Jak założyć działalność gospodarczą? Krok po kroku

2025-11-21

Jak założyć działalność gospodarczą? Krok po kroku (2025)

Założenie własnej działalności gospodarczej to dziś prosty proces, przez który można przejść całkowicie online. Wystarczy dosłownie kilka minut, aby założyć firmę – bez kolejek i urzędowych formalności. Zyskujesz w ten sposób pełną samodzielność w prowadzeniu biznesu.

Załóż działalność gospodarczą online z pomocą ING Księgowość

Co to jest działalność gospodarcza i dlaczego warto ją założyć?

Zgodnie z definicją działalność gospodarcza jest zorganizowaną działalnością zarobkową, prowadzoną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Może ją prowadzić każda osoba pełnoletnia, która chce samodzielnie oferować swoje usługi lub produkty – niezależnie od branży czy też doświadczenia. Najczęściej ma ona formę jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) – czyli firmy, w której jedna osoba decyduje o wszystkim.

Założenie działalności to przede wszystkim większa niezależność i elastyczność. Możesz pracować z dowolnego miejsca na świecie, sam ustalasz swoje godziny pracy i decydujesz, z kim współpracujesz. Zyskujesz także możliwość rozliczania kosztów związanych bezpośrednio z prowadzeniem firmy. Działalność gospodarcza pozwala również na współpracę B2B z innymi firmami, co otwiera szereg nowych biznesowych perspektyw.

Kto może założyć działalność gospodarczą?

Działalność gospodarczą może założyć każda osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i ma pełną zdolność do czynności prawnych. Obywatelstwo polskie nie jest konieczne – działalność na tych samych zasadach mogą prowadzić również obywatele Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Obywatele innych państw mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy – pod warunkiem że posiadają odpowiedni tytuł pobytowy, który ich do tego uprawnia. Może to być na przykład zezwolenie na pobyt stały lub czasowy.

Jak założyć własną działalność gospodarczą od podstaw (2025)?

Poniżej znajdziesz kompletny poradnik krok po kroku, który pokazuje, jak w 2025 roku założyć działalność gospodarczą. Od wyboru formy działalności i jej opodatkowania, przez rejestrację w CEIDG, aż po uzyskanie numerów NIP i REGON – wszystko w jednym miejscu.

Wybór formy działalności

Wybór formy działalności gospodarczej to jedna z najważniejszych decyzji podejmowanych przy zakładaniu firmy. Wpływa ona między innymi na sposób rejestracji, wysokość podatków, zakres odpowiedzialności przedsiębiorcy oraz możliwości rozwoju. W Polsce dostępnych jest kilka form prowadzenia działalności. To jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, a także spółki prawa handlowego.

Spółki prawa handlowego można podzielić na spółki osobowe i kapitałowe. W skład spółek osobowych wchodzi spółka jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo–akcyjna. Spółki te nie posiadają osobowości prawnej, a ich działalność opiera się na osobistej więzi między wspólnikami. W przeciwieństwie do nich stoją spółki kapitałowe – czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna. Posiadają one osobowość prawną i są oparte na kapitale.

W Polsce najczęściej wybierane są trzy formy prowadzenia działalności: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Każda z nich ma swoje zalety i wady – wybór powinien więc zależeć od takich czynników  jak skala prowadzenia biznesu, liczba wspólników i poziom odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorstwa.

Forma prowadzenia działalności	Dla kogo?	Odpowiedzialność za zobowiązania	Szacunkowe koszty prowadzenia
Jednoosobowa działalność gospodarcza	Dla osób, które chcą działać samodzielnie, bez wspólników	Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem	Niskie – brak kapitału zakładowego, księgowość uproszczona
Spółka cywilna	Dla co najmniej dwóch osób, które chcą razem prowadzić firmę	Wspólnicy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem	Umiarkowane – brak kapitału zakładowego, księgowość uproszczona, obowiązkowe składki ZUS dla każdego wspólnika
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością	Dla osób, które chcą prowadzić większą firmę lub ograniczyć ryzyko finansowe	Odpowiedzialność ograniczona do wysokości wniesionego kapitału	Wysokie – kapitał zakładowy minimum 5000 zł, pełna księgowość

Rejestracja firmy w CEIDG – jak wypełnić wniosek CEIDG–1?

CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) to system umożliwiający rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej. Złożenie wniosku CEIDG–1 o wpis do CEIDG jest bezpłatne i pozwala na automatyczne zgłoszenie do ZUS oraz urzędu skarbowego.

Rejestracji w CEIDG można dokonać na jeden z trzech sposobów:

• online przez stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
• osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
• listownie – wysyłając wypełniony formularz CEIDG–1 pocztą.

Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku CEIDG–1 warto przygotować niezbędne informacje, aby cały proces przebiegł sprawnie. Są to przede wszystkim:

• dane osobowe: imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego, obywatelstwo, adres zamieszkania;
• dane dotyczące firmy: nazwa firmy, adres siedziby działalności (może być adresem zamieszkania), przedmiot działalności – wybór kodów PKD, forma opodatkowania;
• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e–mail.

Rejestracja online jest niemal natychmiastowa – po poprawnym złożeniu wniosku system potwierdza przyjęcie zgłoszenia, a wpis do CEIDG jest widoczny zazwyczaj w ciągu kilku minut. Rejestracja w urzędzie może trwać kilka godzin w zależności od miasta i frekwencji.

NIP, REGON i konto firmowe w banku

Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej w CEIDG większość formalności dzieje się automatycznie. Nie musisz więc odwiedzać urzędów ani wypełniać dodatkowych dokumentów. System sam przekazuje dane do odpowiednich instytucji, które nadają Twojej firmie niezbędne numery identyfikacyjne.

Jednym z tych numerów jest NIP – czyli numer identyfikacji podatkowej. Jest on niezbędny do wystawiania faktur, rozliczania podatków oraz kontaktu z urzędem skarbowym. Informację o nadaniu NIP otrzymasz e–mailem – możesz ją także sprawdzić w rejestrze CEIDG.

Każdy przedsiębiorca jest także zobowiązany do posiadania unikatowego numeru REGON. Jest on nadawany przez Główny Urząd Statystyczny w celu prowadzenia statystyki publicznej i monitorowania działalności gospodarczej w Polsce.

Posiadanie firmowego konta bankowego w niektórych przypadkach nie jest obowiązkowe, jednak znacznie ułatwia prowadzenie działalności. Pozwala oddzielić finanse prywatne od firmowych, ułatwia rozliczenia z kontrahentami i urzędami oraz zwiększa przejrzystość księgowości.

• Wniosek CEIDG złożony – działalność została zarejestrowana online.
• Numer NIP i REGON nadane automatycznie – nie musisz składać dodatkowych wniosków.
• Konto firmowe otwarte – załóż konto firmowe w ING i oddziel finanse prywatne od firmowych.

Wybór formy opodatkowania i rejestracja do VAT

Przy rejestracji firmy warto skupić się także na wyborze formy opodatkowania. Przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech opcji: zasady ogólne, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Przy zasadach ogólnych podatek oblicza się według skali podatkowej: 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla dochodów powyżej tego progu. System ten jest progresywny – oznacza to, że wraz ze wzrostem dochodu rośnie stawka podatku. Zasady ogólne pozwalają na odliczanie kosztów uzyskania przychodu oraz korzystanie z różnych ulg podatkowych – takich jak ulga na dzieci czy ulga internetowa.

Podatek liniowy charakteryzuje się stałą stawką, która wynosi 19%. Jest ona niezależna od wysokości dochodu. W tym przypadku nie można korzystać z większości ulg podatkowych ani rozliczać się wspólnie z małżonkiem.

Ryczałt ewidencjonowany polega na opłacaniu podatku od przychodu. Oznacza to, że przedsiębiorca na ryczałcie nie ma możliwości odliczania kosztów. Stawki ryczałtu różnią się w zależności od rodzaju działalności i mogą wynosić od 2% do 17%.

Dla osób prowadzących działalność o niskich kosztach ryczałt może być najbardziej opłacalny. Prostota rozliczeń i niższe stawki podatku dla wybranych branż mogą skutkować niższym obciążeniem podatkowym niż przy zasadach ogólnych. Przy większych inwestycjach lub wysokich kosztach prowadzenia działalności bardziej opłacalny może okazać się podatek liniowy. W tym przypadku stawka podatku jest stała i nie wzrasta wraz z dochodem, co jest korzystne przy rosnących przychodach firmy.

Wiele praktycznych informacji na ten temat znajdziesz na blogu ING: https://www.ingksiegowosc.pl/news/prowadzenie–firmy/sposoby–rozliczania–firmy.

Każdy przedsiębiorca rejestrując działalność gospodarczą automatycznie staje się podatnikiem VAT. W praktyce może on jednak skorzystać ze zwolnienia z VAT jeśli spełni określone wymagania. Zwolnienie podmiotowe przysługuje firmom, których roczne obroty nie przekraczają 200 000 zł. Zwolnienie przedmiotowe natomiast dotyczy określonych rodzajów działalności niezależnie od wysokości ich obrotów. W obu przypadkach jednak przedsiębiorca może dobrowolnie zarejestrować się do VAT, aby odliczać VAT od zakupów lub współpracować z innymi podatnikami VAT.

ZUS – obowiązki przedsiębiorcy po założeniu firmy

Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej w CEIDG przedsiębiorca jest automatycznie zgłaszany do ZUS. Dane z CEIDG trafiają bezpośrednio do ZUS – co oznacza, że większość formalności związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi odbywa się bez konieczności składania osobnych formularzy.

Jako przedsiębiorca musisz jednak zgłosić siebie oraz członków rodziny do odpowiednich ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego. W tym celu składasz odpowiednie dokumenty:

• ZUS ZUA – jeśli zgłaszasz się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• ZUS ZZA – jeśli zgłaszasz się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego,
• ZUS ZCNA – jeśli zgłaszasz członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumenty te należy złożyć w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Możesz to zrobić jednocześnie z wnioskiem CEIDG–1, dzięki czemu wszystkie formalności załatwisz za jednym razem.

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność mogą także skorzystać z ulg, które znacząco obniżają koszty prowadzenia firmy w pierwszych miesiącach i latach. Skorzystanie z nich wymaga zgłoszenia w ZUS, co można zrobić między innymi podczas rejestracji firmy. Ulga na start to rozwiązanie, które pozwala przez pierwsze sześć miesięcy działalności zwolnić się z obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i płacić jedynie składkę zdrowotną.

Po zakończeniu ulgi na start dostępna jest opcja Mały ZUS Plus, która umożliwia opłacanie obniżonych składek ZUS. Głównym kryterium otrzymania tej ulgi są przychody uzyskane w poprzednim roku kalendarzowym, które nie mogą przekroczyć 120 000 zł. Aby otrzymać Mały ZUS Plus przedsiębiorca musiał także prowadzić działalność gospodarczą w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni.

Więcej informacji o składkach i ulgach w 2025 roku znajdziesz tutaj: https://www.ingksiegowosc.pl/news/zmiany–w–przepisach/nowe–skladki–zus–co–sie–zmieni–2025.

• Potwierdzenie wpisu w CEIDG – wpis w rejestrze został zatwierdzony.
• Zgłoszenie do ZUS – działalność jest zarejestrowana u ubezpieczyciela.
• Otwarcie konta bankowego – zyskaj pełną kontrolę nad firmowymi finansami.
• Konfiguracja programu księgowego – prowadzenie księgowości to nic trudnego.
• Przygotowanie faktur startowych – gotowe szablony faktur ułatwią natychmiastową sprzedaż.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu działalności gospodarczej

Podczas zakładania działalności gospodarczej można popełnić szereg błędów. Warto się z nimi zapoznać, aby uniknąć dodatkowych kosztów i formalności. Jedną z najczęściej spotykanych pomyłek jest brak rejestracji do VAT – mimo, że przepisy tego wymagają. Konsekwencją dla przedsiębiorcy, który nie zarejestrował się jako podatnik VAT, może być konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Kolejnym problemem są błędnie wskazane kody PKD, które określają zakres działalności przedsiębiorcy. Wybór nieodpowiednich kodów może prowadzić do nieporozumień z urzędem skarbowym, problemów przy rozliczeniach z kontrahentami, a nawet utrudniać uzyskanie różnego rodzaju pozwoleń i dotacji.

Warto także pomyśleć o otwarciu rachunku bankowego dla firmy. Brak konta firmowego może utrudniać kontrolę nad finansami. Oddzielne konto pozwala w prosty sposób monitorować przychody i wydatki, a także rozliczać faktury. Konto firmowe daje też większą przejrzystość w kontaktach z kontrahentami i urzędami.

Błędne lub opóźnione zgłoszenie do ZUS może skutkować karami finansowymi i koniecznością składania korekt dokumentów. Wybór odpowiedniego formularza i zgłoszenie chęci skorzystania z ulg pozwala od razu rozpocząć poprawne opłacanie składek – co chroni przed problemami w przyszłości.

Bardzo ważne jest także prowadzenie ewidencji przychodów. Jej brak może mieć poważne konsekwencje przy rozliczeniach podatkowych i kontrolach urzędowych. Regularne dokumentowanie przychodów i wydatków pozwala utrzymać porządek w finansach i zdecydowanie ułatwia rozliczenia.

Tego unikaj przy rejestracji działalności:

• brak rejestracji do VAT,
• błędne PKD,
• brak konta firmowego,
• niepoprawne zgłoszenie do ZUS,
• pominięcie obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów.

Jak założyć działalność gospodarczą online? Poradnik praktyczny

Wypełnienie wniosku CEIDG–1 zajmuje zazwyczaj nie więcej niż 30 minut. Formularz możesz wypełnić samodzielnie – wystarczy, że masz profil zaufany lub podpis elektroniczny, by potwierdzić rejestrację.

Krok 1 – wejdź na stronę biznes.gov.pl i wybierz opcję „zarejestruj działalność gospodarczą”

Wejdź na stronę i zaloguj się przy użyciu Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej lub e–Dowodu. System automatycznie przekieruje Cię do formularza CEIDG–1, w którym wypełniasz podstawowe dane osobowe.

Krok 2 – uzupełnij dane firmy

We wniosku CEIDG–1 należy podać także nazwę działalności, adres siedziby, datę rozpoczęcia działalności oraz wybrane kody PKD, które klasyfikują rodzaje wykonywanej przez Ciebie działalności.

Krok 3 – określ formę opodatkowania

Wybór formy opodatkowania ma wpływ na wszystkie rozliczenia Twojej firmy. Na tym etapie możesz zadecydować, czy chcesz rozliczać się na zasadach ogólnych, czy preferujesz podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany.

Krok 4 – wskaż rachunek bankowy i urząd skarbowy
Podaj numer konta bankowego, które zamierzasz używać do firmowych rozliczeń oraz wskaż właściwy według adresu prowadzenia działalności urząd skarbowy.

Krok 5 – podpisz i wyślij wniosek

Po sprawdzeniu wszystkich danych podpisz wniosek elektronicznie i kliknij “wyślij”. Jeżeli wniosek został wypełniony prawidłowo, to otrzymasz wiadomość e–mail z potwierdzeniem rejestracji firmy.

Cały proces może być jeszcze prostszy dzięki ING Księgowość. Ekspert przeprowadzi Cię przez wszystkie formalności – wybór formy działalności, wypełnienie wniosku CEIDG–1, czy też otwarcie konta firmowego. Jest to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć typowych błędów.

Załóż działalność gospodarczą z ING

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej jeszcze nigdy nie było tak proste. Wystarczą trzy proste kroki, aby stać się przedsiębiorcą:

• Umów rozmowę z ekspertem ING – ustal dogodny termin i otrzymaj wsparcie przy wszystkich formalnościach.
• Wypełnij formularz rejestracyjny – szybkie wprowadzenie danych firmy i wybór formy opodatkowania.
• Odbierz SMS z potwierdzeniem założenia firmy – potwierdzenie rejestracji i automatycznie nadane numery identyfikacyjne.
• Skorzystaj z bezpłatnego programu do fakturowania i biura rachunkowego – ułatwią Ci prowadzenie księgowości i kontrolę nad finansami.

Załóż działalność gospodarczą online już dziś z ING Księgowość!

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak długo trwa rejestracja działalności gospodarczej?

Rejestracja online przez CEIDG trwa zwykle 1 dzień roboczy.

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej w 2025 roku?

Sama rejestracja jest bezpłatna, ewentualne koszty to opłaty urzędowe (np. pieczęć, konto bankowe).

Ile kosztuje prowadzenie firmy?

Zależy od wybranej formy opodatkowania, składek ZUS i kosztów księgowości.

Czy można prowadzić firmę i pracować na etacie jednocześnie?

Tak, można łączyć etat z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Czy można zawiesić działalność?

Tak, CEIDG umożliwia zawieszenie działalności online w dowolnym momencie.

Ile ZUS–u za utrzymanie firmy jednoosobowej za miesiąc?

W 2025 roku składki ZUS dla nowych firm wynoszą około 443 zł + składka zdrowotna.

Co należy opłacać, prowadząc własną działalność?

Podatek dochodowy, składki ZUS oraz – w przypadku VAT – deklaracje miesięczne/kwartalne.

Czy działalność jednoosobowa wlicza się do emerytury?

Tak, okres opłacania składek ZUS w ramach działalności gospodarczej wlicza się do stażu emerytalnego.