Jak założyć działalność gospodarczą dla obcokrajowca? Warunki, dokumenty i rejestracja krok po kroku

2026-04-02

Dzięki swobodzie wynikającej z umów międzynarodowych obcokrajowcy mogą nie tylko podejmować w Polsce zatrudnienie, ale także zakładać działalność gospodarczą. Jakie grupy cudzoziemców mogą legalnie prowadzić biznes w naszym kraju? Co trzeba zrobić, żeby zarejestrować firmę?

Kto jako obcokrajowiec może założyć działalność gospodarczą w Polsce?

Działalność gospodarcza pozwala realizować cele zawodowe i rozwijać pomysły biznesowe na własnych zasadach. Okazuje się, że nie tylko polscy obywatele mogą zarejestrować w naszym kraju swój biznes. Firmę w Polsce mogą założyć:

• obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej,
• obywatele państw EOG (Islandia, Norwegia, Liechtenstein),
• obywatele USA i Konfederacji Szwajcarskiej,
• obywatele Ukrainy, którzy posiadają numer PESEL i przebywają legalnie w RP.

Obywatele innych państw (tzw. państw trzecich) również mogą prowadzić w Polsce firmę, jeśli posiadają odpowiedni tytuł pobytowy, m.in.:

• zezwolenie na pobyt stały,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• status uchodźcy,
• ochronę uzupełniającą,
• zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
• Kartę Polaka,
• pozostają w związku małżeńskim z obywatelem RP i posiadają zezwolenie pobytowe.

Cudzoziemcy, którzy nie spełniają powyższych warunków, nie mogą prowadzić firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej – mogą jednak rozwijać biznes w postaci spółki kapitałowej lub komandytowej. Jak założyć działalność gospodarczą dla obcokrajowca?

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji działalności przez obcokrajowca?

Zakres dokumentów wymaganych przy rejestracji firmy zależy od obywatelstwa i statusu pobytowego. Zwykle potrzebne są:

• dokument tożsamości (paszport lub dowód osobisty),
• dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce, np. karta pobytu,
• numer PESEL (opcjonalnie),
• adres zamieszkania i adres prowadzenia działalności,
• numer rachunku bankowego.

W przypadku działalności regulowanej potrzebne są również niezbędne koncesje lub licencje.

Jak zarejestrować działalność w CEIDG krok po kroku?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza i najprostsza forma działalności w Polsce. Nie wymaga kapitału i można założyć ją bezpłatnie przez internet. Jak założyć działalność gospodarczą dla obcokrajowca?

1. Wejdź na stronę ingksiegowosc.pl.
2. Kliknij „Załóż firmę”.
3. Umów się na spotkanie z księgowym od ING, który pomoże wypełnić wniosek
4. Podczas uzupełniania wniosku będą niezbędne dane do wypełnienia:

• dane osobowe – imię i nazwisko, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, numer PESEL,
• adres zamieszkania i dane kontaktowe,
• nazwę firmy (musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy),
• datę rozpoczęcia działalności,
• kody PKD,
• adres do doręczeń,
• miejsce wykonywania działalności,
• formę opodatkowania,
• nazwę biura rachunkowego,
• miejsce przechowywania dokumentów.

5. Podpisz i wyślij wniosek.

Do rejestracji firmy online potrzebny jest numer PESEL. Wniosek o jego wydanie można złożyć w urzędzie gminy.

Informacje wskazane przez przedsiębiorcę w elektronicznym wniosku CEIDG-1 są przekazywane do urzędu skarbowego, ZUS i GUS, co pozwala skrócić formalności. Przedsiębiorca otrzymuje też numer NIP (jeśli go nie posiadał) i REGON bez dodatkowych wniosków.

Rejestracja firmy obcokrajowca trwa do 30 dni, w praktyce formalności zajmują ok. 7 dni.

Jak wybrać formę opodatkowania?

Obcokrajowiec może prowadzić zarówno jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółkę – cywilną, osobową lub kapitałową. W przypadku wyboru jednoosobowej działalności gospodarczej podatek dochodowy można rozliczać na podstawie:

• zasad ogólnych (skala podatkowa) – stawka 12% i 32% od nadwyżki dochodów powyżej 120 tys. zł rocznie.
• podatku liniowego – stała stawka 19% od dochodu, brak kwoty wolnej od podatku,
• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – stawki podatku od 2% do 17%, brak możliwości odliczania kosztów działalności. Podstawę opodatkowania stanowi przychód.

Cudzoziemiec będący polskim rezydentem ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Oznacza to, że w Polsce płaci podatki od wszystkich dochodów.

A co z podatkiem VAT? Cudzoziemiec zakładający w Polsce firmę powinien zweryfikować, czy ma obowiązek zarejestrować się do VAT od pierwszej transakcji.  W przypadku, gdy wykonywane czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie wskazują na obowiązek rejestracji do VAT może zgłosić się dobrowolnie do urzędu skarbowego jako czynny podatnik VAT lub skorzystać ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego).

• Zwolnienie podmiotowe z VAT jest uzależnione od wartości sprzedaży – żeby z niego skorzystać, sprzedaż w ciągu roku nie może przekraczać kwoty 240 tys. zł netto.
• Zwolnienie przedmiotowe z VAT dotyczy wybranych rodzajów działalności gospodarczej (np. wybranych usług edukacyjnych) i nie ma limitów sprzedaży.

Kiedy pojawia się obowiązek ZUS i czy przysługują ulgi na start?

Jako przedsiębiorca musisz zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności. W zgłoszeniu do ZUS pomoże księgowa od ING po uruchomieniu usługi biura rachunkowego.

Wysokość składek ZUS zależy od wybranej formy opodatkowania oraz tego, czy przedsiębiorca korzysta z ulg na start. Składka zdrowotna jest obowiązkowa i jej wysokość oblicza się na podstawie dochodu (skala podatkowa, podatek liniowy) lub przychodu (ryczałt). Składki społeczne są obowiązkowe, chyba że przedsiębiorca korzysta z ulgi na start lub osiąga przynajmniej minimalne wynagrodzenie o pracę.

Obcokrajowiec, podobnie jak polski obywatel, może korzystać z ulg w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne. Do najważniejszych należą:

• ulga na start – zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności,
• preferencyjne składki ZUS – możliwość opłacania obniżonych składek przez kolejne 24 miesiące,
• tzw. mały ZUS Plus – ulga umożliwiająca opłacanie niższych składek, uzależniona od osiąganych dochodów.

Podstawą do skorzystania z ulg dla początkujących przedsiębiorców jest spełnienie odpowiednich kryteriów, np. brak prowadzenia działalności w Polsce w ciągu ostatnich 60 miesięcy lub wykonywania tych samych czynności w ramach prowadzonej działalności dla byłego lub obecnego pracodawcy.

Jakie problemy najczęściej pojawiają się przy zakładaniu firmy przez obcokrajowców?

Chociaż zakładanie działalności w Polsce jest maksymalnie uproszczone, to wielu początkujących przedsiębiorców ma wątpliwości dotyczące wyboru formy organizacyjnej firmy, sposobu opodatkowania czy dopełnienia formalności w urzędach. Cudzoziemcy tym bardziej mogą gubić się w gąszczu przepisów i procedur administracyjnych. Co może utrudnić zakładanie działalności gospodarczej przez obcokrajowca?

• Nieprawidłowy tytuł pobytowy – nie każdy dokument legalizujący pobyt obcokrajowca w Polsce uprawnia do prowadzenia działalności.
• Brak numeru PESEL lub profilu zaufanego – utrudnia lub uniemożliwia rejestrację firmy online.
• Nieznajomość przepisów podatkowych – brak wiedzy o dostępnych formach opodatkowania i sposobie prowadzenia ewidencji księgowych.
• Nieznajomość obowiązków przedsiębiorcy wobec urzędów – może skutkować np. opóźnieniami w zgłoszeniach do ZUS czy błędami w rozliczeniach podatkowych.
• Bariera językowa w kontaktach urzędowych – utrudnia zrozumienie przepisów i wypełnianie formularzy.

Obcokrajowiec może założyć w Polsce działalność gospodarczą – oczywiście pod odpowiednimi warunkami i po wypełnieniu formalności. Warto dobrze przygotować się do rejestracji firmy – sprawdzić podstawę do prowadzenia legalnego biznesu w Polsce, wybrać formę opodatkowania, miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz kody PKD. Proces ten można powierzyć księgowemu od ING, który pomoże w wypełnieniu wniosku o założenie działalności gospodarczej.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość