Czym jest proporcja w VAT? Kiedy się ją stosuje?

2025-08-18

Proporcja w VAT dotyczy przedsiębiorców, którzy w ramach swojej działalności prowadzą zarówno sprzedaż  opodatkowaną VAT, jak i zwolnioną z podatku. Jak obliczyć wskaźnik proporcji VAT? Kiedy należy zgłosić przyjętą proporcję do urzędu skarbowego?

Proporcja VAT – co to jest i jak działa?

Jak wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają prawo do odliczenia VAT od zakupów służących prowadzeniu działalności. Nie w każdej sytuacji możliwe będzie odliczenie pełnej kwoty. Dotyczy to firm, które w swojej ofercie mają towary lub usługi opodatkowane VAT, ale także zwolnione z VAT – czyli prowadzą tzw. sprzedaż mieszaną. W takiej sytuacji musisz rozliczyć VAT proporcjonalnie.

Wskaźnik proporcji VAT jest wyrażony w wartości procentowej, liczonej jako udział rocznego obrotu netto ze sprzedaży podlegającej opodatkowaniu, w całkowitym obrocie netto.

Określa on, jaką część podatku z faktury kosztowej dotyczącej sprzedaży mieszanej można odliczyć. Proporcję ustalasz na podstawie obrotów z poprzedniego roku podatkowego. Jeśli dopiero zaczynasz działalność, możesz oszacować przewidywane obroty i na tej podstawie obliczyć proporcję.

Niezależnie od tego, czy jesteś na starcie działalności, czy prowadzisz ją od jakiegoś czasu, na koniec roku, w oparciu o faktyczny obrót opodatkowany i zwolniony, musisz ustalić rzeczywisty wskaźnik proporcji. Jeśli wynik będzie inny niż zastosowany oraz przekracza dopuszczone dwa punkty procentowe , konieczna jest korekta.

Przykład:

Pani Irena założyła firmę szkoleniową, w ramach której prowadzi kursy dla osób prywatnych (zwolnione z VAT) oraz szkolenia dla firm (VAT 23%). Potrzebowała do pracy rzutnika i laptopa, wynajęła również salę szkoleniową. Od kosztów może odliczyć tylko część VAT – proporcjonalnie do udziału sprzedaży opodatkowanej w ogólnej sprzedaży. Musi zatem ustalić proporcję VAT.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który oferuje wyłącznie usługi lub produkty opodatkowane VAT, to nie masz obowiązku stosowania proporcji VAT – podatek możesz odliczyć od wszystkich faktur kosztowych, o ile zakupy są związane z działalnością oraz nie są wykluczone przepisami prawa. Nie stosujesz też proporcji, jeśli dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT. W takiej sytuacji nie naliczasz VAT na fakturach, nie masz też prawa do jego odliczania.

Przykład:

Pan Andrzej prowadzi firmę remontową i wystawia faktury z 8% i 23% VAT. W ramach działalności kupuje narzędzia, paliwo i korzysta z usług księgowej. Cały przychód pochodzi ze sprzedaży opodatkowanej, a zatem wszystkie koszty związane z prowadzeniem firmy może uwzględnić w odliczeniu VAT.

Proporcja VAT w trakcie roku – kiedy trzeba ją przeliczyć?

Ustalenie proporcji VAT jest możliwe także w trakcie roku na podsawie szacunków. Dotyczy to tych przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku podatkowym:

• nie osiągnęli obrotu lub
• obrót był niższy niż 30 tys. zł.

W takiej sytuacji prawo dopuszcza przyjęcie danych szacunkowych do wyliczenia współczynnika VAT. Precyzuje to art. 90 ust. 8 ustawy o VAT. Zgodnie z przepisami musisz powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętych danych wyliczonych szacunkowo. Termin upływa 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy zastosowałeś proporcję VAT, jednak nie później niż w dniu przesłania deklaracji JPK_V7.

Jak obliczyć proporcję VAT krok po kroku?

Żeby ustalić współczynnik proporcji VAT, należy porównać wartość sprzedaży opodatkowanej do wartości całkowitej sprzedaży (czyli sumy sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej z VAT). Następnie wynik mnoży się przez 100% i zaokrągla w górę. W ten sposób otrzymujemy wartość procentową, która określa, jaka część VAT naliczonego z faktur kosztowych może zostać odliczona (proporcja VAT).

Jak obliczyć wskaźnik? Poniżej podajemy wzór:

• (wartość sprzedaży opodatkowanej VAT netto/wartość sprzedaży całkowitej netto) x 100%

Nie wlicza się do obrotu wpływów z:

• dostaw towarów i usług zaliczanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji,
• pomocniczych transakcji w zakresie nieruchomości i pomocniczych transakcji finansowych,
• dostawy gruntów i praw wieczystego użytkowania, zaliczanych do środków trwałych firmy,
• tytułu transakcji dotyczących usług zwolnionych, np. usług udzielania kredytów, które zostały określone w ustawie o VAT, w zakresie, w jakim mają charakter pomocniczy.

Sprawdźmy, w jaki sposób należy obliczyć wskaźnik proporcji VAT.

Przykład:

Firma Pani Janiny w poprzednim roku dokonała sprzedaży opodatkowanej 23% VAT na kwotę 150 tys. zł oraz sprzedaży zwolnionej na kwotę 20 tys. zł. Łączna wartość sprzedaży wyniosła 170 tys. zł. Obliczamy proporcję VAT:

• (150 000 zł/170 000 zł) x 100 = 88,23%

W takim przypadku współczynnik VAT dla kolejnego roku podatkowego wynosi 89%. Oznacza to, że w bieżącym roku podatkowym pani Janina może odliczyć od 89% VAT naliczonego z faktur kosztowych związanych ze sprzedażą mieszaną.

Jeśli Pani Janina kupi laptopa za 4000 zł netto (920 zł VAT), to odliczeniu będzie podlegać 89%, czyli 818,80 zł.

Wyłączenie stosowania proporcji VAT i zmiany w przepisach

Ustawodawca przewidział też możliwość zastosowania uproszczonych zasad w określonych przypadkach.

• Jeśli wyliczona proporcja przekracza 98% orazkwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu będzie mniejsza niż 10 tys. zł rocznie – możesz przyjąć proporcję 100% (odliczasz cały VAT).
• Jeśli proporcja nie przekracza 2% – możesz przyjąć proporcję 0% (nie przysługuje odliczenie).

Proporcja w VAT – roczna korekta VAT naliczonego

Jak wspomnieliśmy na początku, każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż mieszaną powinien po zakończeniu roku podatkowego ustalić rzeczywisty wskaźnik proporcji. Dokonuje się tego na podstawie faktycznych obrotów z danego roku. Jeśli wynik różni się od stosowanej wcześniej proporcji, konieczna jest korekta. Korekty należy dokonać w deklaracji VAT za pierwszy miesiąc lub pierwszy kwartał roku – w zależności od wybranego sposobu rozliczeń.

Proporcja w VAT – o tym warto pamiętać

Stosowanie proporcji VAT jest obowiązkiem przedsiębiorców prowadzących tzw. sprzedaż mieszaną – czyli taką, która obejmuje zarówno sprzedaż opodatkowaną, jak i zwolnioną z VAT. Proporcja jest ustalana na podstawie rzeczywistych danych z poprzedniego roku podatkowego, a w przypadku firm, które dopiero rozpoczynają sprzedaż mieszaną – szacunkowo. Od ustalonej wartości zależy, jaka część VAT z faktur kosztowych dotyczących sprzedaży mieszanej może zostać odliczona.

Jeśli prowadzisz sprzedaż mieszaną, twoim obowiązkiem jest nie tylko prawidłowe wyliczenie wskaźnika proporcji VAT, ale także jego ewentualna korekta po zakończeniu roku. W określonych przypadkach musisz też poinformować naczelnika urzędu skarbowego o przyjętej proporcji. Dzięki znajomości zasad stosowania proporcji VAT możesz uniknąć wielu błędów i związanych z nimi sankcji podatkowych.

Chcesz mieć VAT pod kontrolą? Skonsultuj się z ekspertami ING Księgowość i działaj bez stresu!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość