Otrzymanie środków a wysyłka do KSeF – kiedy i co zgłaszać?

2025-12-19

 

Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe zasady wystawiania i przesyłania faktur, w tym faktur zaliczkowych. Jak dokumentować zaliczki w KSeF? Jaka zachodzi relacja między otrzymaniem środków a wysyłką do KSeF faktury? Czy fakturę należy wysłać dopiero po otrzymaniu środków, a może wcześniej?

 

KSeF a faktury zaliczkowe i przedpłaty

Krajowy System E-Faktur (KSeF) wprowadza wiele zmian dla polskich przedsiębiorców. Jedną z nich jest wystawianie i przesyłanie do systemu faktur zaliczkowych. Do tej pory firmy mogły wystawiać je w formie papierowej lub elektronicznej. Po wejściu w życie nowych przepisów, czyli:

• od 1 lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorstw,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych

faktury zaliczkowe będą obowiązkowo wystawiane i przesyłane do KSeF.

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części zapłaty przed wykonaniemusługi lub dostawą towaru.. Potwierdza, że kontrahent wpłacił zaliczkę, zadatek lub przedpłatę. Takie faktury są powszechnie stosowane w wielu branżach, np. budowlanej. Po zakończeniu transakcji trzeba wystawić fakturę końcową, która rozlicza całość należności.

Data otrzymania zapłaty a data wystawienia faktury

Nowe przepisy wprowadzają rozróżnienie między datą wystawienia a datą przesłania faktury do KSeF. W przypadku e-faktur:

• w polu P_1 widnieje data wygenerowania dokumentu (np. w oprogramowaniu księgowym),
• w polu DataWytworzeniaFa system automatycznie umieszcza datę przesłania dokumentu do KSeF.

Oznacza to, że daty te mogą się różnić – np. gdy przedsiębiorca wystawi fakturę jednego dnia, ale prześle ją do KSeF dopiero następnego. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, w takiej sytuacji za datę wystawienia faktury uznaje się datę przesłania jej do KSeF, nawet jeśli w polu P_1 widnieje inna data.

W przypadku faktur zaliczkowych konieczne jest również wskazanie daty otrzymania zapłaty, o ile różni się ona od daty wystawienia. To szczególnie ważne, ponieważ otrzymanie środków powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Jeśli więc przedsiębiorca przyjmie zaliczkę 10 maja, a fakturę prześle do KSeF 12 maja, obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki, nie w dniu wysyłki.

Kiedy powstaje obowiązek wysyłki faktury do KSeF

Fakturę zaliczkową można wystawić do 60 dni przed otrzymaniem od nabywcy przedpłaty, jednak nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.

Oznacza to, że nie trzeba czekać na wpływ środków, aby wystawić dokument – można go przygotować wcześniej i przesłać do KSeF jeszcze przed płatnością.

Otrzymanie środków a wysyłka do KSeF

Otrzymanie środków nie jest warunkiem koniecznym do wystawienia i wysyłki faktury do KSeF – to niezależne od siebie czynności. Wyróżniamy zatem:

• moment wystawienia faktury – liczony od daty jej przesłania do KSeF,
• moment powstania obowiązku podatkowego – liczony od dnia otrzymania zapłaty.

Ważne jest, by zachować spójność między datami w systemie fakturowym a ewidencją VAT. Przesłanie faktury do KSeF z dużym opóźnieniem może spowodować różnice w raportowaniu podatku.

Przykład:

Firma budowlana 8 maja 2026 r.  wystawiła fakturę zaliczkową na kwotę 10 000 zł brutto za przyszłe prace remontowe. Dokument zostaje wygenerowany w programie księgowym, ale przesłany do KSeF dopiero 11 maja. Zaliczka wpływa na konto 10 maja.

W tym przykładzie:

• za datę wystawienia faktury uznaje się 11 maja (data przesłania do KSeF),
• obowiązek podatkowy powstaje 10 maja (data wpływu zaliczki).

Przedsiębiorca musi ująć VAT należny w rozliczeniu za maj.

Korekta lub anulowanie faktury zaliczkowej w KSeF

Jeżeli klient zrezygnuje z zamówienia po otrzymaniu faktury zaliczkowej, przedsiębiorca nie może jej po prostu „usunąć” z systemu. KSeF nie przewiduje anulowania dokumentów. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą, w której kwoty zostaną obniżone do zera lub do właściwego poziomu. Faktura korygująca również musi zostać przesłana do KSeF, gdzie zostanie powiązana z dokumentem pierwotnym.

Jak uniknąć błędów przy określaniu momentu wysyłki do KSeF

Wystawianie i przesyłanie faktur do KSeF może sprawiać trudności, zwłaszcza w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów. Jak uniknąć błędów?

• Przesyłaj faktury do systemu niezwłocznie po ich wystawieniu i regularnie weryfikuj statusy wysyłki.
• Korzystaj z oprogramowania zintegrowanego z KSeF i systematycznie je aktualizuj.
• Dbaj o spójność dat między systemem księgowym, KSeF i deklaracją VAT.

Podsumowując, w KSeF data przesłania dokumentu ma decydujące znaczenie – to ona określa moment wystawienia faktury. Otrzymanie środków wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego. Jeśli chcesz uniknąć problemów z rozliczeniami, zadbaj o przesyłanie faktur zaliczkowych w dniu wystawienia lub bezpośrednio po otrzymaniu płatności.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość