Rodzaj płatności a KSeF – co zmienia przelew, karta, gotówka?

2026-03-11

Krajowy System e-Faktur wprowadza wiele nowości w sposobie wystawiania faktur i regulowania należności. Przedsiębiorstwa na etapie wystawiania faktury mogą zdefiniować sposób płatności. Jednocześnie obowiązkowy KSeF nie zmienia dotychczas obowiązujących przepisów i limitów dotyczących płatności gotówką. Rodzaj płatności a KSeF – jakie są zasady?

Dlaczego rodzaj płatności ma znaczenie w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wprowadza jednolitą strukturę faktur elektronicznych. Już w poprzednich strukturach logicznych FA(1) oraz FA (2)zdefiniowano fakultatywny element „Platnosc”, który zawiera informacje na temat warunków płatności. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura FA (3), która zawiera następujące rodzaje pól:

• obligatoryjne – ich wypełnienie jest obowiązkowe, wynika z przepisów o elementach faktury,
• opcjonalne – ich wypełnienie jest obowiązkowe, jeśli wystąpią do tego przesłanki,
• fakultatywne – ich wypełnienie nie jest obowiązkowe, treści w nich zawarte nie wpływają na poprawność faktury. Jeśli wystawca uzupełni pole fakultatywne, wówczas dalsze pola stają się obligatoryjne.

Element „Platnosc” nie jest obowiązkowy, jednak firmy mogą zdecydować się na jego wypełnienie. Zawiera on szereg przydatnych informacji, m.in.:

• dane o otrzymanych już należnościach,
• formę i termin płatności,
• numer rachunku, opis rachunku, nazwę banku,
• wysokość i warunki udzielenia skonta.

Jak oznaczyć płatność przelewem w KSeF?

Wystawca uzupełniający fakturę ustrukturyzowaną w KSeF może wybrać następujące formy płatności i oznaczyć je odpowiednią cyfrą, zgodnie ze schematem:

• 1 – płatność gotówką,
• 2 – płatność kartą,
• 3 – płatność bonem,
• 4 – płatność czekiem,
• 5 – kredyt,
• 6 – płatność przelewem,
• 7 – płatność mobilna.

Mowa o płatności już dokonanej lub przyszłej. Jak widać, w przypadku zapłaty za fakturę przelewem bankowym w polu FormaPlatnosci należy podać 6.
W ING Księgowość fakturę wystawiasz jak zawsze – nie musisz pamiętać żadnych numerów, wystarczy wybrać formę płatności.

Uwaga:

Jeśli strony ustaliły inny sposób płatności niż ten przewidziany do wyboru w polu FormaPlatnosci, można wybrać pole PlatnoscInna – wpisać „1”, a w polu „OpisPlatnosci” podać opis innej formy płatności.

Z kolei termin płatności można:

• wskazać jako konkretną datę w formacie RR-MM-DD lub
• podać opis terminu płatności np. 14 dni od dnia wystawienia faktury.

Uwaga:

Od 1 stycznia 2027 r. kontrahent opłacający fakturę za pomocą polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego narzędzia płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu, będzie zobowiązany do podania w tytule numeru KSeF opłacanej faktury.

 

Płatność kartą a KSeF – zasady

Płatność za fakturę ustrukturyzowaną może być dokonana kartą. W tym przypadku podczas wystawiania faktury, w polu „Sposób płatności” wybierz „karta”.

Jak wynika z ustawy o VAT, przy płatnościach za wybrane towary i usługi, udokumentowane fakturą na kwotę powyżej 15 tys. zł, podatnik powinien zastosować mechanizm podzielonej płatności (MPP). W takim przypadku dokonuje się:

• zapłaty kwoty VAT na rachunek VAT,
• przelewu wartości netto na rachunek bankowy.

Jeśli podatnik korzysta z MPP przy wybranej transakcji, zapłata nie może nastąpić przy użyciu karty płatniczej. Ograniczenie to nie wynika z KSeF, lecz z konstrukcji mechanizmu podzielonej płatności. Podczas wystawiania faktury w ING Księgowość możesz zaznaczyć opcję związaną z metodą podzielonej płatności. Ta informacja pojawi się wtedy w strukturze FA(3)

Płatność gotówką w KSeF – na co uważać?

Faktury wystawione przez KSeF nadal będzie można opłacać gotówką – nowe przepisy nie zmieniają aktualnych regulacji. Trzeba jednak pamiętać o obowiązujących limitach płatności. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców, obecnie limit wynosi 15 tys. zł.

Jeśli jednorazowa wartość transakcji pomiędzy przedsiębiorcami opiewa na wyższą kwotę, zapłata może być dokonywana jedynie w formie bezgotówkowej. Przy opłacaniu należności gotówką nie trzeba podawać numeru identyfikacyjnego faktury w KSeF.

Zmiana formy płatności a korekta w KSeF – kiedy jest konieczna?

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF zniknie możliwość stosowania not korygujących. Do tej pory przedsiębiorcy korzystali z nich w przypadku błędów formalnych na fakturach VAT, czyli takich, które nie mają wpływu na wartość transakcji.

Od 1 lutego 2026 r. firmy nie będą już jednak mogły wystawiać not korygujących. Jedyną dopuszczalną formą korekty będzie faktura korygująca w formie ustrukturyzowanej (wystawiana w KSeF), niezależnie od charakteru błędu.

Oznacza to, że w przypadku zmiany formy płatności, np. na przelew lub gotówkę, sprzedawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury korygującej zawierającej prawidłowe warunki rozliczenia.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość