Umowa cywilnoprawna z cudzoziemcem – najważniejsze informacje
2026-03-09
Zatrudnienie cudzoziemca w polskiej firmie nie musi oznaczać etatu – wielu pracodawców oferuje współpracę na podstawie umów cywilnoprawnych. To elastyczne rozwiązanie, które w przypadku obcokrajowców wiąże się jednak z dodatkowymi formalnościami. Umowa cywilnoprawna z cudzoziemcem – jakie obowiązki ma pracodawca? Co trzeba wiedzieć, zanim dojdzie do podpisania umowy?
Kiedy można zawrzeć umowę cywilnoprawną z cudzoziemcem?
Cudzoziemca chcącego podjąć pracę w Polsce można zatrudnić zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej np. umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Przepisy nie narzucają jednej, konkretnej formy zatrudnienia wyłącznie dla obcokrajowców – wszystko zależy od charakteru świadczonej pracy oraz zakresu obowiązków.
Umowa cywilnoprawna nie może jednak mieć cech stosunku pracy, takiego jak podporządkowanie służbowe czy wykonywanie obowiązków pod kierownictwem pracodawcy. Zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną nie jest dopuszczalne.
Jakie dokumenty są potrzebne do legalnego zatrudnienia cudzoziemca na umowie zlecenie lub o dzieło?
W przypadku obywateli pochodzących z krajów UE/EOG i Szwajcarii nie jest wymagane zezwolenie na pracę – wystarczy legalny pobyt w Polsce.
Inaczej wygląda sytuacja osób spoza UE – powinny one uzyskać zezwolenie na pracę (np. typu A) lub skorzystać z uproszczonych procedur, np. oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi czy zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
Dokument legalizujący pracę określa warunki zatrudnienia, takie jak rodzaj umowy, stanowisko, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy.
Legalność pobytu i pracy – co musi sprawdzić pracodawca?
Przed podpisaniem umowy pracodawca powinien zweryfikować dokumenty pobytowe cudzoziemca (np. wizę, kartę pobytu) i upewnić się, czy dają one prawo do wykonywania pracy. Dodatkowo powinien sporządzić kopie dokumentów iprzechowywać przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca.
Obowiązki podatkowe przy umowie cywilnoprawnej z cudzoziemcem
Zasady opodatkowania zależą od rezydencji podatkowej cudzoziemca:
- W przypadku cudzoziemców będących polskimi rezydentami podatkowymi (przebywających w Polsce powyżej 183 dni lub posiadających w Polsce centrum interesów życiowych) umowa zlecenie jest opodatkowania na zasadach ogólnych – według skali podatkowej.
- Jeśli cudzoziemiec nie jest polskim rezydentem, jego przychód uzyskiwany w Polsce co do zasady podlega opodatkowaniu ryczałtowemu w wysokości 20%. Zastosowanie niższej stawki wynikajaćej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, wymaga przedstawienia przez cudzoziemca ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej z kraju zamieszkania.
Obowiązki podatkowe pracodawcy wobec cudzoziemców będących rezydentami i nierezydentami
Dla cudzoziemców będący polskimi rezydentami podatkowymi, którzy pracują na podstawie umów cywilnoprawnych, pracodawca na koniec roku podatkowego sporządza informację PIT-11 – podobnie jak wobec polskich pracowników. Rezydenci mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku oraz ulg podatkowych.
W przypadku nierezydentów pracodawca ma obowiązek sporządzenia informacji IFT-1R (lub IFT-1 na wniosek podatnika w trakcie roku). Deklaracja przekazywana jest do urzędu skarbowego właściwego do spraw cudzoziemców.
ZUS a umowy cywilnoprawne – kto podlega oskładkowaniu?
Umowa zlecenie podlega obowiązkowym składkom ZUS na ubezpieczenie społeczne – dotyczy to zarówno polskich pracowników, jak i cudzoziemców. Wyjątkiem są uczniowie lub studenci do 26. roku życia – w ich przypadku umowy zlecenia nie są oskładkowane.
Oskładkowaniu nie podlegają umowy o dzieło, jednak od 2021 r. podlega obowiązkowi zgłoszenia do ZUS.
Umowa cywilnoprawna a obowiązki informacyjne pracodawcy
Pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie umowy cywilnoprawnej powinien:
- zapewnić minimalną godzinową stawkę wynagrodzenia przy umowie zlecenia – taką samą jak w przypadku polskich pracowników. Minimalna stawka nie obowiązuje w przypadku umów o dzieło;
- zapewnić pracownikowi warunki zgodne z określonymi w dokumencie legalizującym pracę, np. w zezwoleniu na pracę. Jeden egzemplarz dokumentu powinien przekazać cudzoziemcowi;
- zawrzeć umowę w formie pisemnej przed powierzeniem pracy, a także dostarczyć cudzoziemcowi jeden egzemplarz umowy oraz zapewnić jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały;
- przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca powinien przekazać kopię zawartej umowy w języku polskim do organu, który wydał zezwolenie na pracę lub organu, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji;
- zgłosić do właściwego organu fakt podjęcia, niepodjęcia lub zakończenia pracy przez cudzoziemca w wymaganych terminach.
Wszystkie procedury związane z powierzeniem pracy cudzoziemcowi są obecnie obsługiwane elektronicznie.
W praktyce oznacza to, że wszelkie dokumenty dotyczące legalizacji pracy cudzoziemca, a w szczególności:
- oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
- wnioski o zezwolenie pracę,
- zgłoszenie podjęcia czy niepodjęcia pracy,
- powiadomienie o zakończeniu pracy,
przekazuje się do właściwego urzędu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na portalu Praca.gov.pl
Oznacza to, że podmiot powierzający pracę nie składa dokumentów w formie papierowej, a komunikacja z urzędem odbywa się elektronicznie.
Z roku na rok coraz więcej cudzoziemców podejmuje pracę w Polsce – są to zarówno osoby z krajów UE, jak i dalszych zakątków świata. Umowa cywilnoprawna to jedna z możliwych form współpracy obcokrajowców z polskimi firmami – wygodna przy pracy zdalnej czy krótkoterminowej. Ważne, żeby taka umowa nie zastępowała umowy o pracę i nie maskowała stałego stosunku pracy. Polski pracodawca powinien też pamiętać o wypełnieniu dodatkowych formalności, np. obowiązków informacyjnych wobec właściwych organów czy sprawdzeniu legalności pobytu cudzoziemca.
Zespół Ekspertów ING Księgowość