KSeF – czym jest i kogo będzie obowiązywać?

2023-12-13

Integracja z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur, już od lipca 2024 roku stanie się obowiązkiem. Czym dokładnie jest wspomniany system, kto będzie zobligowany do jego stosowania i jakie korzyści wiążą się z jego wdrożeniem w firmie?

 

Krajowy System e-Faktur – czym właściwie jest?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma, na której możliwe jest zarówno wystawianie, jak i przechowywanie oraz przesyłanie faktur. To faktury ustrukturyzowane, w formacie xml, których otrzymywanie wiąże się z koniecznością akceptacji ze strony odbiorcy faktury. KSeF umożliwia ponadto bieżące monitorowanie obiegu danych i publikowanie związanych z fakturami komunikatów – np. o ich wystawieniu lub odrzuceniu. Faktury udostępniane są w czasie rzeczywistym, a do ich wystawiania służy głównie udostępniona przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika KSeF. Można wykorzystywać w tym celu także inne komercyjne oprogramowania. Programy do księgowości są zintegrowane
z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki czemu przesyłanie dokumentów przez ten system jest jeszcze łatwiejsze.

 

Obowiązek integracji z KSeF – kogo dotyczy?

Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne – podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane już od stycznia 2022 roku. Od 2024 roku będzie to jednak obowiązek większości przedsiębiorców, którzy podlegają polskim przepisom podatkowym.
1 lipca 2024 roku z KSeF będą musieli zacząć korzystać czynni podatnicy VAT. Pół roku później – 1 stycznia 2025 roku – integracja z systemem stanie się z kolei obligatoryjna dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.

 

Kto nie będzie musiał wystawiać faktur ustrukturyzowanych?

Istnieją pewne wyjątki, w których korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie stanowiło obowiązku podatnika. Kto zatem nie będzie musiał wystawiać faktur ustrukturyzowanych, pozostając tym samym przy fakturach elektronicznych lub papierowych? To m.in.:

• podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terenie Polski;
• podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, lecz stałe miejsce jej prowadzenia znajduje w Polsce – nie może ono jednak uczestniczyć w dostawie towarów ani świadczeniu usług, których dotyczy wystawiana faktura;
• podatnicy, którzy korzystają ze szczególnych procedur określonych w XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

Obowiązkowe korzystanie z KSeF nie będzie dotyczyło również dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych bez działalności gospodarczej ani dokumentowania dostaw towarów lub świadczenia usług wyszczególnionych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

 

Korzyści z wdrożenia KSeF

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wiąże się z pewnymi korzyściami, które przedsiębiorca zauważy niedługo po jego wdrożeniu. Czas oczekiwania na zwrot podatku skraca się bowiem w tym przypadku z 60 do 40 dni, a ryzyko zniszczenia lub zagubienia dokumentu – maleje niemal do zera. Co więcej, dzięki KSeF nie ma już potrzeby przechowywania setek teczek i segregatorów z dokumentami – cała dokumentacja przechowywana jest w systemie przez 10 lat od wystawienia. To z kolei likwiduje konieczność wynajmowania dużych przestrzeni biurowych i żmudnego poszukiwania konkretnego dokumentu. Integracja z systemem pozwala więc zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Jej dużym atutem jest też optymalizacja oraz automatyzacja wielu procesów związanych m.in. z księgowością. W związku ze zmianami format faktury elektronicznej będzie od lipca 2024 taki sam dla wszystkich.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość