System KSeF – jak zacząć? Poradnik dla początkujących

2025-11-13

Krajowy System e-Faktur to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur elektronicznych w jednolitym formacie. Od 2026 r. korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce. Jak uzyskać dostęp do KSeF? Jak powinno wyglądać logowanie do Krajowego Systemu E-faktur?

KSeF – jak zacząć? Podstawowe kroki i wymagania

Krajowy System e-Faktur to system, którego celem jest uproszczenie rozliczeń podatkowych i pełna cyfryzacja obiegu faktur. Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest możliwe za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

• Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna online, umożliwia wystawianie i podgląd faktur, nadawanie uprawnień, zarządzanie tokenami i certyfikatami KSeF, a także pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO);
• Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na wystawianie i odbieranie faktur za pomocą smartfona, z funkcją podglądu dokumentów i tworzenia wersji roboczych;
• Aplikacja e-mikrofirma – dostępna w e-Urzędzie Skarbowym, umożliwia powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie i odbieranie faktur, przesyłanie ich do ewidencji VAT.

Korzystanie z KSeF będzie również możliwe przez oprogramowania księgowe, którego używa firma. Wymaga to jednak integracji systemu poprzez środowisko API udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Jak uzyskać dostęp do KSeF? Rejestracja i logowanie w systemie

Do wdrożenia platformy pozostało tylko kilka miesięcy, dlatego już teraz warto uzyskać dostęp do KSeF. Każdy podmiot posiadający NIP ma konto w KSeF – trzeba jednak je uwierzytelnić. Jak zacząć korzystać z systemu?

Oto początkowe etapy – krok po kroku:

1. Pierwsze logowanie (tzw. uwierzytelnienie inicjalne) wykonuje właściciel lub osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu

* w jednoosobowej działalności gospodarcze właściciel ma tą role automatycznie przypisaną.

* W spółkach i innych podmiotach pierwsze logowanie musi zostać wykonana przez osobę uprawnioną do reprezentacji, np. członka zarządu, a uwierzytelnienie przebiega przy wykorzystaniu wybranego narzędzia;

• Logowanie może przebiegać w:

- formie tradycyjnej – przez zgłoszenie zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego lub

- elektronicznie – z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

• Po uwierzytelnieniu można nadać uprawnienia pracownikom i innym osobom, np. księgowej;

Przygotowanie do korzystania z KSeF – co trzeba wiedzieć na początek

Ministerstwo finansów zachęca do wcześniejszego zapoznania się z funkcjami systemu, korzystając ze środowiska testowego KSeF. Wystawione w ten sposób dokumenty nie niosą żadnych skutków podatkowych ani prawnych – są jedynie narzędziem edukacyjnym.

W tej wersji można bez ryzyka przetestować wystawianie faktur przy użyciu zanonimizowanych informacji, odbiór dokumentów oraz integrację z programem księgowym. Warto sprawdzić, czy faktury otrzymują Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Istotne jest także przygotowanie pracowników – warto upewnić się, że wszystkie osoby odpowiedzialne za fakturowanie znają nowe zasady i potrafią poruszać się po systemie. Dobrą praktyką jest też aktualizacja oprogramowania księgowego i przeszkolenie zespołu w zakresie nadawania i odbierania uprawnień w KSeF. W przypadku większych firm niezbędne może być opracowanie wewnętrznej procedury określającej, kto i w jaki sposób wystawia, odbiera oraz archiwizuje faktury w systemie.

Pierwsze kroki w systemie KSeF – jak wystawiać faktury?

Faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF mają standardowy format XML, zgodny ze schematem FA(2) lub FA(3) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Schemat FA(3) będzie stosowany od 1 lutego 2026, zastępująć poprzednią wersję. W praktyce oznacza to, że każda faktura ma identyczną strukturę danych – niezależnie od programu, w którym została wygenerowana.

Aby wystawić fakturę w KSeF, należy:

• zalogować się do aplikacji (np. Aplikacji Podatnika lub e-mikrofirma),
• wprowadzić dane nabywcy i pozycje faktury,
• przesłać dokument do systemu.

Po poprawnym przesłaniu faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, a wystawca może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Ważne: moment przesłania faktury do KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem, niezależnie od tego, kiedy odbiorca ją odbierze. Może ją w każdej chwili pobrać bezpośrednio z systemu.

Problemy przy korzystaniu z KSeF – jak je rozwiązywać?

Początki korzystania z KSeF mogą wiązać się z wieloma wyzwaniami – jak w przypadku każdej nowej technologii. W 2026 r. błędy techniczne nie będą skutkowały karami – będzie to okres przejściowy, służący adaptacji przedsiębiorstw do nowych rozwiązań.

Najczęstsze problemy użytkowników mogą dotyczyć błędów przy podpisywaniu faktur, braku uprawnień lub niepoprawnego działania programu księgowego zintegrowanego z systemem.

Co można zrobić w takiej sytuacji?

• Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl udostępnia pomoc techniczną i publikuje aktualne instrukcje oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ).
• Możesz też skorzystać z infolinii KSeF.
• Planowane przerwy techniczne oraz aktualizacje systemu będą ogłaszane na bieżąco – warto śledzić komunikaty Ministerstwa.

W przypadku integracji własnego oprogramowania przez API warto utrzymywać stały kontakt z dostawcą systemu księgowego, który odpowiada za jego poprawną komunikację z KSeF. Dobrą praktyką jest też regularne sprawdzanie statusu wysłanych faktur – dzięki temu można szybko zidentyfikować ewentualne błędy i skorygować dokument jeszcze przed ujęciem go w ewidencji VAT.

Krajowy System e-Faktur to krok w stronę cyfryzacji obiegu dokumentów w polskich firmach. Do wdrożenia pozostało niewiele czasu, dlatego już teraz warto rozpocząć przygotowania – uwierzytelnić konto, przetestować aplikację, sprawdzić kompatybilność oprogramowania księgowego i przeszkolić pracowników. Dzięki temu przejście na obowiązkowy system będzie płynne.

ING Księgowość pomaga we wdrożeniu nowych rozwiązań w firmie – bez stresu! Sprawdź, co możemy zaoferować!

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość