Tryb offline KSeF – jak wystawiać faktury podczas niedostępności KSeF?
2025-11-07
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza liczne udogodnienia dla przedsiębiorców w Polsce. Jednym z nich jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline. To rozwiązanie szczególnie przydatne w przypadku awarii lub niedostępności systemu. Sprawdź, jak działa w KSeF w trybie offline, jakie daje możliwości i kiedy warto z niego korzystać.
KSeF w trybie offline – co musisz wiedzieć?
W 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla większości podmiotów w Polsce:
- od 1 lutego 2026 r. obejmie największe przedsiębiorstwa,
- od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.
Wdrożenie KSeF to spore wyzwanie, zwłaszcza dla mniejszych firm, które dotąd wystawiały tradycyjne, papierowe faktury. Wraz z nowymi obowiązkami pojawia się też wiele pytań i wątpliwości. Co zrobić, gdy system ulegnie awarii lub trwają prace serwisowe?
Ministerstwo Finansów przewidziało takie sytuacje, wprowadzając dwa mechanizmy:
- tryb offline niedostępność KSeF – stosowany w przypadku planowanych prac serwisowych ,tryb offline24 – umożliwia każdemu podatnikowi wystawianie faktur przy trudnościach w wystawieniu i przesłaniu do KSEF np. w sytuacji problemów z jakością sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem.
W sytuacji wystąpienia awarii systemu KSeF, Ministerstwo wprowadziło tryb awaryjny.
KSeF tryb offline– jak działa?
Faktury wystawiane w trybie offline są nadal pełnoprawnymi fakturami elektronicznymi, zgodnymi ze strukturą FA(3). Aby móc z niego korzystać, konieczne jest posiadanie Certyfikatu KSeF, który pozwala generować kody QR potwierdzające autentyczność dokumentu.
Tryb offline– jak wystawiać faktury ?
W przypadku brak możliwości wysłania faktury do KSeF wystarczy:
- wystawić fakturę w ING Księgowość (jest ona zgodna z strukturą JPK_FA(3)),
- przesłać fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu lub po zakończeniu okresu niedostępności KSeF – wówczas system nada jej numer.
Faktury przesłane w trybie offline będą oznaczane dwoma kodami QR, czyli znakami graficznymi umieszczanymi na wizualizacji dokumentu.
- Kod „OFFLINE” – zapewnia dostęp do faktury i sprawdzenie danych,
- Kod „CERTYFIKAT” – potwierdza tożsamość wystawcy faktury.
Nabywca odbiera fakturę w KSeF – z wyjątkiem konsumentów lub podmiotów zagranicznych (tzw. nabywców szczególnych), którym dokument przekazuje się w uzgodniony wcześniej sposób, np. mailem.
Jak ustalać daty na fakturach wystawionych offline?
W przypadku faktur wystawianych w trybie offline obowiązują takie same zasady określania dat, jak w standardowych e-fakturach w KSeF.
- Data wystawienia faktury – to data wskazana w polu P_1 struktury logicznej e-faktury, czyli data wskazana przez wystawcę.
- Data otrzymania faktury – data przydzielenia numeru faktury w KSeF, a w przypadku faktur wystawianych konsumentom lub podmiotom zagranicznym – data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę.
Jak przygotować się do korzystania z trybu offline KSeF?
Aby wystawiać faktury w trybie offline, przedsiębiorca powinien:
- korzystać z oprogramowania księgowego zgodnego z KSeF i strukturą FA(3),
- posiadać ważny Certyfikat KSeF – wydawany przez Ministerstwo Finansów, służący do podpisywania faktur oraz potwierdzania tożsamości podmiotu wystawiającego dokument.
- mieć możliwość generowania kodów QR na fakturach.
Co w przypadku awarii KSeF – tryb awaryjny
Ministerstwo Finansów przewiduje dwa rodzaje postępowania na wypadek awarii:
1. awaria systemu KSeF – ogłoszona w komunikatach Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu.
W takim przypadku:
- fakturę wystawia się w postaci elektronicznej (zgodnie z strukturą),
- przesyła się ją do KSeF w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
Nabywca powinien otrzymać fakturę w uzgodnionej postaci, np. mailem. Taka faktura również musi posiadać kody QR, jak w przypadku trybu offline.
2. całkowita awaria KSeF – to sytuacja nadzwyczajna, np. w razie poważnego zagrożenia bezpieczeństwa kraju lub jego infrastruktury. Komunikaty o awarii będą zamieszczane w mediach.
W takiej sytuacji:
- fakturę można wystawić w postaci papierowej lub elektronicznej,
- nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej,
- faktury nie przesyła się do KSeF, a przekazuje nabywcy np. mailem lub osobiście.
Jakie funkcje KSeF działają w trybie offline?
W trybie offline można też wystawić fakturę korygującą. Warunkiem jest przesłanie do KSeF faktury pierwotnej. Przy wypełnianiu faktury korygującej konieczne jest wpisanie numeru faktury korygowanej.
Podsumowując, tryb offline KSeF to praktyczne rozwiązanie, które gwarantuje ciągłość fakturowania nawet w przypadku braku Internetu lub problemów z działaniem systemu. Pozwala wystawiać faktury zgodne ze strukturą FA(3), a następnie przesłać je do KSeF po przywróceniu połączenia. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą działać bez zakłóceń – nawet w kryzysowej sytuacji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w integracji ING Księgowość z KSeF – skontaktuj się z zespołem wsparcia ING Księgowość lub skorzystaj z instrukcji!
Zespół Ekspertów ING Księgowość