Pieczęć elektroniczna KSeF – czym jest i jak jej użyć?

2026-01-13

Elektroniczne uwierzytelnianie dokumentów staje się obecnie standardem, również w polskich firmach. Krajowy System e-Faktur, jako jedno z narzędzi cyfryzacji obiegu dokumentów, pozwala na bezpieczne uwierzytelnienie online. Jedną z metod logowania do systemu jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna KSeF. Jak jej używać i czy jest obowiązkowa?

Pieczęć elektroniczna KSeF – co to jest?

Obowiązek używania KSeF do firmowych rozliczeń zbliża się wielkimi krokami. Rok 2026 będzie czasem wdrażania systemu w polskich przedsiębiorstwach, ale już teraz warto już testować jego działanie. Logowania do systemu można dokonać na podstawie:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• Profilu Zaufanego (od 1 kwietnia 2026),
• tokena KSeF (do końca 2026 r.),
• Certyfikatu KSeF (wnioski o jego wydanie można składać od listopada 2025 r.).

Czym jest elektroniczna pieczęć kwalifikowana KSeF? Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) to rodzaj cyfrowej pieczęci – odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej. Pozwala na potwierdzanie tożsamości przy logowaniu do systemów i podpisywanie dokumentów. Jest rodzajem podpisu kwalifikowanego, jednak przypisywanego do firmy, a nie osoby fizycznej. To odróżnia go od kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

E-pieczęć zawiera m.in. dane firmy:

• nazwę,
• adres,
• numer NIP,
• numer REGON,
• numer KRS.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest uznawana na terenie Polski i całej Unii Europejskiej. Nie zastępuje podpisu elektronicznego, ale stanowi jego uzupełnienie – podpisu kwalifikowanego używają np. członkowie zarządu lub inne osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu przy podpisywaniu dokumentów.

Jak używać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w KSeF umożliwia bezpieczne logowanie do systemu oraz wykonywanie czynności administracyjnych. Aby skorzystać z e-pieczęci, należy ją wcześniej uzyskać u jednego z kwalifikowanych dostawców (np. Asseco, EuroCert, KIR, Enigma).

Pieczęć może być przechowywana na fizycznym nośniku, takim jak token USB, karta SIM lub karta kryptograficzna, albo w chmurze.

W praktyce użycie e-pieczęci w KSeF sprowadza się do kilku kroków:

• Uruchomienie narzędzia dostawcy pieczęci – np. aplikacji do podpisywania elektronicznego.
• Wybranie pliku uwierzytelniającego KSeF (np. żądania nadania uprawnień, faktury lub zgłoszenia).
• Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – podpisanie dokumentu przy użyciu certyfikatu przypisanego do firmy.
• Zalogowanie się do systemu KSeF – poprzez wybór opcji „Logowanie przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej” na stronie logowania.

Pieczęć elektroniczna KSeF służy przede wszystkim do:

• Uwierzytelniania i logowania w KSeF – bez potrzeby użycia podpisu kwalifikowanego osoby fizycznej.
• Nadawania uprawnień w systemie – np. księgowej lub pracownikom odpowiedzialnym za fakturowanie i obieg dokumentów,
• Zarządzania dostępami i potwierdzania operacji.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna KSeF – kto może jej używać?

Z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej KSeF mogą korzystać wszystkie podmioty niebędące osobą fizyczną. Narzędzie to jest przeznaczone przede wszystkim dla firm, instytucji i organizacji, a nie dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (te mogą korzystać np. z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego).

Z e-pieczęci KSeF mogą więc korzystać m.in.:

• spółki prawa handlowego – spółki z o.o., akcyjne, komandytowe,
• spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia,
• uczelnie wyższe,
• jednostki samorządu terytorialnego.

E-pieczęć może być używana przez dowolnego przedstawiciela firmy, który ma dostęp do systemu i jest uprawniony do uwierzytelniania w imieniu firmy. To szczególnie wygodne w dużych firmach, gdzie dokumenty obsługuje wiele osób.

Pieczęć elektroniczna KSeF – jak wprowadzić ją do systemu?

Aby korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF, należy wcześniej zarejestrować ją i skonfigurować w systemie. Jak to zrobić krok po kroku?

• Uzyskaj kwalifikowaną pieczęć elektroniczną – w jednym z kwalifikowanych centrów certyfikacji. Po jej wydaniu otrzymasz certyfikat zawierający dane identyfikujące firmę.
• Zainstaluj oprogramowanie dostawcy pieczęci – umożliwia ono składanie i weryfikowanie pieczęci. W przypadku pieczęci chmurowej wystarczy dostęp do panelu online.
• Wybierz metodę logowania „Kwalifikowana pieczęć elektroniczna” – system automatycznie zweryfikuje certyfikat firmy.
• Nadaj uprawnienia użytkownikom – po zalogowaniu możesz przypisać role i prawa dostępu do KSeF dla pracowników lub biura rachunkowego.

Wprowadzenie e-pieczęci do KSeF nie wymaga dodatkowego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Po pierwszym logowaniu pieczęć jest automatycznie powiązana z NIP-em firmy i może być używana do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli jednak posiadasz pieczęć elektroniczną bez numeru NIP, należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA aby nadać dane unikalne.

Dla większych przedsiębiorstw lub instytucji poleca się wdrożenie pieczęci w formie chmurowej. Takie rozwiązanie ułatwia zarządzanie uprawnieniami – nie trzeba przekazywać nośników fizycznych pracownikom.

Korzyści z używania pieczęci elektronicznej w systemie KSeF

E-pieczęć ułatwia obsługę KSeF i usprawnia procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie. Dzięki niej nie ma konieczności składania papierowych pełnomocnictw ani zawiadomień do urzędu skarbowego – uprawnienia można nadać w systemie.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zastępuje też zawiadomienie ZAW-FA. Przedsiębiorca będący osobą prawną (np. spółka), który posiada pieczęć elektroniczną, nie musi wysyłać do Urzędu Skarbowego zawiadomienia ZAW-FA. Może uwierzytelnić się online i zarządzać fakturami bez oczekiwania na przyznanie uprawnień do KSeF.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nowoczesne narzędzie, które usprawnia korzystanie z KSeF. Pozwala logować się do systemu, nadawać uprawnienia i zarządzać dokumentami. Stworzone z myślą o dużych przedsiębiorstwach, może usprawnić pracę działów odpowiedzialnych za obieg faktur.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość