Fakturowanie i Księgowość

Nie jestem klientem ING


Nie musisz nim być, by móc fakturować i księgować

Zarejestruj się bez konta

Otwórz konto - klienci bankowi mają łatwiej!

Jestem klientem ING


Korzystasz z bankowości internetowej Moje ING
lub ING Business?

Błędy na fakturach - jak je korygować?

2021-11-24

Każdemu przedsiębiorcy mogą się zdarzyć błędy na fakturze. To nie tylko częsty przypadek, ale jednocześnie jeden z najbardziej frustrujących i denerwujących. Faktury to dokumenty księgowe, nie mogą więc być błędnie wystawione. Każdy taki błąd wymaga poprawy i usunięcia. Warto jednak wiedzieć, że zależnie od rodzaju tego błędu – wymagane jest inne postępowanie. Jak poprawiać błędy na fakturze?

 

Rodzaje błędów na fakturze

Mimo dokładania nawet największych starań do poprawnego wystawiania faktury błędy i tak mogą się wydarzyć. W dokumentacji księgowej wyróżnia się ich dwa zasadnicze rodzaje. Są to błędy merytoryczne i formalne. Nieprawidłowa nazwa nabywcy czy źle zapisany jego adres to innego rodzaju usterka niż błąd w obliczeniach czy niewłaściwa wartość podatku VAT.

 

Błędy formalne na fakturze

Błędy formalne na fakturze to wszelkiego rodzaju nieprawidłowości w nazwie kontrahenta, jego adresie czy numerze nip. Oznacza to, że część rozliczeniowa faktury jest przygotowana i wypełniona prawidłowo, a jedynie część identyfikacyjna ma wady. W takiej sytuacji w zupełności wystarczy wystawienie noty korygującej zamiast generowania faktury korygującej.

 

W momencie gdy nabywca dostrzeże, że otrzymana przez niego faktura zawiera błędy formalne, nie musi zwracać się o fakturę korygującą do wystawcy dokumentu. Może samodzielnie wykonać notę korygującą i w ten sposób poprawić istniejące na dokumencie błędy.

 

Jakie usterki można poprawiać za pomocą noty korygujące?

Są to:

  • błąd w dacie wystawienia faktury źródłowej;
  • błąd w dacie dostarczenia towarów;
  • błąd w dacie wykonania usługi;
  • błędny numer faktury;
  • błędy w imieniu lub nazwisku odbiorcy;
  • błąd w nazwie odbiorcy;
  • błędy w nazwie towarów lub usług;
  • błędy w adresie odbiorcy.

 

Nota korygująca

Dla swojej poprawności nota korygująca musi spełniać określone wymogi formalne. Ustawodawca jednoznacznie określił, jakiego są one rodzaju i dotyczą przede wszystkim treści noty. Żeby można ją było uznać za poprawnie wystawioną musi zawierać oznaczenie „nota korygująca” oraz kolejny numer zgodnie z przyjętą zasadą numeracji. Ponadto powinna być opatrzona datą wystawienia oraz oznaczeniem, kto wystawił fakturę i kto wystawia notę. Najważniejszą jej część stanowi treść poprawianej faktury wraz ze wskazaniem błędnych informacji oraz wymieniem ich na informacje poprawne.

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Ustawodawca jednak nie doprecyzował sposobu zaakceptowania dokumentu, a jednocześnie zwolnił z konieczności uzyskania podpisu wystawcy faktury na nocie. To oznacza, że akceptacja drogą elektroniczną czy podpis na „zwrotce” z poczty również mogą być uznane za wiążące.

 

Błędy merytoryczne

Częstym błędem popełnianym przy wystawianiu faktury jest pomyłka w obliczeniach. Nieprawidłowa liczba zamówionego towaru, nieprawidłowa wartość czy błędna wysokość podatku VAT to najpopularniejsze problemy. Zalicza się je do błędów merytorycznych, a tych nie można poprawić za pomocą noty korygującej. Tu konieczna będzie już faktura korygująca, która ma nieco inne znaczenie księgowe niż nota i inne zasady obowiązują przy jej wystawianiu.

Faktura korygująca musi być wystawiona przez wystawcę faktury źródłowej i to on odpowiedzialny jest za naniesienie poprawek.

Gdy nabywca dostrzeże, że otrzymana przez niego faktura została wystawiona nieprawidłowo, wówczas musi zawnioskować do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Ten zaś musi niezwłocznie wprowadzić zmiany i wystawić fakturę korygującą.

 

Faktura korygująca

Dla zachowania jej poprawności faktura korygująca powinna być poprawnie oznaczona i uzupełniona. Należy pamiętać o wprowadzeniu daty jej wystawienia i oznaczeniu stron transakcji. W treści powinna zawierać błędnie zapisaną pozycję oraz jej poprawną wersję. Faktura korygująca musi być zaakceptowana przez nabywcę i akceptacja ta musi być jednoznaczna, nie może być łatwa do podważenia.

 

Najkorzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest wystawianie faktur bez błędów i pomyłek. Jednak w toku prowadzenia działalności nie da się ich całkowicie wyeliminować czy uniknąć. To prowadzi w efekcie do konieczności ich korygowania za pomocą noty lub faktury korygującej.


Zespół Ekspertów ING Księgowość