System KSeF – uwierzytelnianie użytkownika. Jak przebiega?
2025-11-25
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga uwierzytelnienia, które pozwala na pełny dostęp do platformy. Obecnie użytkownicy mogą korzystać z kilku metod potwierdzania tożsamości, ale wkrótce pojawi się kolejna – Certyfikat KSeF. Jak dokładnie przebiega uwierzytelnienie w KSeF?
Uwierzytelnianie i autoryzacja w KSeF – co musisz wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma pozwalająca na wystawianie przez przedsiębiorców tzw. faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowa dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podmiotów. Żeby móc zalogować się do systemu, należy przejść uwierzytelnienie. Co to jest?
Uwierzytelnianie w KSeF to proces potwierdzenia tożsamości użytkownika – gwarantuje bezpieczeństwo obiegu dokumentów i pozwala potwierdzić, że osoba korzystająca z systemu ma do tego uprawnienia. Uwierzytelnianie i autoryzacja w KSeF chronią dane finansowe firmy, mają zapobiec nadużyciom i zapewnić bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Dzięki autoryzacji żadna osoba nieuprawniona nie może zalogować się do konta w imieniu przedsiębiorcy.
Proces uwierzytelniania pozwala w pełni korzystać ze wszystkich funkcji nowego systemu, takich jak:
- wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych,
- dostęp do faktur,
- zarządzanie dokumentami,
- nadawanie uprawnień innym użytkownikom, np. pracownikom odpowiedzialnym za fakturowanie czy firmom księgowym, zmiana uprawnień.
KSeF – uwierzytelnianie użytkownika
Uwierzytelnienie i autoryzacja użytkownika w KSeF jest konieczna zarówno w przypadku korzystania z aplikacji Podatnika KSeF, jak i komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z KSeF.
Wybór metody uwierzytelniania w dużej mierze zależy od rodzaju podmiotu, który chce uzyskać dostęp do KSeF.
- Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą automatycznie uzyskuje uprawnienia właścicielskie, weryfikacja następuje przez NIP, a logowanie do systemu – za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Osoba prawna lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej – uwierzytelnienie w KSeF uzyskuje za pomocą elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Jeśli jej nie posiada – w celu uwierzytelnienia składa do Urzędu Skarbowego zawiadomienie ZAW-FA w wersji papierowej.
Jakie metody uwierzytelniania są dostępne w systemie KSeF?
Obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z następujących metod uwierzytelniania:
- Profil Zaufany – pozwala na uwierzytelnianie w KSeF przez osoby fizyczne, służy też do elektronicznego podpisywania dokumentów. Jest wydawany bezpłatnie i można go założyć na przykład za pomocą bankowości elektronicznej lub e-dowodu.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – narzędzie pozwalające potwierdzić tożsamość osoby fizycznej podpisującej dokument. Jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji elektronicznych. Wymaga posiadania certyfikatu kwalifikowanego.
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – cyfrowa alternatywa dla tradycyjnej pieczęci, stosowana przez osoby prawne, np. duże przedsiębiorstwa. Pozwala na potwierdzenie autentyczności dokumentów wystawianych w imieniu organizacji. Przypisywana do firmy, a nie osoby fizycznej.
- Token KSeF – ciąg znaków generowany bezpośrednio w KSeF, umożliwia uwierzytelnianie aplikacji zewnętrznych, np. księgowych w komunikacji z KSeF bez potrzeby każdorazowego użycia podpisu lub Profilu Zaufanego. Token jest przypisany do konkretnego użytkownika lub systemu i może być ograniczony zakresem uprawnień.
Od listopada 2025 r. można składać wnioski o wydanie Certyfikatu KSeF – kolejnej metody uwierzytelnienia, której będzie można używać od 1 lutego 2026 r. O dostęp do Certyfikatu będzie można wnioskować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Nowa metoda autoryzacji ma docelowo zastąpić używane obecnie tokeny – od stycznia 2027 r. będzie można korzystać jedynie z Certyfikatów KSeF. Narzędzie będzie ważne przez 2 lata.
Wymagania uwierzytelniania w KSeF – krok po kroku
- Wejdź na stronę KSeF – możesz to zrobić przez portal podatkowy Ministerstwa Finansów lub bezpośrednio w aplikacji zintegrowanej z KSeF.
- Wybierz metodę uwierzytelnienia – Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowaną, token lub (od 2026 r.) Certyfikat KSeF.
- Potwierdź tożsamość – w zależności od wybranej metody, zostaniesz przekierowany do odpowiedniego systemu (np. login.gov.pl lub oprogramowania podpisu kwalifikowanego).
- Zweryfikuj dane identyfikacyjne – system sprawdzi zgodność numeru NIP, PESEL lub danych podmiotu z informacjami w rejestrze KSeF.
- Uzyskaj dostęp do konta – po poprawnej weryfikacji możesz wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami.
- Nadaj uprawnienia – np. biuru rachunkowemu czy pracownikowi.
Uwierzytelnianie KSeF – najczęstsze pytania i odpowiedzi
- Czy możliwe jest korzystanie z KSeF bez uwierzytelniania?
Tak, w ograniczonym zakresie – można w ten sposób uzyskać dostęp do konkretnej faktury, jeśli znane są dane identyfikacyjne, takie jak numeru faktury w KSeF, numeru NIP nabywcy czy kwota brutto. Nie jest to jednak pełny dostęp do systemu.
- Czy jeden użytkownik może mieć kilka metod uwierzytelniania?
Tak. Przedsiębiorca może logować się do KSeF zarówno przez Profil Zaufany, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny. Dodatkowo może wygenerować token lub w przyszłości używać Certyfikatu KSeF.
- Co zrobić, jeśli uwierzytelnienie w KSeF się nie powiedzie?
Przede wszystkim należy sprawdzić poprawność danych i zweryfikować, czy używana metoda jest aktywna. W przypadku błędów technicznych można skontaktować się z infolinią Krajowej Administracji Skarbowej.
Więcej pytań i odpowiedzi dotyczących KSeF zadawanych przez przedsiębiorców dostepna jest na naszej stronie
Jeśli potrzebujesz wsparcia w integracji ING Księgowość z KSeF – skontaktuj się z zespołem wsparcia ING Księgowość lub skorzystaj z instrukcji! A jeśli chcesz, poznaj nasze materiały dodatkowe
Zespół Ekspertów ING Księgowość