Co warto wiedzieć o umowie na zastępstwo?

2022-07-25

Zdarza się, że z powodu długotrwałej choroby lub zwolnienia lekarskiego z tytułu ciąży, jeden z pracowników na dłużej opuszcza miejsce pracy. Może to spowodować utrudnienia w pracy lub trudność w realizowaniu niektórych zadań, szczególnie w przypadku pracowników kluczowych (np. księgowych lub managerów). W takiej sytuacji konieczne jest zatrudnienie osoby na zastępstwo, na czas nieobecności pracownika na zwolnieniu lekarskim. Jakie zasady dotyczą umowy na zastępstwo i co należy wiedzieć przed jej podpisaniem z perspektywy pracodawcy i pracownika? Oto najważniejsze informacje.

 

Umowa na zastępstwo – informacje ogólne

Zgodnie z przepisami, które weszły w życie w roku 2016 umowa na zastępstwo nie stanowi już odrębnego rodzaju umowy o pracę, a jedynie podtyp umów zawieranych na czas określony. Można ją zawrzeć w momencie choroby, długotrwałego urlopu pracownika lub jego innej usprawiedliwionej nieobecności, dla zachowania ciągłości pracy i realizacji zadań przedsiębiorstwa.

 

Umowa na zastępstwo – elementy składowe

Umowa na zastępstwo regulowana jest przepisami kodeksu pracy. Zgodnie z zawartymi tam informacjami pracownik zatrudniany na zastępstwo musi zająć stanowisko nieobecnego pracownika i wykonywać dokładnie te same zadania, które wykonywał nieobecny pracownik.

 

W treści umowy na zastępstwo muszą się znaleźć takie elementy jak oznaczenie stron, czas trwania zastępstwa i data zawarcia umowy na zastępstwo. Co jeszcze? Kodeks pracy wymienia następujące elementy:

 

• rodzaj umowy na zastępstwo;
• warunki płacy;
• warunki pracy;
• rodzaj pracy;
• miejsce jej wykonywania;
• wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników;
• wymiar czasu pracy;
• termin rozpoczęcia pracy.

 

Jeżeli chodzi o kwestię zakończenia pracy na zastępstwo, to może być ona wskazana w umowie, ale nie może być krótsza, niż przewidywany czas nieobecności pracownika zastępowanego.

 

W razie gdyby nieobecność pracownika zastępowanego się przedłużyła, wówczas można zawrzeć kolejną umowę na zastępstwo. Zgodnie z przepisami, które obowiązują do 2016 roku pracodawca może zawrzeć z pracownikiem nielimitowaną liczbę umów na zastępstwo na nielimitowany okres.

 

Umowa na zastępstwo stała się podtypem umowy na czas określony, to nie wszystkie regulacje dotyczą ich w równym stopniu. Dla przykładu; umowy na zastępstwo mogą być podpisywane bez limitu ich liczby i czasu trwania. Umowy na czas określony mogą być zawarte z tym samym pracownikiem maksymalnie trzy, a ich łączny czas trwania nie może przekroczyć 33 miesięcy.

 

Termin końcowy umowy na zastępstwo

Jak już wskazano, termin końcowy umowy może być określony konkretną datą związaną z nieobecnością pracownika zastępowanego. Jeżeli przebywa on na urlopie wypoczynkowym, wskazanie takiego terminu nie będzie powodowało żadnych trudności. Jeżeli jednak jest to choroba, trudno jednoznacznie określić, kiedy nastąpi jej zakończenie. Dla ułatwienia współpracy i ograniczenia liczby podpisywanych umów, można zawrzeć zapis, w którym umowa zawierana jest na czas nieobecności pracownika, bez podawania konkretnych dat. W tym wypadku trzeba jedynie podać imię i nazwisko zastępowanego pracownika. Gdy okres jego nieobecności dobiegnie końca, będzie to równocześnie koniec trwania umowy na zastępstwo.

 

Innymi słowy, można wskazać datę, można też zapisać „na czas nieobecności osoby … ….” i obydwa zapisy będą poprawne.

 

Czy umowa na zastępstwo – rozwiązanie przed terminem

Umowę na zastępstwo można rozwiązać przed terminem. Można to zrobić na jeden z trzech sposobów:

• za porozumieniem stron
• bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub pracownika
• za wypowiedzeniem

 

Czy umowa na zastępstwo – okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo, który dotychczas trwał 3 dni w przypadku umowy na zastępstwo, obecnie obejmuje 2 tygodnie przy zatrudnieniu do 6 miesięcy; 1 miesiąc przy zatrudnieniu od 6 miesięcy w górę; 3 miesiące, gdy zatrudnienie trwa dłużej niż 3 lata.

 

Umowa na zastępstwo wygasa automatycznie, gdy zastępowany pracownik wraca do pracy.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość