Siedziba firmy. Gdzie powinna się znajdować i jak ją wskazać?
2025-06-30
Przy zakładaniu własnej działalności każda decyzja może być kluczowa. Jedną z nich jest wybór siedziby firmy. Sprawdź, czym się kierować przy jej określaniu, czy można zarejestrować firmę we własnym domu oraz poznaj wady i zalety wirtualnego biura.
Co oznacza siedziba firmy i dlaczego jej wybór jest istotny?
Rejestracja działalności gospodarczej wiąże się z pewnymi obowiązkami. Jednym z nich jest wskazanie siedziby firmy. Wymóg ten wynika z przepisów regulujących kwestie wpisów do CEIDG i KRS.
Siedziba firmy – co to znaczy? Zgodnie z oficjalną definicją, jest to „miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. Pasuje ona przede wszystkim do spółek.
Przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba wskazywać siedziby firmy. We wniosku jest za to pole „miejsce stałego prowadzenia działalności gospodarczej”. Jak opisano w dalszej części artykułu, te dwa adresy nie muszą być tożsame.
Brak siedziby firmy jednoosobowej
W niektórych sytuacjach nie musisz wskazywać siedziby firmy przy rejestracji. Dotyczy to działalności typowo mobilnych. Jeśli wykonujesz usługi u klientów w różnych, oddalonych od siebie miejscowości, trudno będzie Ci wskazać jedno miejsce na siedzibę. W takim wypadku we wniosku CEIDG wskaż „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.
Ważne! Niewskazanie siedziby firmy to opcja wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność. Oczywiście taki wybór nie sprawi, że przedsiębiorca będzie nieuchwytny. Musi bowiem wskazać adres zamieszkania, do korespondencji urzędowej oraz miejsce, w którym będzie ją przechowywać.
Precyzyjne określenie siedziby firmy – dlaczego jest ważne?
Wybór siedziby firmy warto dobrze przemyśleć. Urząd skarbowy przypisany jest pod względem adresu zamieszkania. Niektórzy przedsiębiorcy z automatu przypisują siedzibę firmy jednoosobowej do swojego adresu zameldowania. Często jest on bardzo odległy od miejsca, w którym faktycznie będą wykonywać swoją działalność. Ten dość częsty błąd może skutkować trudnościami w rozliczeniach czy załatwianiu codziennych urzędowych spraw. Tak naprawdę adres zameldowania nie ma żadnego znaczenia przy rejestracji firmy. Liczy się miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Gdzie najlepiej zarejestrować siedzibę jednoosobowej działalności?
Wielu początkujących przedsiębiorców decyduje się zarejestrować firmę we własnym domu. Jeśli to właśnie w mieszkaniu wykonujesz większość swojej pracy, tu gromadzisz dokumenty itp., taki wybór będzie optymalny.
A co wtedy, gdy usługi świadczysz np. w warsztacie samochodowym, wynajętym salonie fryzjerskim itp. lub sprzedajesz towary w sklepie – miejscu, które nie jest Twoim adresem zamieszkania? Zgodnie z ogólnymi zasadami, jako miejsce prowadzenia działalności musisz wskazać adres, w którym rzeczywiście wykonujesz czynności w ramach swojej firmy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby np. adres do korespondencji określić we własnym mieszkaniu.
Siedziba firmy a adres na fakturach
Jeśli wystawiasz faktury VAT, adres na nich powinien być zgody z tym podanym podczas rejestracji w VAT-R. W praktyce najczęściej jest to stałe miejsce prowadzenia działalności. Jeśli takiego stałego miejsca nie ma, należy wskazać adres zamieszkania właściciela przedsiębiorstwa.
Siedziba firmy w domu – jak wpływa na koszty i podatki?
Coraz więcej mikroprzedsiębiorców decyduje się na prowadzenie firmy we własnym domu lub mieszkaniu. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala obniżyć koszty i znacząco zwiększa wygodę codziennej pracy. Jeśli prowadzisz firmę w domu, możesz wskazać jego adres jako siedzibę firmy.
Ważne! Zarejestrujesz firmę w domu, jeśli posiadasz do niej tytuł prawny. Takim tytułem jest też umowa najmu – pamiętaj jednak, że właściciel wynajmowanego lokalu musi wyrazić zgodę na prowadzenie w nim działalności gospodarczej. Nie musisz mieć tytułu prawnego do nieruchomości, która należy do kogoś z Twojej najbliższej rodziny – małżonka, rodzica itp.
Siedziba firmy w domu a koszty to ważna kwestia, którą należy wziąć pod uwagę przy rejestracji.
- Koszty i rachunki. Rachunek za prąd, gaz, czynsz i inne opłaty w mieszkaniu będącym siedzibą firmy mogą stanowić koszt podatkowy. Jeśli na cele firmowe wykorzystujesz tylko część mieszkania (np. jeden pokój), zaliczysz je w koszty w odpowiedniej proporcji. Inaczej jest w sytuacji, gdy np. otrzymujesz fakturę za łącze internetowe na firmę. Wtedy do kosztów zaliczysz całość należności wynikającej z faktury.
- Podatek od nieruchomości. Za część mieszkania wykorzystywaną na działalność gospodarczą zapłacisz wyższy podatek. Może on wynosić nawet 30 razy więcej niż w przypadku mieszkania wykorzystywanego na cele prywatne! Jeśli rejestrujesz firmę w domu, pamiętaj o złożeniu w swoim urzędzie miasta lub gminy informacji IN-1. Wskazujesz w niej zmiany, które mają wpływ na wysokość opodatkowania. Formalności dopełnij w ciągu 14 dni.
Wirtualna siedziba firmy – zalety i ograniczenia
W dobie coraz powszechniejszego zarządzania pracownikami i organizowania spotkań z klientami online fizyczne biura często przestają być potrzebne. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że miejscem prowadzenia działalności dla wielu firmy jest Internet. W krajach zachodnich popularnym rozwiązaniem jest tzw. wirtualne biuro. To miejsce które można wykupić i zarejestrować w nim firmę.
Wirtualne biuro to też wirtualna siedziba firmy. Nie podasz tu ręki swojemu kontrahentowi, ale też nie zapuka do Ciebie urzędnik skarbowy. Dla wielu początkujących przedsiębiorców taka anonimowość wirtualnej siedziby firmy jest bardzo kusząca. Rozwiązanie to pozwala też ograniczyć koszty i do pewnego stopnia chroni firmę przed oszustami.
Jednak wirtualne siedziby firmy mają też swoje minusy. Przede wszystkim to wciąż niezbyt popularne w Polsce rozwiązanie wzbudza podejrzliwość urzędów skarbowych. Brak fizycznej siedziby może zostać potraktowany jako próba ukrycia rzeczywistej formy działalności. Podejrzewane o próby wyłudzeń, takie firmy mogą spotkać się ze wzmożonymi kontrolami. Trudności mogą też napotkać np. w bankach i innych instytucjach finansowych, w których będą wnioskować o kredyt lub inne usługi.
Jeśli pomimo znajomości przepisów wciąż masz wątpliwości, jaką siedzibę firmy wskazać lub Twoja sytuacja jest nietypowa, zawsze możesz skorzystać z pomocy eksperta. Wsparcie takie zapewniają doświadczeni specjaliści z ING Księgowość.
Podsumowując, wybór siedziby firmy jest ważny zarówno ze względów formalnych, jak i praktycznych. Wiele małych przedsiębiorców decyduje się na rejestrację działalności we własnym domu. Najważniejsze, by zgłoszeniu do CEIDG zawsze podawać adres zgodny ze stanem faktycznym – unikniesz wtedy trudności i nieprzyjemności podczas ewentualnej kontroli.
Zespół Ekspertów ING Księgowość