Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności - księgowanie

2022-09-26

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej trudno jest jednoznacznie określić w czasie. Z jednej strony jest to moment podjęcia decyzji, z drugiej to moment, w którym działalność zostaje zarejestrowana, a z trzeciej to pierwsze działania podjęte na rzecz jej uruchomienia. Te trzy punkty w czasie wcale nie muszą być tożsame i co ciekawe, zwykle nie są one tożsame. Pierwsza pojawia się decyzja. Następnie podejmowane są pierwsze kroki: rozeznanie, badanie rynku, pierwsze poszukiwania klientów. Dopiero później nadchodzi moment rejestracji firmy.

 

Aktywność podejmowana przed rejestracją firmy

Zanim przedsiębiorca przejdzie do rejestracji swojej działalności z reguły wykonuje wcześniej szereg różnorodnych czynności. Bada rynek, robi rozeznanie dotyczące potrzeb potencjalnych klientów, sprawdza konkurencję i dostępność zasobów, które sam chce oferować. Weryfikuje kontakty, szuka dostawców, partnerów i innych kontrahentów. Czasem przygotowuje produkty demo, by zobaczyć, jak zareaguje na nie rynek.

 

Wiele z tych czynności można wykonać samodzielnie i całkowicie bezpłatnie. Jedynym kosztem w tym przypadku jest czas i energia przyszłego przedsiębiorcy. Inne natomiast wymagają inwestycji. Profesjonalne badanie rynku czy research kosztują. To już konkretna inwestycja. Przed rejestracją firmy wszystkie te wydatki przyszły przedsiębiorca ponosi z własnych, prywatnych pieniędzy. Nie może wziąć jeszcze na nie faktury, ponieważ nie ma jeszcze nadanego numeru regon ani zarejestrowanej działalności. Jak zatem rozliczyć takie inwestycje i wydatki poniesione przed formalnym uruchomieniem swojego przedsiębiorstwa?

 

Jak księgować wydatki poniesione przed rejestracją firmy?

Zanim zostanie udzielona odpowiedź na to pytanie, najpierw należy się zastanowić, jakie wydatki mogą w ogóle być wzięte pod uwagę. Zgodnie z zapisami ustawy, do kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć wyłącznie te, które służą pozyskaniu przychodu, jego zabezpieczeniu lub utrzymaniu jego źródła.

 

Stąd też ustawodawca pozwala na rozliczenie części kosztów poniesionych przed formalną rejestracją, ale precyzuje ich zakres. I tak rozliczyć po rejestracji można koszty notarialne, porady prawne, koszty związane z samą rejestracją, z utworzeniem firmowego konta bankowego, wynajęciem siedziby dla firmy czy jej oznaczeniem. W koszty działalności po rejestracji włączyć można również przygotowanie pieczątki, tablic informacyjnych, szkolenia przygotowujące do zawodu oraz tablice informacyjne.

 

Jeżeli poniesiony koszt nie jest bezpośrednio związany z planowaną działalnością lub nie dotyczy uzyskiwania przychodów, to wówczas nie może zostać on zaliczony do kosztów i nie może być zaksięgowany po zarejestrowaniu działalności.

 

Jak zatem księgować te wydatki?

Żeby wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności można było faktycznie zaksięgować i ująć jako koszty prowadzenia działalności, muszą one spełnić trzy zasadnicze warunki. Po pierwsze cel tych wydatków musi być bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością. Poniesiony wydatek nie może być wymieniony w znajdującym się artykule 23 ustęp 1 katalogu wydatków, które nie mogą być potraktowane jako koszt prowadzenia działalności. Trzeci warunek to dokumentacja poniesionych wydatków.

 

Zaksięgowanie wydatków możliwe jest wyłącznie na podstawie dokumentów księgowych. I tu pojawia się bardzo istotna kwestia. Przyszły przedsiębiorca nie prowadzi jeszcze działalności, więc nie może otrzymywać dokumentów wystawionych na firmę. Może natomiast zbierać dokumenty wystawione personalnie na siebie, jako podatnika. Do identyfikacji podatkowej może posłużyć mu wówczas PESEL albo NIP jeżeli taki numer ma już wyrobiony.

 

Niezwykle ważne jest, by dokument potwierdzający poniesiony wydatek był wystawiony prawidłowo i zawierał wszystkie niezbędne informacje. Jest to jednocześnie ważny dowód księgowy, pomagający w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych, które następnie mogą być w toku prowadzonej działalności amortyzowane.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość