Samofakturowanie w KSeF – czy jest możliwe?

2026-02-17

Kiedy przedsiębiorca sprzedaje produkt lub wykonuje usługę, zwykle wystawia na rzecz klienta fakturę. Możliwe jest jednak odwrócenie tego procesu – tzw. samofakturowanie. W takiej sytuacji to nabywca wystawia dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Samofakturowanie w KSeF – czy jest możliwe? Co w przypadku podmiotów zagranicznych?

Samofakturowanie – co to jest?

Samofakturowanie pomaga usprawniać rozliczenia w firmie. Może być stosowane jedynie w relacjach między przedsiębiorstwami, czyli w stosunkach B2B – nie obejmuje osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Samofakturowanie zwykle jest praktykowane w firmach, które mają wielu kontrahentów, a co za tym idzie – wystawiają dużą liczbę faktur. Przedsiębiorca może wówczas powierzyć wystawienie faktury nabywcy – dzięki czemu sam zyskuje czas na inne działania.

Samofakturowanie w KSeF – czy jest to możliwe?

Tak, Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na samofakturowanie. Przedsiębiorca, jako użytkownik posiadający uprawnienia właścicielskie do konta, może nadać dostęp do systemu wybranym osobom, na przykład pracownikom czy księgowym swojego kontrahenta. W ten sposób może upoważnić nabywcę do wystawiania dokumentu sprzedaży, czyli samofakturowania.

Samofakturowanie a KSeF – jakie są zasady?

Żeby nabywca mógł dokonać samofakturowania, między nim a sprzedawcą musi istnieć umowa regulująca wystawianie i zatwierdzanie faktur w KSeF. Przepisy nie określają dokładnie, jak powinna wyglądać taka umowa – w tym zakresie strony mają swobodę. Dokument powinien jednak określać zakres obowiązków sprzedawcy i nabywcy oraz sposób zatwierdzania faktur przez przedsiębiorcę.

Oprócz tego trzeba spełnić następujące warunki:

• faktury mają dokumentować sprzedaż dokonaną przez przedsiębiorcę na rzecz nabywcy;
• przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję dokumentów, również tych wystawianych przez nabywców;
• każda faktura wystawiona w ramach samofakturowania powinna być zaakceptowana przez przedsiębiorcę.

Nabywca musi też mieć odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF przedsiębiorstwa, z którym pozostaje w kontaktach handlowych. Wystarczy, że sprzedawca nada nabywcy odpowiednie uprawnienia w KSeF, by mógł on wystawiać faktury w jego imieniu.

Przykład:

Pani Aneta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – agencję marketingową, w ramach której współpracuje z Panem Piotrem – grafikiem komputerowym (również przedsiębiorcą). Zawarła z nim umowę o samofakturowanie i na jej podstawie upoważniła go do wystawiania faktur w KSeF. W tym celu musiała nadać mu uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF.

Jak odbywa się samofakturowanie w KSeF?

Proces samofakturowania w KSeF przebiega podobnie jak standardowe wystawianie faktur, z tą różnicą, że dokument w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca.

Sprzedawca loguje się do systemu i nadaje uprawnienie do wystawiania faktur wybranemu kontrahentowi. W praktyce odbywa się to poprzez:

• złożenie upoważnienia w systemie KSeF;
• określenie zakresu uprawnień, czyli możliwości wystawiania faktur;
• akceptację faktur – sprzedawca ma obowiązek akceptować dokumenty wystawione przez nabywcę. Akceptacja odbywa się poza systemem KSeF.

Po spełnieniu tych warunków nabywca może samodzielnie wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bez konieczności każdorazowego logowania się przedsiębiorcy do systemu. Faktury te otrzymują unikalny numer KSeF i są natychmiast widoczne po stronie sprzedawcy i nabywcy.

KSeF i samofakturowanie podmiotów zagranicznych – jak to działa?

Szczególną sytuacją jest samofakturowanie w przypadku podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

• Jeśli samofakturowania dokonuje polski przedsiębiorca (na rzecz zagranicznego podmiotu), to dokument musi być wystawiony w KSEF, a następnie przekazany kontrahentowi w ustalony sposób.

• W przypadku samofakturowania przez zagraniczną firmę na rzecz polskiego przedsiębiorcy, dokument może być wystawiony poza KSeF. Mowa tu oczywiście o zagranicznym kontrahencie, który nie posiada polskiego numeru NIP i nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce. W przeciwnym razie samofakturowanie w KSeF przez podmiot zagraniczny jest możliwe.

Jakie są wymagania dla samofakturowania w systemie KSeF?

Aby proces był zgodny z przepisami, należy zadbać o kilka kluczowych kwestii:

• zawarcie pisemnej umowy określającej zasady samofakturowania, sposób akceptacji faktur oraz zakres odpowiedzialności stron;
• rejestracja uprawnienia w KSeF;
• akceptacja faktur przez sprzedawcę – w zależności od ustaleń może różną formę na przykład pisemną czy mailową akceptację ;
• ewidencja faktur – sprzedawca ma obowiązek ująć faktury wystawione przez nabywcę w swoich rejestrach księgowych, a w przypadku czynnego podatnika VAT również w ewidencjach VAT;
• zachowanie zgodności z wymogami technicznymi KSeF, w tym stosowanie właściwego wzoru faktury ustrukturyzowanej (od 01.02.2026 będzie obowiązywać FA(3).

Samofakturowanie w KSeF – najczęstsze błędy i jak ich unikać

Choć samofakturowanie w KSeF jest dopuszczalne i wygodne, w praktyce pojawiają się błędy, które mogą powodować problemy z rozliczeniami. Najczęstsze z nich to:

• brak formalnej umowy o samofakturowanie;
• nieprawidłowe nadanie uprawnień w KSeF (np. błędny NIP lub brak podpisu elektronicznego);
• wystawienie faktury poza KSeF – po wprowadzeniu obowiązkowego systemu takie dokumenty nie będą uznawane za faktury ustrukturyzowane;
• nieprawidłowe dane nabywcy lub sprzedawcy w strukturze XML.

Samofakturowanie w KSeF może usprawnić proces wystawiania faktur między firmami. Wymaga jednak odpowiedniego przygotowania – zawarcia umowy, nadania uprawnień w systemie i akceptacji faktur przez sprzedawcę. Warto wdrożyć te procedury już teraz, aby być gotowym na pełne obowiązywanie KSeF od 2026 roku.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość