Fakturowanie i Księgowość

Nie jestem klientem ING


Nie musisz nim być, by móc fakturować i księgować

Zarejestruj się bez konta

Otwórz konto - klienci bankowi mają łatwiej!

Jestem klientem ING


Korzystasz z bankowości internetowej Moje ING
lub ING Business?

Praca zdalna w kodeksie pracy

2022-03-13

6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła nowe zapisy o możliwości kontrolowania stanu trzeźwości pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych przez pracodawców oraz uregulowała zapisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Przepisy związane z kontrolą trzeźwości obowiązują od 21 lutego 2023 r. natomiast przepisy związane z pracą zdalną wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Jednocześnie z dniem 7 kwietnia 2023 r. uchylone zostaną zasady pracy zdalnej wynikające z tzw. „ustawy covidowej”.

W obecnym stanie prawnym, w kodeksie pracy określone są zasady stosowania telepracy, które w najbliższych tygodniach zastąpią przepisy dotyczące pracy zdalnej. Co się zmieni? Jak będzie wyglądać praca zdalna? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna to praca wykonywania całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej nastąpić może:

  • przy zawieraniu umowy o pracę albo
  • w trakcie zatrudnienia – dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

  • szczególnie niebezpiecznych,
  • w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
  • z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
  • związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
  • powodujących intensywne brudzenie.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Ustawa przewiduje zapisy o sytuacjach, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika i nie może odmówić pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika. W tym wypadku, o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracownika, pracodawca zobowiązany jest poinformować go papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Dotyczy to:

  • pracownicy w ciąży,
  • pracowników, którzy wychowują dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  • pracowników opiekujących się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownika rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie lekarza o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
  • pracownika - rodzica:
    • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
    • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Powyższe stosuje się do pracowników w punktu 4 i 5, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Zasady wykonywania pracy zdalnej – prawa i obowiązki pracodawcy

Uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej u danego pracodawcy powinno zostać ujęte w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe to zasady te powinny zostać ujęte w:

  • regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników,
  • poleceniu wykonywania pracy zdalnej,
  • w porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

W porozumieniu / regulaminie pracy zdalnej określa się:

  • organizację pracy zdalnej,
  • zasady pomocy / obsługi technicznej ze strony pracodawcy,
  • zakres finansowania ze strony pracodawcy,
  • zasady kontroli pracownika.

Organizacja pracy zdalnej ma na celu wskazanie danej grupy lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną jak również zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Pod pojęciem zasady pomocy / obsługi technicznej ze strony pracodawcy kryje się określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zakres finansowania ze strony pracodawcy zawierać winien informację na temat zasad pokrywania kosztów związanych z zapewnieniem odpowiedniego sprzętu, instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, pokryciem kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych lub za wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie z własnych narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zasady kontroli pracownika opisywać powinny zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur danych osobowych.

Okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej

Przez okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej rozumie się wykonywanie pracy zdalnej przez wymiar do 24 dni w danym roku kalendarzowym, na złożony przez pracownika wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Forma ta wyłącza obowiązek regulowania zasad wykonywania pracy w przepisach wewnątrzzakładowych. Zwalnia także pracodawcę z kosztów oraz z zapewnienia odpowiednich narzędzi pracownikowi, pozostawia jednak zapisy o możliwości kontroli przez pracodawcę.

Koszty pracy zdalnej

Jak już wspomniano wyżej, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez pracownika przy wykonywaniu pracy zdalnej (w tym w formie ryczałtu) lub wypłacić ekwiwalent za użytkowanie własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym w formie ryczałtu).

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną

Nowo wprowadzone przepisy uwzględniają zasady kontroli pracy zdalnej na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu bądź w porozumieniu. Kontroli będą podlegać między innymi warunki BHP, stan trzeźwości pracownika oraz procedury ochrony danych osobowych. Pracodawca będzie mógł kontrolować pracownika w godzinach jego pracy po wcześniejszym uzgodnieniu, tak, aby nie naruszać jego prywatności. Pracodawca będzie zobowiązany przeszkolić pracowników z wyżej wspominanych procedur, a następnie celem własnej ochrony powinien zebrać oświadczenia od pracowników o zapoznaniu się z procedurami.

Jak pracodawca powinien zadbać o BHP w pracy zdalnej? Oto najważniejsze wskazówki:

  1. Określić w regulaminie (porozumieniu) pracy zdalnej zasady przeprowadzania kontroli w zakresie BHP.
  2. Przygotować ocenę ryzyka zawodowego.
  3. Przygotować informację BHP, w tym:
  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy (z uwzględnieniem ergonomii),
  • bezpieczne i higieniczne wykonywanie pracy zdalnej,
  • czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
  • zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
  1. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.
  2. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z informacją BHP.
  3. Odebrać od pracownika oświadczenie potwierdzające zapewnienie BHP na stanowisku pracy zgodne z zasadami ergonomii.

Jeśli w trakcie przeprowadzonej kontroli pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu zasad w zakresie BHP lub procedur ochrony danych osobowych, powinien zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych zaniedbań we wskazanym przez niego terminie lub może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.


Zespół Ekspertów ING Księgowość