Numer KSeF – co to jest za identyfikator?

2025-12-02

 

Szczególną rolę w identyfikacji faktury ustrukturyzowanej odgrywa numer KSeF. Co to takiego? Czym różni się od numeru faktury nadawanego przez przedsiębiorcę i gdzie należy go umieszczać? Sprawdzamy!

Numer KSeF – czym jest ten identyfikator?

Numer KSeF to identyfikator faktury ustrukturyzowanej wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Stanowi podstawowy element ewidencji w systemie i umożliwia jednoznaczne powiązanie dokumentu z jego wystawcą.

Numer KSeF zostaje nadany automatycznie po przesłaniu dokumentu do systemu i jest zwracany z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Jest unikalny, co oznacza to, że żadna inna faktura generowana przez KSeF nie ma takiego samego numeru.

Numer KSeF – ile ma znaków i jak go poprawnie odczytać?

Numer KSeF składa się z 32 znaków, a jego struktura wygląda następująco:

9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF,

przy czym:

• pierwsze dziesięć cyfr stanowi NIP sprzedawcy,
• kolejne cyfry to data przesłania faktury do KSeF,
• następnie znajdują się część techniczna generowana automatycznie (12 znaków),
• dwie ostatnie cyfry to tzw. suma kontrolna – wyliczana automatycznie.

Uwaga! Nie każdy numer KSeF będzie zawierał NIP sprzedawcy. W szczególnych przypadkach może to być np.:

• NIP nabywcy – przy wystawianiu dokumentu przez nabywcę podczas samofakturowania,
• NIP nabywcy (czynnego podatnika VAT) – w momencie wystawienia faktury VAT RR przez nabywcę,
• NIP organu egzekucyjnego lub komornika sądowego – w przypadku faktur wystawianych przez organ egzekucyjny,
• NIP przedstawiciela podatkowego – w przypadku faktury wystawionej przez przedstawiciela podatkowego
• NIP jednostki podrzędnej JST lub  członka Grupy VAT– w przypadku faktur generowanych przez jednostkę podrzędną w imieniu jednostki samorządu terytorialnego (np. gdy fakturę wystawia szkoła będąca częścią gminy) lub przez członka GV w imieniu tej grupy.

Numer KSeF – jak go znaleźć na fakturze?

Numer KSeF nie znajduje się na fakturze, nie jest częścią pliku XML – nie stanowi jej obligatoryjnego elementu. W dokumencie jest uwzględniony jedynie numer faktury nadany jej przez przedsiębiorcę. Nie ma też konieczności umieszczania numeru KSeF faktury przy wysyłaniu jej, np. w formie wydruku, do nabywcy.

Inaczej jest w przypadku faktur korygujących – jeśli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, to na dokumencie korygującym należy uwzględnić niektóre jej dane, np. numer KSeF faktury korygowanej.

Przykład:

Pani Alina wystawiła w dniu 17 października 2026 r. fakturę VAT, której system nadał numer KSeF: 9999999999-20251017-A5FB8G7FG489-8B. Z uwagi na stwierdzony błąd na fakturze pierwotnej, pani Alina w dniu 10 listopada 2026 r. wystawiła fakturę korygującą i wpisała:

• w polu NrKSeF – 1,
• a w polu NrKSeFFaKorygowanej – 9999999999-20251017-A5FB8G7FG489-8B.

Numer KSeF będzie również uwzględniany na fakturach rozliczających faktury zaliczkowe wystawione w systemie KSeF.

Obowiązek podawania numeru KSeF faktury pierwotnej na korekcie oznacza, że przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie przechowywanie numerów KSeF. Warto prowadzić taką ewidencję, żeby zachować ład w dokumentach i ułatwić wystawianie ewentualnych faktur korygujących. W ING Księgowość numer KSeF jest widoczny w szczegółach dokumentu.

Od 1 lutego 2026 numer KSeF musi być wykazywany w JPK_V7M oraz JPK_V7K w części ewidencyjnej. Numer KSeF będzie również wykazywany w innych plikach JPK.

Jakie informacje zawiera numer KSeF?

Numer KSeF niesie ze sobą konkretne dane techniczne umożliwiające jednoznaczną identyfikację faktury w systemie. Dzięki jego strukturze możliwe jest ustalenie, kto wystawił dokument, kiedy został on przesłany do systemu oraz czy faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF. Identyfikator jest niepowtarzalny i przypisany tylko do jednego dokumentu.

Numer KSeF na przelewie – jak go prawidłowo wpisać?

Nowe rozwiązanie dotyczy również podawania numeru KSeF w płatnościach. Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący czynnym podatnikiem VAT przy dokonywaniu płatności za:

• faktury ustrukturyzowane na rzecz innego czynnego podatnika VAT,
• faktury wystawione w trybie offline i offline24 na rzecz innego podatnika VAT czynnego

za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu albo innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu przelewu będzie mieć obowiązek wpisywania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego KSeF.

Numer należy umieścić w tytule przelewu.

Obowiązek wpisywania numeru KSeF przy przelewach zastosowano również w przypadku zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Termin obligatoryjnego podawania numeru w tytule przelewu będzie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało też rozwiązanie, które ma upraszczać płatności w przypadku przelewów za więcej niż jedną fakturę jednocześnie. W takiej sytuacji w przelewie można zamieścić tzw. identyfikator zbiorczy KSeF, który można wygenerować bezpośrednio w systemie. Identyfikator może wygenerować podmiot uprawniony do dostępu do tych faktur.

Żeby lepiej przygotować się na wejście w życie nowych przepisów, warto wprowadzić w firmie jednolity sposób opisywania płatności i faktur – tak, aby numer KSeF był jednoznacznie powiązany z konkretną transakcją. Pozwoli to uniknąć błędów, zwłaszcza po 1 stycznia 2027 r., gdy stanie się obowiązkowe jego podawanie w tytułach przelewów.

Podsumowując, numer KSeF jest podstawowym elementem systemu e-Faktur. Ułatwia identyfikację dokumentów, automatyzuje procesy księgowe i zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Warto poznać jego strukturę i przygotować firmę na pełne wdrożenie obowiązków związanych z KSeF. Już wkrótce numer KSeF będzie też potrzeby przy dokonywaniu płatności – wpisywanie numeru w tytule przelewu stanie się obowiązkowe. To dobry moment, by zapoznać się z nowymi zasadami i dostosować do nadchodzących zmian.

 

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość