Osoba współpracująca – wszystko, co musisz wiedzieć o nieodpłatnym zatrudnieniu!

2025-10-20

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, i pomaga Ci w niej bliski członek rodziny?  Sprawdź, co mówią przepisy na temat nieodpłatnego zatrudnienia. Kim w świetle prawa jest osoba współpracująca? Wyjaśniamy!

Osoba współpracująca – kto to i kiedy dotyczy przedsiębiorcy

Prowadzenie własnej firmy, zwłaszcza jednoosobowej, jest bardzo pracochłonne. Obowiązków jest tak dużo, że wielu przedsiębiorców angażuje do wykonywania wybranych zadań członków swojej rodziny. Czy żona może nieodpłatnie wspomóc męża w prowadzeniu biznesu? Co na to prawo?

Zgodnie z art. 8 ust.11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę współpracującą z osobami:

• prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą,
• wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług,
• fizycznymi wskazanymi w art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców,

uważamy:

• małżonka,
• dzieci (własne, drugiego małżonka i przysposobione),
• rodziców,
• macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające,

pod warunkiem że osoby te pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Co istotne, osoba taka musi mieć bezpośredni związek z przedmiotem prowadzonej działalności, a jej praca ma charakter zorganizowany i systematyczny. Osobą współpracującą nie będzie zatem członek najbliższej rodziny, który incydentalnie pomaga w prowadzeniu firmy.

Przykład:

Pani Aleksandra prowadzi jednoosobową działalność – ma foodtruck z wegańskimi burgerami. Na co dzień pracuje sama i nie zatrudnia pracowników. Zdarza się jednak, że w nagłych sytuacjach – np. kiedy jest chora lub musi załatwić sprawę w urzędzie, mąż zastępuje ją w pracy – obsługuje klientów i przygotowuje posiłki. Taka pomoc ma jednak charakter okazjonalny, a mąż pani Aleksandry na co dzień pracuje w innej firmie. Nie można go zatem uznać za osobę współpracującą.

Osoby współpracujące mogą być zatrudnione na różnych warunkach – na umowę o pracę, zlecenie, o dzieło, ale także nieodpłatnie. W każdym przypadku, również tym ostatnim, osoba współpracująca musi zostać objęta ubezpieczeniem społecznym. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. W praktyce oznacza to, że nawet za osobę, która nie pobiera wynagrodzenia za współpracę przy prowadzeniu działalności, należy odprowadzać składki ZUS.

Nieodpłatne zatrudnienie małżonka – co na to ZUS

Jak widzimy, nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny, np. małżonka, jest możliwe. Wiąże się jednak z koniecznością rejestracji do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego. Składki ZUS są płacone w takim wymiarze, jak za przedsiębiorcę.

A co się dzieje, gdy przedsiębiorca opłaca składki preferencyjne, np. z tytułu tzw. małego ZUS-u? Tu niestety nie mamy dobrych wiadomości. Osoba współpracująca nieodpłatnie nie może korzystać z ulg przysługujących przedsiębiorcy. Jeśli właściciel firmy dopiero startuje z biznesem i jest uprawniony do korzystania z niższych składek, to osoba współpracująca i tak podlega pełnym składkom.

Przykład:

Pani Anna otworzyła jednoosobową działalność – prowadzi studio fotograficzne. Obecnie płaci preferencyjne składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 442,90 zł z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Pani Annie pomaga mąż, który świadczy nieodpłatną pomoc w prowadzeniu działalności gospodarczej – pomaga przy wybranych zleceniach. ZUS uzna taką pomoc za stałą współpracę, dlatego Pani Anna zobowiązana jest zgłosić męża jako osobę współpracującą i opłacać za niego obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składka chorobowa w tym przypadku jest dobrowolna, Pani Anna może ją opłacać, jeśli chce, aby mąż miał prawo do zasiłku chorobowego.

Czy osoba współpracująca jest pracownikiem firmy?

Jak wspomnieliśmy, osoba współpracująca może być zatrudniona w firmie na podstawie:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenie,
• umowy o dzieło.

W pierwszym przypadku podlega przepisom Kodeksu pracy, a podstawa do naliczania składek wynosi 75% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Oznacza to, że osobę zatrudnioną na umowę o pracę obowiązują takie same zasady przy obliczaniu składek, jak samego przedsiębiorcę. Nie obowiązują przy tym ulgi, np. preferencyjne stawki ZUS. Składki na ubezpieczenie społeczne opłaca przedsiębiorca. Osoba współpracująca na podstawie umowy o pracę musi zostać w ciągu 7 dni zgłoszona do ZUS – z kodem ubezpieczenia 05 11.

Czy każda osoba współpracująca jest pracownikiem? W przypadku umowy zlecenia nie mówimy o pracowniku – taki status nie przysługuje osobom zatrudnionym na umowach cywilnoprawnych. Pojęcie to odnosi się tylko do osób, które nawiązały z pracodawcą stosunek pracy (umowa o pracę). Jeśli chodzi o składki ZUS, to osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenia muszą być zgłoszone do ZUS jako zleceniobiorcy z kodem 04 11. Podlegają ubezpieczeniu społecznemu w takim wymiarze, jak inni pracownicy. Wysokość składek jest uzależniona od wynagrodzenia.

Przedsiębiorca może podpisać z członkiem rodziny umowę o dzieło, jeśli osoba współpracująca mieszka z nim w jednym gospodarstwie domowym. W przypadku umowy o dzieło składki nie zależą od wysokości pensji, są ustalane w taki sam sposób, jak składki przedsiębiorcy.

Przykład:

Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – jest grafikiem komputerowym. W pracy pomaga mu żona, która wspiera go w realizacji zleceń, np. kontaktuje się z klientami czy przygotowuje dokumentację. Na początku działalności Pan Marek zawarł z żoną umowę o pracę – w związku z tym jest zobowiązany do opłacania pełnych składek ZUS. Podstawa wymiaru składek wynosi 75% przeciętnego wynagrodzenia.

Osoba współpracująca bez umowy – zagrożenia i konsekwencje

Członkowie najbliższej rodziny często pomagają przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności – bez podpisywania formalnej umowy. Właściciel firmy nie zgłasza tego faktu do ZUS, bo uważa, że nie ma takiej potrzeby.

Okazuje się jednak, że nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny nie musi być oparte na pisemnej umowie – wystarczą ustne ustalenia. Według przepisów jest to tzw. umowa dorozumiana, której warunki zostały określone ustnie, a strony umowy zgodziły się na nieodpłatną pomoc w firmie.

Niezgłoszenie osoby współpracującej do ubezpieczeń ZUS może mieć poważne skutki. Jeśli współpraca ma charakter regularny, a członek rodziny faktycznie wykonuje pracę w firmie, to ZUS może uznać go za osobę współpracującą. Organ może przeprowadzić w firmie kontrolę, a jeśli wykryje nieprawidłowości – zażądać zapłaty zaległych składek.

Kontrola może też skutkować sankcjami finansowymi lub odpowiedzialnością karnoskarbową. Widzimy więc, że ZUS nie kieruje się tym, czy umowa została podpisana – liczy się faktyczne wykonywanie działań na rzecz firmy.

Kontrola ZUS osoby współpracującej – jak się przygotować?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma szerokie kompetencje przy kontrolowaniu przedsiębiorstw – organ na prawo weryfikować zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i prawidłowość naliczania składek. Co zrobić, żeby kontrola ZUS osoby współpracującej przebiegła bez problemu?

• Upewnij się, że osoba współpracująca została zgłoszona do ubezpieczeń – podstawę stanowi formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
• Przygotuj dokumenty podlegające kontroli – np. umowy z pracownikami, harmonogramy pracy, listy obecności, ewidencję czasu pracy, zgłoszenia do ZUS, rachunki i potwierdzenia wypłat wynagrodzenia. Pamiętaj, że masz obowiązek przechowywania dokumentów, np. deklaracji ZUS-DRA przez okres min. 5 lat, a dokumentów pracowniczych – przez 10 lub 50 lat od zakończenia współpracy.
• Jeśli jakieś dokumenty są przechowywane u osób trzecich, np. w biurze księgowym, zadbaj o ich udostępnienie inspektorowi kontroli.
• Zapewnij pracownikowi ZUS możliwość oględzin składników majątku firmy, które podlegają kontroli.

Prowadzenie własnej firmy, zwłaszcza na początkowym etapie rozwoju, często wiąże się z pomocą ze strony najbliższych. Możliwe jest nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny, należy jednak pamiętać o formalnościach – zgłoszeniu do ZUS oraz odprowadzaniu składek.

Firmowe rozliczenia cię przerastają? Postaw na fachową pomoc ekspertów ING Księgowość!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość