Odszkodowanie - jak księgować?

2022-07-11

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej może się zdarzyć, że przedsiębiorca otrzyma odszkodowanie od swojego kontrahenta. Takie sytuacje się zdarzają szczególnie w przypadku niedotrzymania warunków umowy. Albo zostanie przekroczony termin jej realizacji, albo nie zostaną dotrzymane warunki jakościowe lub inne. Odszkodowanie może wpłynąć z tytułu samej umowy – jeżeli takie ustalenia są w niej zapisane lub z tytułu odszkodowania wpłaconego z polisy ubezpieczeniowej. Odszkodowanie może też być wypłacone z polisy ubezpieczeniowej, w razie zajścia nieszczęśliwego zdarzenia, które było objęte ochroną ubezpieczeniową.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR)

Przedsiębiorcy mogą się rozliczać z prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). W odpowiednich kolumnach należy rejestrować przychody uzyskiwane z działalności, jak również koszty poniesione na ich uzyskanie. Każda kolumna księgi jest opisana i jasne jest, co i gdzie należy wprowadzać.

Jednakże, w księdze znajduje się jeszcze jedna dodatkowa kolumna, która opisana jest niezrozumiale dla przedsiębiorców. Chodzi o kolumnę numer 8 pod nazwą „inne przychody”. Co należy w niej umieszczać i czy odszkodowanie właśnie tam powinno zostać zaksięgowane?

Inne przychody

To, co należy zamieszczać w kolumnie ósmej, reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Dla rozjaśnienia sytuacji można też sięgnąć po ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwaną również ustawą o PIT. W artykule 14 ustęp 2 tej ustawy znajduje się katalog przychodów, które można zamieścić w kolumnie 8 „inne przychody”.

Ustawodawca wymienia tam między innymi taki źródła przychodów, jak:

• różnice kursowe przy przewalutowaniu;
• odpłatne zbycie składników majątku;
• dotacje;
• subwencje;
• otrzymane kary umowne;
• odsetki od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;
• umorzone lub przedawnione zobowiązania;
• wierzytelności zwrócone opisane jako nieściągalne lub takie, na które utworzono rezerwy zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
• świadczenia otrzymane w naturze;
• wynagrodzenie za prowadzenie pracowniczego programu emerytalnego;
• odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Na podstawie powyższego zestawienia, zarówno kary umowne, jak i odszkodowania polisowe, należy zaksięgować właśnie w kolumnie numer 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów pod hasłem „inne przychody”.

Poprawne rozlicznie odszkodowania

Otrzymane odszkodowanie należy zaksięgować i rozliczyć niezależnie od tego, czy składka na polisę ubezpieczeniową została zaksięgowana w kosztach uzyskania przychodu, czy też nie.

Warto jednak nadmienić, że odszkodowania majątkowe i osobowe są zwolnione z odprowadzania od nich podatku dochodowego. Wyjątek stanowią jednak odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na naprawienie uszkodzonych składników majątku, może to zrobić ze środków pochodzących z odszkodowania lub środków własnych – nie ma to znaczenia. Poniesiony na ten cel wydatek należy zaksięgować w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Wpływ z odszkodowania natomiast należy zaksięgować, wraz z odpowiednim dla niego dowodem księgowym w kolumnie 8 „inne przychody” i rozliczyć podatek dochodowy, jeżeli odszkodowanie dotyczyło składników majątku.

Kwestia rozliczania szkód związanych z samochodami zależy w dużej mierze od rodzaju wykupionej polisy. Jeżeli zaś przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT może odliczyć podatek VAT związany z otrzymanym zwrotem kosztów naprawy.

Na koniec należy wspomnieć, że otrzymanie odszkodowania za zniszczony majątek oraz zaksięgowanie kosztów jego naprawy są niezależne od indywidualnych ustaleń pomiędzy przedsiębiorcą i ubezpieczycielem.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość