Krajowy System e-Faktur – oto najświeższe informacje. Co zmienia się w kwestii KSeF?

2024-11-15

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie dla firm, które dotychczas było zupełnie dobrowolne. Ten stan rzeczy ma się jednak zmienić – warto więc wiedzieć, jak przygotować swoją firmę do wprowadzenia KSeF.

Krajowy System e-Faktur – na czym polega KSeF?

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych w jednolitym formacie. KSeF umożliwia firmom przesyłanie faktur bezpośrednio do centralnej bazy danych, gdzie są one przechowywane i udostępniane dla urzędów skarbowych oraz przedsiębiorców.

Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, co to jest KSeF i do czego ma służyć. Głównym celem KSeF jest zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego oraz uszczelnienie systemu podatkowego. KSeF automatycznie rejestruje i przechowuje faktury, co usprawnia ich obieg i umożliwia przedsiębiorcom lepsze zarządzanie dokumentacją.

Oczekuje się, że dzięki tej automatyzacji przedsiębiorstwa zyskają szybki dostęp do dokumentacji w czasie rzeczywistym, co pozwoli na lepsze zarządzanie finansami i podatkami oraz ułatwi przygotowywanie analiz i raportów.

KSeF – pytania i odpowiedzi

Krajowy System e-Faktur zapewnia jednolity standard faktur, ograniczając możliwość fałszowania dokumentów oraz ułatwiając kontrolę podatkową. Faktury wystawiane w KSeF są ustrukturyzowane w formacie XML. Każdy dokument musi być zgodny ze standardem i posiadać swój własny, unikalny numer.

Wystawca faktury w ramach potwierdzenia otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru i uzyskuje do niej dostęp online poprzez uwierzytelnienie się w KSeF. Wszystkie faktury są archiwizowane w centralnym rejestrze – zapewnia to możliwość zdalnego pobierania dokumentów w dowolnym momencie. KSeF zabezpiecza faktury przed ich utratą, gwarantując ich archiwizację przez co najmniej 10 lat.

Ujednolicony standard e-faktur w Polsce odpowiada regulacjom unijnym, co umożliwia łatwiejszą współpracę z partnerami z innych krajów Unii Europejskiej.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązuje?

Platforma KSeF została wprowadzona dobrowolnie w styczniu 2022 roku. System ten miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od lipca 2024 roku, jednak termin jego wdrożenia został przesunięty. Z nowelizacji ustawy o VAT z dnia 10 czerwca wynika, iż obowiązek wystawiania e-faktur został przesunięty na 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur pozostaną bez zmian.

Aby dać przedsiębiorcom czas na lepsze zapoznanie się z propozycjami zmian i przeprowadzenie rzetelnych konsultacji, Ministerstwo Finansów podzieliło prace legislacyjne na dwie części. W drugim projekcie legislacyjnym zostaną przedstawione propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz etapowego wejścia w życie obowiązkowego KSeF, które miałoby nastąpić:

• 1 lutego 2026 roku dla firm, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2025 roku 200 milionów złotych,
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Krajowy System e-Faktur – dla kogo?

Krajowy System e-Faktur będzie obejmował wszystkich podatników VAT. Oznacza to, że każda firma, która jest podatnikiem VAT, będzie zobowiązana do prowadzenia swojej dokumentacji w KSeF. W art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT można znaleźć jednak kilka wyjątków, których nie będzie dotyczył obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Są to faktury wystawiane:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w dodatkowym rozporządzeniu.

Krajowy System e-Faktur obowiązkowy – integracja z aplikacjami księgowymi

Integracja KSeF z aplikacjami księgowymi umożliwia przedsiębiorcom automatyzację procesów fakturowania i archiwizacji dokumentów bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych, co przyspiesza księgowanie i zmniejsza ryzyko błędów. Wiele programów księgowych automatycznie pobiera faktury i przesyła je do KSeF, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i zapewnia szybki dostęp do danych finansowych.

Aplikacje księgowe spełniają nowe wymagania prawne dotyczące KSeF, co jest szczególnie istotne w kontekście nadchodzącego obowiązku korzystania z e-faktur. Integracja gwarantuje też zgodność faktur z wymogami Ministerstwa Finansów, co ułatwi przedsiębiorcom dostosowanie się do przepisów.

Program ING Księgowość jest aplikacją, która spełnia wszystkie wymagania dotyczące e-faktur. Jest on w pełni zintegrowany w Krajowym Systemem e-Faktur. Korzystanie z aplikacji ING Księgowość to nie tylko automatyzacja i uproszczenie procesów księgowych, ale także zgodność z przepisami i pełna kontrola w czasie rzeczywistym.