Utworzenie certyfikatu do integracji z KSeF – jak uzyskać i skonfigurować dostęp?

2026-01-15

W listopadzie 2025 r. ruszyła możliwość składania wniosków o przyznanie Certyfikatu KSeF – narzędzia, które służy m.in. do uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur. Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Czym jest certyfikat KSeF i do czego służy?

Certyfikat KSeF to jedna z metod uwierzytelnienia oraz potwierdzania tożsamości wystawcy w Krajowym Systemie e-Faktur. Może być wykorzystywany również przy generowaniu faktur w trybach awaryjnych i offline. Obecnie system jest w fazie przygotowawczej, jednak:

• od 1 listopada 2025 r. można składać wnioski o przyznanie certyfikatu,
• od 1 lutego 2025 r. będzie możliwe jego pełne wykorzystanie w KSeF 2.0.

Ministerstwo Finansów przewidziało dwa rodzaje certyfikatów KSeF – każdy ma inne zastosowanie.

• Certyfikat typu 1 – służy do uwierzytelniania w systemie KSeF, od stycznia 2027 r. będzie można uwierzytelnić się tylko certyfikatem (po wygenerowaniu tokenu do KSeF 2.0 będzie możliwe korzystanie z niego tyko do końca 2026 roku).
• Certyfikat typu 2 – przeznaczony do oznaczania faktur kodem pozwalającym na potwierdzenie tożsamości wystawcy przy generowaniu faktur w trybie offline („offline24”, „offline” spowodowany czasową niedostępnością lub awarią). W praktyce będzie pozwalał na wystawianie faktur np. przy planowanej niedostępności systemu KSeF lub braku połączenia z internetem.

Certyfikat KSeF będzie ważny maksymalnie przez 2 lata od momentu jego wydania lub od daty początkowej wskazanej przez użytkownika we wniosku. Po tym terminie należy wystąpić o kolejny certyfikat.

Kto może uzyskać w KSeF certyfikat

O certyfikat KSeF mogą ubiegać się:

• osoby fizyczne z uprawnieniami właścicielskimi, np. właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych,
• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• podatnicy niebędący osobami fizycznymi posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną do uwierzytelniania w KSeF.

Wybrane grupy podmiotów będą musiały wystąpić o ponowne nadanie certyfikatu. Chodzi o osoby fizyczne, które nie zostały uprawnione przez formularz ZAW-FA do 31 października 2025 r., a także podmioty, które otrzymały uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Jak uzyskać certyfikat KSeF krok po kroku

Do końca stycznia 2026 r. o wydanie certyfikatu można wystąpić w Module Certyfikatów i Uprawnień KSeF. Jak to zrobić?

• Wejdź na stronę http://www.mcu.mf.gov.pl/web
• Wybierz Moduł Certyfikatów i Uprawnień.
• Wybierz sposób logowania (np. Profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna).
• Jeśli logujesz się profilem zaufanym – podaj NIP firmy i kliknij „uwierzytelnij”, następnie podpisz dokumenty.
• Zaloguj się do aplikacji KSeF i wybierz zakładkę „Certyfikaty”, a następnie „Wnioskuj o certyfikat”.
• Wpisz nazwę certyfikatu (np. nazwę firmy) i ustaw hasło.
• Kliknij „Generuj” i wybierz przeznaczenie certyfikatu (Podpis linku do weryfikacji wystawcy lub uwierzytelnienie w systemie KSeF). Do płynnego działania firmy potrzebujesz obu certyfikatów, jednak w tym kroku wybierz tylko jeden z nich. Możesz podać datę, od której certyfikat będzie ważny.
• Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
• Powtórz procedurę w celu wydania drugiego rodzaju certyfikatu.
• Po przetworzeniu wniosku kliknij „Pobierz”.

Od lutego 2026 r. wnioski o wydanie certyfikaty będzie można składać w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Najczęstsze błędy przy generowaniu certyfikatu KSeF

Przy występowaniu o certyfikat KSeF może wystąpić wiele błędów, których skutkiem może być opóźnienie lub konieczność ponownego złożenia wniosku. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

• Podanie we wniosku zbyt późnej daty ważności certyfikatu - jeśli ustawisz start ważności na przyszłą datę, do tego dnia certyfikat nie zadziała – nie zalogujesz się nim ani nie wystawisz faktury (zwłaszcza w trybach offline/offline24), co może wstrzymać proces fakturowania w firmie. Najbezpieczniej ustawić początek ważności na dzień wydania.
• Niewłaściwe zabezpieczenia certyfikatu –niepowołane osoby mogą wykorzystać certyfikaty na przykład do wystawiania fałszywych faktur. Koniecznie należy  unieważnić dany certyfikat.
• Uwierzytelnienie z użyciem tokenu KSeF – nie daje możliwości wystawienie faktury w trybie offline. Tylko certyfikat umożliwia wystawianie faktur w trybie offline.

Jak odnowić lub unieważnić certyfikat w KSeF

Wydane certyfikaty oraz ich statusy można weryfikować w aplikacji KSeF. Wystarczy wybrać zakładkę „Certyfikaty”, a następne „Lista certyfikatów”. W tym miejscu można też unieważnić certyfikat, np. w przypadku utraty komutera na którym zapisany jest certyfikat lub ujawnienia go osobie trzeciej. Należy zaznaczyć go na liście, a następnie kliknąć przycisk „Unieważnij” widoczny na dole strony (pod tabelą z certyfikatami). Po unieważnieniu certyfikat nadal jest widoczny w systemie, jednak nie może być używany. Odnowienie certyfikatu wiąże się z wydaniem nowego.

Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania w systemie oraz potwierdzania tożsamości w sytuacji wystawienia faktury w przypadku pracy w trybie offline. Wnioski o jego wydanie można już składać – do końca stycznia w Module Certyfikatów i Uprawnień, a później – w aplikacji podatnika KSeF.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość