12

REGON jest numerem identyfikacyjnym danej firmy, który jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny w momencie zakładania działalności gospodarczej. Dowiedz się, do czego on służy i w jakich sytuacjach możesz się nim posługiwać.

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest numer REGON,
• kto musi posiadać numer REGON,
• jak uzyskać numer REGON,
• kiedy używać numeru REGON,
• czym jest wyszukiwarka REGON.

Co to jest numer REGON?

REGON to skrót od pierwszych liter Rejestru Gospodarki Narodowej, czyli rejestru prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).
Natomiast numer REGON, jest numerem identyfikacyjnym danej firmy, który jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny w momencie zakładania działalności gospodarczej. Numer ten stanowi unikalny i niezmiennyidentyfikator działalności gospodarczej zarejestrowanej w Polsce.

Obowiązek posiadania numeru REGON mają wszystkie tzw. podmioty gospodarki narodowej oraz ich jednostki lokalne, a więc:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, w tym osoby prowadzące indywidualne gospodarstwo rolne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• osoby prawne.

REGON stanowi zbiór danych o przedsiębiorstwach. Jest on na bieżąco aktualizowany i wykorzystywany do celów informacyjnych oraz statystycznych. Dzięki niemu GUS posiada wszystkie ważne dane dotyczące firm takie jak ich liczba, rodzaj czy też forma prawna. Na tej podstawie może on przeprowadzać najróżniejsze analizy statystyczne oraz badania.

Ile cyfr ma numer identyfikacyjny REGON?

W zależności od rodzaju podmiotu:

a) Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – 9 cyfr, z czego:

• osiem pierwszych stanowi liczbę porządkową
• dziewiąta jest cyfrą kontrolną.

b) Jednostki lokalne (np. filie, oddziały) działające pod adresem innym niż siedziba główna podmiotu - 14 cyfr, z czego:

• pierwsze dziewięć cyfr to numer REGON jednostki macierzystej,
• kolejne cztery cyfry są liczbą porządkową nadaną jednostce lokalnej,
• ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną.

Jak uzyskać wpis do rejestru? Wniosek o nadanie numeru REGON

Uzyskanie numeru REGON jest obecnie zdecydowanie uproszczone – wniosek o nadanie tego numeru jest przekazywany automatycznie do Głównego Urzędu Statystycznego podczas zakładania działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W przypadku podmiotów, które nie są wpisane do CEIDG lub KRS (np. wspólnot mieszkaniowych lub spółek cywilnych), konieczne jest samodzielne załatwienie formalności związanych z nadaniem numeru REGON. Co to oznacza?. W tej sytuacji podmiot musi i złożyć odpowiedni wniosek papierowo (we właściwym oddziale urzędu statystycznego)lub elektronicznie.

Przeznaczone są do tego celu dwa formularze, które należy wypełnić w zależności od formy prowadzonejdziałalności gospodarczej:

• RG-OP: przeznaczony dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej i ich jednostek lokalnych,
• RG-OF: przeznaczony dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG.

Ile czeka się na REGON? Termin złożenia wniosku to 14 dni od daty założenia działalności. REGON jest nadawany przez urząd statystyczny w ciągu 7 dni roboczych, od dnia otrzymania wniosku.

Numer REGON przypisywany jest do danego przedsiębiorstwa raz na zawsze, podczas pierwszej rejestracji. Oznacza to, że nawet w przypadku zamknięcia działalności, a następnie podjęcia jej na nowo, numer REGON pozostaje niezmienny.

Jak zaktualizować REGON w Głównym Urzędzie Statystycznym?

Każda zmiana danych objętych rejestrem REGON (np. zmiana adresu, nazwy, profilu działalności według PKD czy zawieszenie/wznowienie działalności) wymaga zgłoszenia aktualizacyjnego w terminie 7 dni od momentu ich zaistnienia.

• Firmy zarejestrowane w CEIDG lub KRS – dokonują aktualizacji bezpośrednio za pomocą tego samego wniosku, który służy do rejestracji firmy w CEIDG lub KRS (należy zaznaczyć opcję aktualizacji/zmiany danych). Dane do rejestru REGON są przekazywane automatycznie.
• Pozostałe podmioty – wymagany jest osobny wniosek do GUS.

O tym, jak wygląda proces aktualizacji w przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG, dowiesz się w artykule: Aktualizacja danych w CEIDG – kiedy trzeba ją zgłosić?

Rejestr Gospodarki Narodowej – znaczenie dla działalności gospodarczej i administracyjnej

Rejestr REGON gromadzi wiele informacji dotyczących firmy i prowadzonej przez nią działalności. Jest to między innymi:

• nazwa firmy,
• numer identyfikacji podatkowej NIP oraz jego status,
• adres siedziby,
• dane kontaktowe,
• rodzaje wykonywanej działalności,
• forma prawna i forma własności,
• daty związane z działalnością podmiotu.

Na podstawie bazy REGON Główny Urząd Statystyczny może wysyłać do firmy różne informacje oraz ankiety umożliwiające tworzenie najróżniejszych raportów dotyczących działania przedsiębiorstw. Wypełnienie takiej ankiety jest obowiązkowe dla każdego przedsiębiorstwa.

Podmioty prowadzące działalność na terenie Polski oprócz numeru REGON muszą posiadać także numer NIP. NIP to Numer Identyfikacji Podatkowej nadawany przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Składa się z dziesięciu cyfr i służy do identyfikacji:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• osób prawnych,
• podatników podatku od towarów i usług,
• innych podmiotów niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami,
• płatników podatków,
• płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• podmiotów wykonujących działalność nierejestrowaną.

Wyżej wymienione formy prowadzenia działalności mają obowiązek posługiwania się numerem NIP przy składaniu deklaracji, zeznań podatkowych, a także podczas dokonywania płatności podatków.

Warto pamiętać, że zarówno NIP, jak i nr REGON są niezbędne do założenia firmowego konta bankowego. Ze względu na możliwość skorzystania z elektronicznych systemów informacyjnych, nie ma jednak konieczności dostarczania do banku zaświadczenia o nadaniu tych numerów.

REGON a NIP — najważniejsze różnice

Ze względu na to, jakie znaczenie ma REGON, co to jest i do jakich celów służy, warto odróżniać go od numeru NIP, z którym bywa często mylony. Choć obydwa numery służą do identyfikacji podmiotów gospodarczych, różnią się organem wydającym, przeznaczeniem oraz zakresem zastosowania.

	REGON	NIP	KRS
Co to jest?	Numer identyfikacyjny podmiotu w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (Rejestrze Gospodarki Narodowej).	Numer identyfikacji podatkowej nadawany podatnikom i płatnikom.	Numer wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (dla spółek, fundacji, stowarzyszeń itp.).
Kto nadaje?	Prezes GUS	Naczelnik urzędu skarbowego	Sąd rejestrowy (wydział gospodarczy sądu rejonowego)
Ile ma cyfr?	9 cyfr (podmiot) lub 14 cyfr (jednostka lokalna)	10 cyfr	10 cyfr
Kiedy jest używany?	Do identyfikacji statystycznej i urzędowej podmiotu.	Do identyfikacji podatkowej, rozliczeń VAT, CIT i PIT, wystawiania faktur oraz kontaktów z urzędem skarbowym.	Do identyfikacji podmiotów wpisanych do KRS oraz w obrocie prawnym.
Czy obowiązkowy na fakturze VAT?	Nie. Może być podawany dobrowolnie lub na życzenie kontrahenta.	Tak. Jest podstawowym identyfikatorem podatkowym na fakturze.	Nie. Może być podawany jako dodatkowa informacja rejestrowa spółki.
Jak sprawdzić?	W wyszukiwarce REGON GUS.	W wyszukiwarce NIP KAS lub podczas weryfikacji podatnika.	W wyszukiwarce KRS.

Czy REGON jest obowiązkowy na fakturze?

Aktualnie nie ma obowiązku umieszczania numeru identyfikacyjnego REGON na fakturach ani na pieczątkach firmowych. Podstawowym identyfikatorem na dokumencie sprzedaży (np. fakturze VAT) jest numer NIP. Od kiedy w 2009 roku zniesiono obowiązek posługiwania się numerem REGON w obrocie prawnym i gospodarczym, jego rola uległa znacznemu ograniczeniu. Obecnie wykorzystuje się go głównie do:

• celów statystycznych przez Główny Urząd Statystyczny,
• uzyskania informacji na temat przedsiębiorstwa w bazie REGON,
• rejestracji znaków towarowych w Urzędzie Patentowym.

Baza REGON – co warto o niej wiedzieć?

Baza REGON to nic innego jak rejestr przedsiębiorstw, z którego skorzystać może każdy. Dzięki niemu można wyszukać wszystkie ważne informacje na temat firmy. Dane te są ogólnodostępne. Aby wyszukać informacje o danym przedsiębiorstwie, należy wejść na stronę Głównego Urzędu Statystycznego i skorzystać z dostępnej tam wyszukiwarki REGON. Jak sprawdzić dane? W wyszukiwarce należy wpisać przynajmniej jeden identyfikator firmy – numer NIP, REGON lub KRS. Po wyszukaniu zostaną wyświetlone wszystkie informacje o danym przedsiębiorstwie.

Wyświetlony tam formularz jest również oficjalnym potwierdzeniem nadania numeru REGON. Jeżeli jednak konieczne jest wydanie zaświadczenia o numerze REGON, możesz w tym celu zwrócić się do lokalnego oddziału Głównego Urzędu Statystycznego. Taki dokument jest przygotowywany bezpłatnie na żądanie w ciągu 7 dni.

Wyszukiwarka REGON to nie jedyne narzędzie dostępne online, za pomocą którego można sprawdzić dane dotyczące konkretnego przedsiębiorcy. Innym rozwiązaniem jest wykaz podatników VAT, określany też jako Biała Lista podatników VAT. Jest to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, który pozwala sprawdzić szczegółowe informacje o firmie za pomocą numeru konta, NIP, numeru REGON lub nazwy podmiotu.

Baza REGON a biała lista VAT — czym się różnią?

Zarówno baza REGON, jak i biała lista podatników VAT to ogólnodostępne, darmowe rejestry państwowe, które pozwalają na szybką weryfikację kontrahenta przed nawiązaniem współpracy lub wykonaniem płatności. Mimo że w obu narzędziach znajdują się podstawowe dane o firmie, to służą one zupełnie innym celom i dostarczają odmiennych informacji.

	Baza REGON	Biała Lista VAT
Organ prowadzący	Główny Urząd Statystyczny (GUS)	Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)
Główny cel	Gromadzenie danych ewidencyjnych i statystycznych o podmiotach gospodarki narodowej. Obejmuje wszystkie zarejestrowane firmy w Polsce.	Weryfikacja statusu VAT oraz rachunków bankowych przedsiębiorców. Obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, niezarejestrowane, wykreślone i przywrócone do rejestru VAT.
Informacja o statusie VAT	Nie	Tak
Informacja o rachunku bankowym	Nie	Tak (zweryfikowane rachunki firmowe zgłoszone do urzędu skarbowego)