Zmiana kodu zawodu w ZUS. Jak to zrobić i ile to trwa?
2025-05-12
Od niedawna przedsiębiorcy muszą zgłaszać kod zawodu przy rejestracji nowego pracownika do ubezpieczeń. W przypadku korekty danych lub przejścia pracownika na inne stanowisko konieczna jest zmiana kodu zawodu w ZUS. Jak zrobić to prawidłowo?
Zmiana kodu zawodu – kogo obejmuje i czemu służy?
Prowadzisz działalność gospodarczą i zatrudniasz pracowników? Od 16 maja 2021 r. obowiązują przepisy na mocy których przy zgłaszaniu osób zatrudnionych do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych jesteś zobowiązany do podawania 6-cyfrowego kodu zawodu. Dotyczy to:
- pracowników zatrudnionych na umowę o pracę,
- zleceniobiorców.
Kod zawodu powinieneś podać w nowych dokumentach zgłoszeniowych, a także przy składaniu korekt bądź zmian do ZUS.
Pamiętaj, że również jako przedsiębiorca musisz określić kod zawodu zgodny z profilem działalności.
Zwróć uwagę na to, że zmiana kodu zawodu w ZUS dotyczy dokumentów składanych od maja 2021 r. Jako pracodawca nie masz obowiązku dokonywania korekty w przypadku osób zatrudnionych przed tą datą.
Kiedy konieczna jest zmiana kodu zawodu w ZUS?
Kiedy niezbędna jest zmiana kodu zawodu w trakcie zatrudnienia? Według przepisów pracodawca ma taki obowiązek przy aktualizacji danych pracownika, np. jego adresu.
Przykład:
Pani Paulina pracuje w zakładzie fotograficznym – jest zatrudniona od stycznia 2019 r. W maju 2024 r. zmieniła miejsce zamieszkania i zgłosiła pracodawcy nowy adres. Pracodawca musi dokonać korekty danych adresowych i zgłosić je do ZUS. Dodatkowo powinien podać w zgłoszeniu kod zawodu wykonywanego przez panią Paulinę (343101 – Fotograf), chociaż wcześniej nie miał takiego obowiązku.
Aktualizacji kodu należy też dokonać, gdy osoba zatrudniona przejdzie na inne stanowisko. Co ważne – zmiana powinna być istotna, np. wiązać się z rozszerzeniem zakresu obowiązków lub awansem.
Przykład:
Pani Anna pracowała jako asystentka w dziale marketingu. Po kilku miesiącach awansowała na stanowisko specjalisty ds. marketingu. Pracodawca powinien zgłosić do ZUS zmianę kodu zawodu (243106 – Specjalista do spraw marketingu i handlu).
Nie musisz natomiast aktualizować kodu, jeśli pracownik przejdzie na stanowisko, którego zakres jest zbliżony do poprzedniego, a przeniesienie jest tymczasowe.
Przykład:
Pan Jarosław był zatrudniony w parku rozrywki na stanowisku kasjera – obsługiwał salę zabaw dla dzieci. W okresie letnim jedna z kasjerek pracujących na basenie w tym samym kompleksie przeszła na urlop macierzyński. Ze względu na szczyt sezonu pracodawca postanowił przenieść pana Jarosława do kasy przy basenie. Zakres jego obowiązków nie zmienił się. W takiej sytuacji pracodawca nie musiał aktualizować kodu zawodu w ZUS.
Jak ustalić prawidłowy kod zawodu?
Kody powinny być zgodne z Polską Klasyfikacją Zawodów i Specjalności (PKZ). Szczegóły znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania oraz w rozporządzeniach zmieniających .
Kody możesz też znaleźć w wyszukiwarce opisów zawodów w Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia i na portalu GUS. Wpisz szukaną frazę, np. nauczyciel, a system automatycznie wskaże odpowiednie wyniki.
A co, jeśli w wykazie nie znajdziesz stanowiska, jakie zajmuje pracownik? W takiej sytuacji możesz wybrać zawód o zbliżonym zakresie obowiązków. Jeśli osoba zatrudniona wykonuje zadania odpowiadające kilku różnym zawodom, zastanów się, jakie stanowisko ma przeważające znaczenie. Zawsze możesz też zgłosić się bezpośrednio do ZUS i poprosić o pomoc.
Jakie dokumenty są potrzebne do zmiany kodu zawodu w ZUS?
Interesuje Cię zmiana kodu zawodu w ZUS? Jak to zrobić? Kod zaktualizujesz za pomocą dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń/zmiana danych osoby ubezpieczonej) lub ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zmiany danych).
- ZUS ZUA – w Bloku I. „Dane organizacyjne” wpisz 1 (zgłoszenie zmiany), a następnie w Bloku X. „Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń” w polu 01 podaj 6-cyfrowy kod zawodu.
- ZUS ZZA – w Bloku I. „Dane organizacyjne” wpisz 1 (zgłoszenie zmiany), a następnie w Bloku V. „Kod tytułu ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu” w polu 02 podaj kod zawodu.
Dokumenty złożysz przez e-ZUS (dawniej PUE ZUS) lub na formularzach papierowych.
Jak zaktualizować kod zawodu w trakcie zatrudnienia?
Chcesz szybko załatwić sprawę w ZUS? Zmiany kodu zawodu możesz dokonać przez Internet. Zrób to w kilku krokach:
- zaloguj się do e-ZUS/PUE ZUS,
- przejdź do zakładki ePłatnik,
- wejdź w zakładkę „Rejestr ubezpieczonych”, następnie „Aktualnie ubezpieczeni”,
- kliknij „Podgląd” na wybrany ubezpieczonym, a następnie „Koryguj dane”
- wybierz , które dane chcesz skorygować, przejdź przez formularz i na końcu wyślij go do ZUS.
Ile trwa proces zmiany kodu zawodu w ZUS?
Pamiętaj, że od momentu powstania zmiany masz 7 dni na zgłoszenie nowego kodu zawodu. Aktualizacja następuje niezwłocznie po złożeniu dokumentów.
Jak sprawdzić, czy kod zawodu w ZUS został prawidłowo zaktualizowany?
Informacje związane z ubezpieczeniem możesz sprawdzić online na Platformie Usług Elektronicznych ZUS w zakładce „Ubezpieczeni”. Jeśli dokonywałeś zmiany przez e-ZUS (PUE ZUS), sprawdź status zgłoszenia w menu „Dokumenty i wiadomości”.
Możesz też osobiście skontaktować się z ZUS, np. dzwoniąc na infolinię lub uzyskać informacje w wybranym oddziale.
Zmiana kodu zawodu – o tym pamiętaj
Od maja 2021 roku jako pracodawca musisz zgłaszać kod zawodu przy rejestracji pracowników w ZUS. Powinieneś też zaktualizować kod w przypadku korekty danych pracownika, a także w sytuacji, gdy przejdzie na inne stanowisko. Wystarczy, że złożysz dokumenty ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Najłatwiej zrobić to przez Internet.
Potrzebujesz pomocy przy aktualizacji danych w ZUS? Skorzystaj z usług ING Księgowość i nie martw się formalnościami!
Zespół Ekspertów ING Księgowość