System KSeF – wymagania sprzętowe i techniczne. O czym warto pamiętać?

2025-11-28

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to ogromne wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw w Polsce. Jak przygotować się do pracy z systemem? Jakie wymagania techniczne i sprzętowe trzeba spełnić, żeby praca przebiegała bez zakłóceń, a korzystanie z systemu było płynne?

Co warto wiedzieć o wymaganiach KSeF przed rozpoczęciem?

Krajowy System e-Faktur to centralny system informatyczny przygotowany przez Ministerstwo Finansów – służący do wystawiania i zarządzania tzw. fakturami ustrukturyzowanymi. Na przygotowanie do wdrożenia systemu pozostało niewiele czasu.

Przypomnijmy, że:

• KSeF zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r. – wówczas obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa.
• Od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy będą zobligowani do korzystania z KSeF.
• Najdłuższy czas na przygotowanie mają tzw. podmioty wyłączone – o obrotach poniżej 10 tys. zł miesięcznie z faktur wraz z podatkiem VAT oraz wystawiające tylko faktury uproszczone (do kwoty 450 zł). Wobec nich obowiązek przesunięto do 1 stycznia 2027 r.

KSeF będzie działać online przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku. Aby obsługa była bezproblemowa, przedsiębiorca powinien dysponować odpowiednim sprzętem, aktualnym oprogramowaniem i stabilnym połączeniem z Internetem. System umożliwia też pracę w trybie offline24, co pozwala na wystawianie faktur nawet w przypadku awarii sieci – dokumenty zostaną przesłane automatycznie po przywróceniu połączenia internetowego.

KSeF – jakie są wymagania sprzętowe i techniczne?

Aby korzystać z systemu KSeF należy posiadać:

• urządzenie z dostępem do Internetu – może to być smartfon lub komputer,
• konto w systemie KSeF,
• dostęp do aplikacji KSeF lub programu komercyjnego zintegrowanego z systemem KSeF (np. ING Księgowość)

Wymagania techniczne KSeF – co należy przygotować?

Z KSeF można korzystać z poziomu aplikacji przygotowanych przez Ministerstwo Finansów lub przez komercyjne oprogramowanie księgowe. Obecnie do wyboru jest:

• Aplikacja Podatnika KSeF – narzędzie online, daje pełną kontrolę nad wystawianiem faktur i zarządzaniem dokumentami. Dzięki niemu można zarządzać uprawnieniami, nadawać dostępy, pobierać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
• Aplikacja Mobilna KSeF – umożliwia zarządzanie fakturami z poziomu smartfona.
• Aplikacja e-mikrofirma – pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich i zarządzanie dokumentami. Rozwiązanie dostępne w e-Urzędzie Skarbowym.

Jeśli do zarządzania fakturami będzie używany dotychczasowy program księgowy, konieczna jest jego integracja z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępni środowisko integracyjne interfejsu programistycznego API KSeF 2.0. Wymaga to współpracy z dostawcą systemu finansowo-księgowego lub działem IT.

Wymagania techniczne obejmują także przygotowanie organizacyjne – w tym szkolenie pracowników, którzy będą wystawiać lub odbierać faktury.

Warto również upewnić się, że stosowane zabezpieczenia (firewall, certyfikaty SSL, aktualne systemy antywirusowe) zapewniają bezpieczną komunikację z serwerami KSeF.

KSeF – wymagania sprzętowe, które musisz spełniać

Aby praca z KSeF była bezpieczna i zgodna z przepisami, należy zadbać nie tylko o sprzęt, ale także o środowisko systemowe:

• aktualne systemy operacyjne i przeglądarki,
• dostęp do konta z odpowiednimi uprawnieniami (administrator, właściciel lub użytkownik upoważniony),
• certyfikaty i podpisy elektroniczne ważne w dacie logowania,
• zabezpieczenia antywirusowe

KSeF – wymagania prawne dotyczące użytkowania systemu

Użytkownik, który chce korzystać z KSeF, musi najpierw uwierzytelnić tożsamość. Przed rozpoczęciem pracy z systemem warto upewnić się, że firma dysponuje aktywnymi metodami uwierzytelniania. Autoryzacja może nastąpić na podstawie następujących metod:

• Profil Zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• Token KSeF,
• Certyfikat KSeF (będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.).

Jeśli nie masz jeszcze dostępu do żadnej z tych form autoryzacji, warto je wyrobić z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów z logowaniem do systemu i wystawianiem faktur.

KSeF – wymagania a praktyka

Wymagania techniczne i systemowe to nie wszystko – żeby KSeF przynosił firmie korzyści, warto zadbać o odpowiednie uprawnienia użytkowników. Ważne jest ustalenie, kto w firmie może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury. Nadanie właściwych ról i dostępów zwiększy bezpieczeństwo oraz kontrolę nad dokumentami.

Kolejna rada co do korzystania z KSeF w praktyce dotyczy regularnego aktualizowania programów – dotyczy to zarówno systemu operacyjnego, jak i używanego programu księgowego. Aktualizacje często zawierają poprawki bezpieczeństwa i dostosowania do najnowszych wersji API KSeF.

Podsumowując, odpowiednie przygotowanie sprzętu, oprogramowania i uprawnień pomoże z sukcesem wdrożyć KSeF w firmie. Warto już teraz sprawdzić, czy używane systemy są kompatybilne z API KSeF oraz, czy posiadane metody uwierzytelnienia są aktualne i działają poprawnie.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w integracji ING Księgowość z KSeF – skontaktuj się z zespołem wsparcia ING Księgowość lub skorzystaj z instrukcji!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość