Działalność gospodarcza w mieszkaniu. Kto może ją prowadzić?

2025-04-22

Prowadzenie działalności gospodarczej w domu lub mieszkaniu to popularny sposób na optymalizację kosztów biznesu. W ten sposób przedsiębiorcy unikają konieczności wynajmu komercyjnego lokalu. Jest także wygodne, ponieważ biuro w domu i cała dokumentacja zawsze są na wyciągnięcie ręki. Przeczytaj, na jakich zasadach można prowadzić działalność gospodarczą w mieszkaniu.

Czy można legalnie prowadzić firmę w lokalu mieszkalnym?

• Przepisy nie zakazują prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym. W tym celu przy rejestracji biznesu w CEIDG jako stałe miejsce prowadzenia firmy należy wskazać adres, pod którym przedsiębiorca przebywa na co dzień. Niezbędne jest posiadanie tytułu prawnego do lokalu, ale nie musi być to prawo własności. Również mieszkanie wynajmowane lub użyczone może być wykorzystane na biznes. Jeżeli wynajmujesz mieszkanie to sprawdź umową najmu, czy nie ma zapisów wykluczających możliwości prowadzenia działalności gospodarczej. Niezależnie od tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego sprawdź regulamin i uchwały spółdzielni lub wspólnoty i podejścia do prowadzenia działalności gospodarczej.

Warto wskazać, że państwo nie weryfikuje oświadczeń przedsiębiorcy, co do miejsca prowadzenia działalności. Z taką weryfikacją trzeba się liczyć, jeśli przedsiębiorca rejestruje się jako podatnik VAT, składając formularz VAT-R. W tym przypadku trzeba liczyć się z faktycznymi odwiedzinami pracownika urzędu skarbowego, który będzie chciał upewnić się, czy działalność rzeczywiście jest prowadzona we wskazanym miejscu.
 

Jakie są zasady prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu?

Na prowadzenie działalności gospodarczej może być przeznaczone część mieszkania jako wyodrębnienie pomieszczenia np. jeden pokój lub jeżeli nie ma możliwości wyodrębnienia pomieszczenia to ustalając stosunek wykorzystywania mieszkania. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodu, pozwalających na obniżenie podatku PIT. Kosztem uzyskania przychodu może być każdy wydatek, który wiąże się z utrzymaniem lub użytkowaniem mieszkania, w tym:

• wydatki na wodę, gaz, prąd,
• koszty internetu,
• czynsz,
• odsetki od raty kredytu hipotecznego.

Za koszt podatkowy można uznać także inne wydatki pod warunkiem, że (Więcej na temat kosztów uzyskania przychodu przeczytasz m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 24 stycznia 2024 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.777.2023.3.KP.):

• pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła,
• nie znajdują się na liście wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych,
• zostały udokumentowane.

Oczywiście te wydatki można uwzględnić jako koszty proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na prowadzenie firmy. Ich pozostała część klasyfikowana jest jako wydatki prywatne, niemające związku z działalnością gospodarczą.

Możesz zadać sobie pytanie co w sytuacji, kiedy na firmę wykorzystywana jest część lokalu. Jak w takiej sytuacji wyodrębnić koszty związane z biznesem? Niestety przepisy nie dają jasnej odpowiedzi na te wątpliwości. Najłatwiej jest obliczyć czynsz, ponieważ wystarczy skalkulować proporcję części mieszkania przeznaczonej na działalność do całego metrażu. Jeśli lokal ma 120 m² powierzchni, ale na biuro wykorzystywane jest 40 m², czyli 30% całości, również 1/3 czynszu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Fiskus podobnie podchodzi do kwestii rozliczenia wydatków za media. W nowszych interpretacjach podatkowych Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej przyznaje rację podatnikom, którzy niejako „przenoszą” procent powierzchni mieszkaniowej na zużycie mediów. Odwołując się do wskazanego wyżej przykładu 30% wydatków za gaz, prąd, internet, czy wywóz śmieci również będzie się dało wrzucić w koszty (Sprawdź interpretacje indywidualne: 0112-KDIL2-2.4011.642.2023.1.MC i interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.70.2019.1.AK.).

Czy w takim razie istnieje jakaś granica użytkowania lokalu mieszkalnego na działalność gospodarczą? Tak i jest nią…zdrowy rozsądek. W razie kontroli urzędu skarbowego to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania, że dany wydatek rzeczywiście ma związek z biznesem. Jeśli masz wątpliwości, zawsze lepiej jest zaniżyć koszty uzyskania przychodu. Zawsze możesz też wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej w Twojej konkretnej sprawie.

Pamiętaj, że rozliczenie kosztów uzyskania przychodu nie zawsze będzie możliwe. Tej kategorii wydatków nie uwzględniają osoby rozliczające się z fiskusem ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przeczytaj więcej o tym, czym jest i jak funkcjonuje opodatkowanie ryczałtem.

 

 

Biuro w mieszkaniu a podatki. Co warto wiedzieć?

Na temat prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu warto spojrzeć też od strony podatku VAT oraz podatku od nieruchomości.

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu a podatek VAT

Czynni podatnicy VAT mają możliwość odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego od towarów i usług związanych z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Jeśli więc w gabinecie przeznaczonym do przyjmowania klientów prowadzony jest remont, przedsiębiorca może odliczyć VAT od materiałów budowlanych i robociznę pod warunkiem, że na żądanie organu podatkowego przedstawi fakturę VAT dokumentującą wydatek (Przeczytaj więcej o możliwości odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z remontem pomieszczenia przeznaczonego na prowadzenie działalności gospodarczej w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 16 września 2016 r., sygn. IBPP2/4512-448/16-2/BW.).

Na pozostałe materiały wykorzystywane do remontu prywatnych części nieruchomości wystarczający będzie paragon fiskalny. Koniecznie zwróć uwagę, czy faktura zawiera wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować takie odliczenie VAT-u.
 

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a podatek od nieruchomości

Prowadzenie biura w mieszkaniu może wiązać się też ze wzrostem podatku od nieruchomości, ponieważ lokal mieszkalny w części przeznaczonej na biznes ulega przekształceniu w lokal użytkowy. Stawka podatku jest corocznie ustalana przez gminę na podstawie obwieszczenia Ministra Finansów. Różnica w wysokości podatku od nieruchomości dla lokalu mieszkalnego a użytkowego może być nawet kilkudziesięciokrotna.

Ważne jest jednak to, że do zmiany przeznaczenia lokalu dochodzi wyłącznie wtedy, gdy dane pomieszczenie jest wykorzystywane tylko na potrzeby biznesowe. To może być np. gabinet fizjoterapeuty lub mała kancelaria, ale już nie wspólny korytarz, czy łazienka.
 

Kiedy wymagana jest zgoda na prowadzenie działalności w mieszkaniu?

Decydując się na prowadzenie działalności w mieszkaniu wynajmowanym, należy uzyskać zgodę jego właściciela. Stosowny zapis powinien znaleźć się w umowie najmu. Warto też upewnić się, czy zgody nie musi wyrazić administracja. Zgody właściwych organów administracyjnych mogą wymagać też prowadzenie określonych rodzajów działalności, np. handlu alkoholem, ale ma to związek z reglamentacją biznesu i koniecznością uzyskania zezwolenia, licencji lub koncesji, a nie samym faktem miejsca prowadzenia firmy.

Co istotne, administracja nie ma prawa zabronić przedsiębiorcy prowadzenia żadnego rodzaju działalności gospodarczej, jeżeli tytuł prawny do lokalu to prawo własności. Niemniej jednak w przypadku biznesów, których realizacja wiąże się z uciążliwym hałasem lub nieprzyjemnymi zapachami, które docierają do wspólnych części budynku (np. na klatkę schodową), sąsiedzi mogą protestować, dochodząc swoich racji na drodze sądowej.
 

Jak przystosować mieszkanie do prowadzenia biura lub firmy?

Jeśli w związku z rozpoczęciem biznesu w domu dochodzi do zmiany sposoby użytkowania lokalu, w starostwie należy złożyć zgłoszenie wraz z dokumentacją wymienioną w art. 71 ust.2 ustawy prawo budowlane, w tym m.in.

• opis i rysunek określający usytuowanie obiektu budowlanego w stosunku do granic nieruchomości i innych obiektów budowlanych istniejących lub budowanych na tej i sąsiednich nieruchomościach, z oznaczeniem części obiektu budowlanego, w której zamierza się dokonać zmiany sposobu użytkowania,
• zwięzły opis techniczny, określający rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego oraz jego konstrukcję, wraz z danymi techniczno-użytkowymi, w tym wielkościami i rozkładem obciążeń, a w razie potrzeby, również danymi technologicznymi,
• zaświadczenie lub kopię zaświadczenia wójta, burmistrza albo prezydenta miasta o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub kopię tej decyzji, w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

Wymaganej dokumentacji budowlanej jest sporo, ale na szczęście zgłoszenie do starostwa nie zawsze będzie potrzebne. Dotyczy ono wyłącznie podjęcia działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń oraz działalności zaliczanej do przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko.

Chcesz założyć własną firmę w mieszkaniu lub domu? Skorzystaj z usług Księgowości ING i rozwija swój biznes dynamicznie!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość