Jak założyć firmę kosmetyczną? Regulacje i przepisy

2025-05-05

Branża kosmetyczna to jeden z najszybciej rozwijających się sektorów usługowych. Coraz więcej osób dba o pielęgnację i korzysta z profesjonalnych zabiegów. Jeśli myślisz o otwarciu własnej firmy kosmetycznej, musisz poznać przepisy, formalności i koszty, które się z tym wiążą. Jak otworzyć gabinet kosmetyczny? Oto co musisz wiedzieć!

Jak otworzyć firmę kosmetyczną i jakie formalności trzeba spełnić?

Rozpoczęcie działalności w branży kosmetycznej to ekscytujące przedsięwzięcie, ale zanim oddasz się swojej pasji i powitasz pierwszych klientów, musisz podjąć kilka ważnych decyzji. Sprawdź, jak założyć własną firmę kosmetyczną krok po kroku.

Wybór formy działalności

Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ daje możliwość na szybkie rozpoczęcie pracy i daje pełną kontrolę nad finansami. Trzeba jednak pamiętać, że właściciel odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy.

Jeśli planujesz współpracę z innymi osobami, możesz rozważyć spółkę cywilną. Wybierając tę formę działalności, wszyscy wspólnicy muszą liczyć się z tym, że ponoszą wspólną odpowiedzialność za długi firmy

Rejestracja firmy

Kolejny ważny etap to rejestracja firmy, która w dużej mierze zależy od wybranej formy działalności. Jeśli decydujesz się na jednoosobową działalność gospodarczą, procedura jest stosunkowo prosta. Wystarczy zgłoszenie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w formie elektronicznej lub osobiście w urzędzie gminy. W tym samym formularzu można zgłosić firmę do ZUS oraz urzędu skarbowego, co znacznie upraszcza cały proces.

Jak dopasować formę opodatkowania do salonu kosmetycznego?

Wybór formy opodatkowania to ważny element planowania finansowego. Decyzja zależy od przewidywanych dochodów, kosztów działalności oraz dostępnych ulg podatkowych.

Jeśli chcesz odliczać koszty i korzystać z ulg podatkowych, to warto rozważyć skalę podatkową. Zapłacisz wtedy podatek w wysokości 12% do dochodu 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty. Kolejną zaletą jest kwota wolna od podatku w wysokości 30 tys. zł. Wadą jest natomiast progresja podatkowa, która przy wysokich dochodach może zwiększyć obciążenia fiskalne

Podatek liniowy zakłada stałą stawkę w wysokości 19%, bez względu na wysokość dochodów. Rozwiązanie to może się sprawdzić się w przypadku dobrze prosperujących salonów. Minusem jest  to, że nie masz możliwości korzystania z niektórych ulg przewidzianych dla skali podatkowej i wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Jeśli przewidujesz wysokie dochody, może to być bardziej opłacalne rozwiązanie niż skala podatkowa

Dla mniejszych salonów, które mają stabilne przychody i niskie koszty, atrakcyjną opcją może być ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W przypadku usług kosmetycznych stawka ryczałtu wynosi 8,5%, a jeśli dodatkowo sprzedajesz kosmetyki, to od tej działalności zapłacisz podatek 3%.

Plusem jest uproszczona księgowość i brak konieczności rozliczania kosztów, ale minusem brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz korzystania z wielu ulg podatkowych.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia własnej firmy kosmetycznej?

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą wystarczy, że wyślesz wniosek o rejestracje firmy do CEIDG. Informacja o założonej działalności gospodarczej trafi do urzędu skarbowego, GUSu w celu nadaniu numeru REGON oraz do ZUSu, gdzie zostanie utworzone konto płatnika składek. .

Warto również pamiętać o rejestracji firmy w BDO (Bazie Danych o Produktach i Opakowaniach oraz Gospodarce Odpadami), jeśli działalność będzie generować odpady medyczne, np. zużyte igły czy środki chemiczne.

Gabinet kosmetyczny – wymagania lokalowe i prawne

Przygotowanie i adaptacja gabinetu kosmetycznego to nie tylko kwestia estetyki. Musi on też spełniać rygorystyczne normy sanitarne i techniczne, żeby zapewnić bezpieczeństwo klientów i personelu. Przede wszystkim powinien być zlokalizowany w odrębnym budynku, lokalu lub stanowić wyodrębnioną część innego obiektu.

Może okazać się, że konieczne będzie oficjalne zgłoszenie lokalu, a jeśli wynajmujesz pomieszczenie, to musisz uzyskać zgodę właściciela na prowadzenie tego typu działalności. Planujesz remont lub adaptację przestrzeni? Sprawdź, czy nie potrzebujesz pozwolenia na budowę lub zgłoszenia prac w urzędzie.

Opodatkowanie nieruchomości

Jeśli część lokalu mieszkalnego jest wykorzystywana na cele prowadzenia działalności kosmetycznej, właściciel musi zgłosić ten fakt do odpowiedniego organu (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) i opłacać podatek od nieruchomości według stawek dla działalności gospodarczej.

Organizacja przestrzeni

W gabinecie kosmetycznym należy zadbać o przemyślany podział przestrzeni, z osobnym miejscem na zabiegi, zapleczem socjalny i toaletami dla klientów. Duże znaczenie mają również instalacje. Bieżąca woda (zarówno zimna, jak i ciepła), sprawna kanalizacja oraz właściwa wentylacja to elementy, bez których działalność nie może funkcjonować.

Wejście do gabinetu kosmetycznego może być wspólne dla innych użytkowników budynku, ale nie może prowadzić przez miejsca, które nie spełniają standardów działalności kosmetycznej.

Higiena i gospodarowanie odpadami w zakładzie kosmetycznym

Higiena to priorytet, dlatego w każdym gabinecie, w którym wykonywane są zabiegi, muszą znaleźć się umywalki z dostępem do wody oraz środki do dezynfekcji rąk i powierzchni. Sanepid nie zna kompromisów w tej kwestii, dlatego już na etapie planowania warto skonsultować się z Powiatowym Inspektorem Sanitarnym.

Komfort klientów i pracowników wymaga też odpowiedniego wyposażenia socjalnego w tym miejsca na posiłki, szatni z zamykanymi szafkami oraz wydzielonej poczekalni z wieszakiem na odzież. Sanitariaty muszą być kompleksowo wyposażone, a absolutny standard to toaleta, umywalka, dozownik na mydło oraz ręczniki jednorazowe.

Przechowywanie środków kosmetycznych i bielizny również podlega ścisłym regulacjom. Kosmetyki powinny z zasady znajdować się w zamykanych szafkach. Czystą i brudną bieliznę należy segregować i przechowywać w oznakowanych pojemnikach.

Pamiętaj o właściwym gospodarowaniu odpadami. Brudna odzież i zużyte materiały muszą być składowane w zamykanych pojemnikach i regularnie usuwane z lokalu. Jeśli planujesz pranie na miejscu, konieczne będzie wydzielenie do tego celu specjalnego pomieszczenia.

Jakie pozwolenia i certyfikaty są wymagane w branży kosmetycznej?

Założenie firmy kosmetycznej nie wymaga koncesji, ale wykonywanie niektórych zabiegów, zwłaszcza tych bardziej inwazyjnych, wymaga zdobycia dodatkowych uprawnień. Przykładem są zabiegi z wykorzystaniem laserów, kwasów medycznych czy mikropigmentacji, które wymagają ukończenia specjalistycznych kursów.

Pracownicy salonu kosmetycznego powinni regularnie uczestniczyć w szkoleniach branżowych i rozwijać umiejętności zgodnie z najnowszymi standardami. Warto również zadbać o to, żeby wszystkie uzyskane certyfikaty były zgodne z wytycznymi sanepidu i organizacji nadzorujących działalność związaną z kosmetologią.

Atesty, certyfikaty i zezwolenia

Profesjonalne usługi kosmetyczne wymagają stosowania nowoczesnego sprzętu, który powinien spełniać określone normy bezpieczeństwa i jakości. Sprawdź, czy urządzenia, które znajdą się w Twoim gabinecie kosmetycznym, mają atesty CE, które świadczą o ich zgodności z europejskimi standardami. Podobnie jest z kosmetykami. Wszystkie preparaty używane w salonie powinny mieć wymagane certyfikaty dermatologiczne oraz być dopuszczone do obrotu w Unii Europejskiej.

Należy też przestrzegać zasad higieny i dezynfekcji. Środki dezynfekujące stosowane w gabinecie powinny być zatwierdzone przez sanepid, a ich skuteczność powinna być potwierdzona odpowiednimi dokumentami. Przechowywanie dokumentacji dotyczącej używanego sprzętu i kosmetyków może okazać się niezbędne w razie kontroli.

Ubezpieczenie OC – dodatkowa ochrona

W branży kosmetycznej, gdzie istnieje ryzyko wystąpienia powikłań po zabiegach, warto również rozważyć wykupienie ubezpieczenia OC. Ochroni ono firmę przed ewentualnymi roszczeniami klientów i pomoże uniknąć wysokich kosztów odszkodowań. Wiele firm ubezpieczeniowych oferuje polisy dostosowane do specyfiki branży kosmetycznej, które obejmują zarówno błędy w sztuce, jak i szkody wyrządzone przez stosowany sprzęt czy preparaty.

Jak obliczyć koszty związane z otwarciem firmy kosmetycznej?

Jeśli otwierasz gabinet kosmetyczny, to musisz liczyć się z wieloma wydatkami. Należy je dokładnie zaplanować, żeby uniknąć nieprzewidzianych kosztów i problemów finansowych. Koszty początkowe zależą od lokalizacji, zakresu usług oraz jakości wyposażenia. Warto sporządzić szczegółowy biznesplan, który pomoże oszacować wszystkie wydatki i określić, jak szybko firma może osiągnąć rentowność. Podpowiadamy, jakie są najważniejsze koszty początkowe

Lokal – wynajem, zakup i adaptacja

Jednym z największych wydatków jest koszt lokalu. W zależności od lokalizacji cena wynajmu może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Jeśli lokal wymaga remontu i dostosowania do wymogów sanepidu (m.in. odpowiedni podział pomieszczeń, zapewnienie dostępu do bieżącej wody, wentylacja), koszty mogą znacznie wzrosnąć.

Wyposażenie gabinetu

Zakup sprzętu i mebli to kolejna istotna inwestycja. W zależności od zakresu oferowanych usług, potrzebne będą: 

• łóżka zabiegowe, fotele kosmetyczne, krzesła dla klientów,
• urządzenia kosmetyczne, np. do mikrodermabrazji, lasery, peeling kawitacyjny,
• autoklaw do sterylizacji narzędzi, co jest obowiązkowe w przypadku niektórych zabiegów,
• meble i akcesoria, czyli szafki na kosmetyki, lustra, wieszaki,
• produkty kosmetyczne i akcesoria jednorazowe, w tym rękawiczki, maseczki, ręczniki papierowe.

Koszt wyposażenia może wynosić od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych w zależności od jakości sprzętu.

Opłaty administracyjne i formalności

Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG jest darmowa. Kolejne koszty to:

• zgłoszenie do sanepidu,
• zakup kasy fiskalnej, jeśli działalność wymaga jej posiadania,
• ewentualne szkolenia pracowników z zakresu BHP i pierwszej pomocy,
• niezbędne kursy i certyfikaty.

Marketing i promocja

Nawet najlepszy gabinet kosmetyczny nie przyciągnie klientów bez odpowiedniej reklamy. Warto zadbać o:

• profesjonalną stronę internetową – koszt od kilkuset do kilku tysięcy złotych,
• profil w social mediach i płatne kampanie reklamowe (na przykład Facebook, Instagram, Google Ads),
• wizytówki i ulotki dla klientów,
• programy lojalnościowe i promocje na start – np. rabaty dla pierwszych klientów.

Koszty bieżące – ZUS, podatki i opłaty

Wysokość składek ZUS zależy od formy działalności i tego, czy korzystasz z ulg na start. Warto wziąć pod uwagę również:

• podatek dochodowy – wybór między ryczałtem, podatkiem liniowym czy skalą podatkową,
• ewentualny podatek VAT,
• media (prąd, woda, internet), które mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Jak sfinansować otwarcie salonu kosmetycznego?

Osoby bez dużego kapitału początkowego mogą skorzystać z kilku form wsparcia:

• dofinansowanie z urzędu pracy – dla osób bezrobotnych możliwe jest uzyskanie nawet kilkunastu tysięcy złotych na start,
• leasing sprzętu kosmetycznego, który pozwala rozłożyć koszty na raty,
• kredyty dla nowych firm – warto przeanalizować oferty banków, zwracając uwagę na oprocentowanie,
• współpraca z inwestorem, jeśli planujesz większy salon i szukasz kapitału na rozwój.

Dobrze zaplanowany start pozwala uniknąć niespodzianek i skupić się na rozwijaniu biznesu w branży beauty. Dlatego zaplanuj swoje działania i efektywnie zarządzaj finansami z ING Księgowość.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość