Jak założyć firmę szkoleniową? Tego będziesz potrzebować

2025-10-13

Branża szkoleniowa przeżywa obecnie rozkwit, a zapotrzebowanie na wysokiej jakości kursy nieustannie rośnie. Cyfryzacja oraz rozwój platform e-learningowych otwierają nowe możliwości dotarcia do klientów. Chcesz wykorzystać ten potencjał do zbudowania dobrze prosperującego biznesu? Jak założyć firmę szkoleniową, żeby odnieść sukces?

Firma szkoleniowa – jakie formalności trzeba spełnić?

Firma szkoleniowa to podmiot, który specjalizuje się w prowadzeniu kursów i szkoleń podnoszących kwalifikacje, np. zawodowe. Szkolenia mogą być skierowane do różnych grup odbiorców na przykład osób bezrobotnych. Mogą być prowadzone w trybie stacjonarnym lub przez internet.

 

Zastanawiasz się, jak założyć firmę szkoleniową? Większość usług szkoleniowych nie wymaga specjalnych zezwoleń czy koncesji – wystarczy zarejestrować firmę w CEIDG lub KRS. Wyjątek mogą stanowić usługi związane z kształceniem m.in. kierowców, pielęgniarek czy z zakresu BHP – w tym przypadku konieczne są dodatkowe formalności.

Działalność firmy szkoleniowej nie musi wymagać angażowania dużych nakładów finansowych. Obecnie możesz korzystać z nowoczesnych platform do szkoleń online, co nie tylko rozszerza krąg potencjalnych odbiorców, ale też eliminuje wiele kosztów związanych z utrzymaniem stacjonarnej siedziby.

Rejestracja firmy szkoleniowej – o czym pamiętać?
Firma szkoleniowa może mieć różne formy prawne. Możesz prowadzić ją jako firmę jednoosobową lub spółkę.

Przy rejestracji podmiotu pamiętaj o wybraniu odpowiednich kodów działalności (PKD). W przypadku usług szkoleniowych może to być np.:

• 85.59.B – Kursy i szkolenia związane ze zdobywaniem wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych ,
• 85.69.Z – Działalność wspomagająca edukację, gdzie indziej niesklasyfikowana .

Przedsiębiorcy zakładają firmy w formie jednoosobowej działalność gospodarczej. Zastanów się wtedy nad formą opodatkowania. Możesz rozliczać się na zasadach ogólnych, wybrać podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Nie zapomnij o wysłaniu wniosków zgłoszeniowych do  ZUS-u. Jeśli zatrudniasz pracowników, ich również zgłoś do ubezpieczeń.

Jeśli chcesz zdobyć więcej możliwości, postaraj się o wpis do rejestru instytucji szkoleniowych (RIS). Dzięki temu firma będzie mogła starać się o prowadzenie szkoleń dla osób bezrobotnych z urzędu pracy. Takie szkolenia są finansowane ze środków unijnych lub publicznych. Żeby uzyskać wpis, wystarczy złożyć wniosek o wpis do rejestru i dołączyć odpowiednie dokumenty (np. kopię zaświadczenia o wpisie do CEIDG lub KRS). Zgłoszenie jest bezpłatne. RIS będzie funkcjonował tylko do końca 2025 roku. Od 1 stycznia 2026 r. jego rolę przejmie Baza Usług Rozwojowych (BUR)

Jeśli planujesz prowadzić kursy zawodowe, wystąp o akredytację do kuratora oświaty. W tym przypadku wymagany jest jednak minimalny okres działalności – 3 lata przed złożeniem wniosku o akredytację. Musisz mieć zatem doświadczenie w prowadzeniu wybranej formy kształcenia. Akredytację możesz uzyskać na okres 5 lat.

Jak założyć firmę szkoleniową krok po kroku?

Zanim otworzysz swój biznes, dobrze się przygotuj, a przede wszystkim:

1. Wybierz obszar działalności szkoleniowej – zastanów się, czy firma będzie koncentrować się na szkoleniach z zakresu umiejętności twardych, np. kursów zawodowych, czy miękkich – obsługi klienta, asertywności itp. Sprawdź, jakie jest obecnie zapotrzebowanie na kursy i szkolenia, a najlepiej przeprowadź badanie rynku oraz działań konkurencji.

2. Określ grupę docelową – odbiorcami szkoleń mogą być przedstawiciele konkretnych grup zawodowych, np. urzędnicy lub nauczyciele. Możesz też kierować swoje usługi do osób bezrobotnych lub poszukujących nowej, lepszej pracy.

3. Określ tryb szkoleń – warsztaty stacjonarne możesz prowadzić w siedzibie firmy lub wynajętej sali szkoleniowej. Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie szkoleń online, wybierz odpowiednią platformę do przeprowadzania wieorozmów.

4. Zapoznaj się z wymogami formalnymi – zastanów się, czy do prowadzenia szkoleń potrzebujesz pozwolenia lub koncesji. Sprawdź aktualne przepisy regulujące wybrany obszar działalności szkoleniowej.

5. Przygotuj profesjonalny biznesplan – uwzględnij w nim m.in. charakterystykę przedsięwzięcia, zakres usług, plan marketingowy i analizę finansową. Zastanów się, czy twoja firma będzie jednoosobowym podmiotem, czy będziesz zatrudniać innych ekspertów.

6. Sprawdź możliwość finansowania inwestycji – jeśli firma szkoleniowa wymaga nakładów finansowych, zorientuj się, czy możesz skorzystać z bezzwrotnych dotacji lub pożyczek na start.

Możesz postarać się np. o wsparcie z urzędu pracy – jako dofinansowanie dla osób bezrobotnych otrzymasz nawet ok. 50 tys. zł. Jeśli mieszkasz na terenie wiejskim lub w małym mieście, możesz postarać się o środki z Lokalnych Grup Działania – nawet do 150 tys. zł.

7. Zarejestruj działalność – jeśli chcesz samodzielnie wystartować z biznesem, zacznij od rejestracji jednoosobowej firmy w CEIDG. Możesz zrobić to online na stronie biznes.gov.pl. Jeśli chcesz otworzyć spółkę, musisz przygotować się na więcej formalności. Wymagana jest umowa spółki (czasem w formie notarialnej) oraz rejestracja firmy w KRS.

Jak założyć firmę szkoleniową – wybrane pomysły

Jakie szkolenia są obecnie najbardziej popularne? Od dłuższego czasu możemy zaobserwować rosnące zainteresowanie kursami z zakresu sztucznej inteligencji, programowania czy cyberbezpieczeństwa. Nic dziwnego – cyfryzacja obejmuje niemal wszystkie dziedziny życia i wiele osób poszukuje szkoleń, które pozwolą wykorzystać ten potencjał do rozwijania swojej kariery zawodowej. Na znaczeniu zyskują również kursy fotografii i edycji wideo, np. tworzenie rolek na media społecznościowe.

Dużą popularnością cieszą się też kursy zawodowe, które dają konkretne kwalifikacje i specjalistyczne uprawnienia. Obsługa wózków widłowych, koparek, szkolenia elektroenergetyczne – to tylko kilka przykładów szkoleń, z których korzystają osoby poszukujące stabilnej i dobrze płatnej pracy. Taka działalność wymaga jednak więcej formalności.

Warto też rozważyć kursy dotyczące tzw. umiejętności miękkich – np. z obszaru zarządzania pracownikami, efektywnej komunikacji, technik negocjacji czy rozwiązywania konfliktów. Takie kompetencje są coraz częściej poszukiwane przez pracodawców i mają ogromne znaczenie na stanowiskach menadżerskich.

Jak przygotować ofertę firmy szkoleniowej?

Dobrze przygotowana oferta powinna być przejrzysta i kompleksowa – zawierać odpowiedzi na pytania potencjalnych odbiorców. Jak stworzyć coś, co przyciągnie klientów? Możesz podzielić ofertę na następujące sekcje:

• prezentacja firmy i prowadzących – przedstaw organizatora szkolenia i sylwetki ekspertów, podkreśl ich doświadczenie i kompetencje,
• szczegółowy opis szkolenia – opisz strukturę szkolenia, poszczególne moduły i bloki tematyczne,
• korzyści dla uczestników – wymień konkretne umiejętności, które zdobędą uczestnicy, ale również dodatkowe atuty, np. zaświadczenie lub certyfikat po ukończeniu szkolenia,
• termin i rodzaj szkolenia – określ datę oraz to, czy szkolenie odbędzie się stacjonarnie, czy online. W przypadku szkolenia stacjonarnego uwzględnij informacje o przerwach obiadowych,
• opinie innych uczestników szkolenia – dołącz krótkie recenzje uczestników wcześniejszych szkoleń. Pozytywny feedback zwiększy wiarygodność oferty,
• odpowiedzi na najważniejsze pytania (FAQ) – zastanów się, jakie wątpliwości mogą mieć potencjalni uczestnicy szkolenia i rozwiej je,
• koszt szkolenia i warunki płatności – w tej sekcji możesz zamieścić szczegółowe informacje o płatnościach, ewentualnych zniżkach czy możliwości rozłożenia płatności na raty.

Jak zdobyć klientów dla firmy szkoleniowej?

Dobrze skonstruowana oferta to nie wszystko – musisz jeszcze przyciągnąć odbiorców. Jak to zrobić? Zainwestuj w marketing i wykorzystaj siłę mediów społecznościowych. Możesz docierać do potencjalnych klientów za pomocą sponsorowanych materiałów, np. na Facebooku lub Instagramie.

Ciekawym i skutecznym trendem jest organizacja darmowych szkoleń online. Webinary pozwalają przekazać odbiorcom dawkę wiedzy, a jednocześnie zachęcają do wzięcia udziału w pełnowymiarowym szkoleniu. Możesz też rozważyć założenie eksperckiego bloga lub wideobloga, na którym będziesz dzielić się wiedzą, prezentować praktyczne wskazówki i wykłady. Pomyśl o zbudowaniu marki osobistej – będziesz bardziej wiarygodny w oczach klientów. Nawiązuj też kontakty z innymi trenerami i instytucjami szkoleniowymi – współpraca i networking to podstawa, która pozwoli jeszcze bardziej rozwinąć biznes.

Dzięki rozwojowi nowoczesnych technologii branża szkoleniowa przeżywa obecnie prawdziwy rozkwit. Chociaż na rynku szkoleniowym panuje duża konkurencja, to nadal istnieje przestrzeń do wykorzystania – każdy może sięgnąć po swój „kawałek tortu”. Wystarczy przemyślana strategia i determinacja w dążeniu do celu. Dzięki temu stworzysz swoją niszę nawet na bardzo nasyconym rynku.

Masz pomysł na biznes, ale potrzebujesz wsparcia przy założeniu firmy? Eksperci z ING Księgowość służą pomocą na każdym etapie prowadzenia działalności!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość