Międzynarodowi kontrahenci a KSeF: zasady wystawiania faktur obcojęzycznych

2026-03-05

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie dotyczyć zarówno dokumentów na rzecz odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. W przypadku kontrahentów spoza Polski faktura powinna być dla nich czytelna i zrozumiała – również pod względem językowym. Faktura w języku obcym w KSeF – jak można ją wystawić?

Transakcje zagraniczne a KSeF – zasady

Prowadzisz kontakty handlowe z zagranicznymi podmiotami, które nie posiadają w Polsce siedziby i nie mają polskiego numeru NIP? Już wkrótce również na rzecz takich firm będziesz musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Zagraniczne przedsiębiorstwa nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Polski wystawca musi im zatem przekazać fakturę. W jaki sposób?

Co do zasady, jeżeli:

• nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski lub
• miejsce świadczenia znajduje się na terenie innego państwa członkowskiego UE albo państwa trzeciego

fakturę należy przekazać odbiorcy w uzgodniony sposób, np. w formie papierowej lub elektronicznej. Na wizualizacji faktury można też umieścić kod QR, który ułatwi odbiorcy dostęp do dokumentu w KSeF i weryfikację danych.

Faktura powinna być zrozumiała dla odbiorcy – również zagranicznego.

Czy KSeF akceptuje faktury w języku obcym?

Przepisy ustawy o VAT nie zobowiązują przedsiębiorców do wystawiania dokumentów jedynie po polsku, a zatem pozwalają na stosowanie również innych języków.

Takie stanowisko potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który dopuszcza możliwość zastosowania języka obcego w wizualizacji faktury ustrukturyzowanej oraz w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami XML, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Jak wystawić fakturę po angielsku w KSeF?

Wizualizację faktury w ING Księgowość można wystawić w języku obcym.

Faktura dla odbiorcy zagranicznego może być dwujęzyczna, np. wystawiona w języku polskim i angielskim. Wielu przedsiębiorców decyduje się na takie rozwiązanie, ponieważ dokumenty są wówczas czytelne dla obu stron transakcji, a także przyspieszają ewentualne kontrole ze strony fiskusa.

Transakcje zagraniczne a KSeF – obowiązkowe elementy faktury

Na fakturach również w języku obcym, np. wystawianych na rzecz odbiorców zagranicznych z Unii Europejskiej, powinny znaleźć się:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy i adresy),
• numery identyfikacyjne VAT EU,
• opis usługi/towaru,
• miara i ilość towarów lub zakres usługi,
• cena jednostkowa netto,
• stawka podatku,
• waluta faktury,
• kwota należności.

W przypadku transakcji, dla których podatek VAT nie jest rozliczany w Polsce, faktura powinna zawierać podstawę prawną zastosowania odpowiedniej procedury (np. „odwrotne obciążenie”).

Czy trzeba tłumaczyć zagraniczne faktury przed wprowadzeniem do KSeF?

Faktury od zagranicznych kontrahentów nie trafiają do KSeF – nadal będą przekazywane poza systemem, np. w formie papierowej lub elektronicznej (PDF). Nie trzeba też ich ręcznie wprowadzać do KSeF – resort finansów nie przewiduje takiej funkcjonalności.

Oznacza to, że polskie firmy otrzymujące faktury od krajowych i zagranicznych podmiotów będą księgować dokumenty pochodzące z dwóch źródeł – faktury ustrukturyzowane pobierane z KSeF i faktury otrzymywane poza systemem.

Najczęstsze problemy przy fakturach dla zagranicznych kontrahentów w KSeF

Wdrożenie KSeF z ING Księgowość w firmie jest proste, również w przypadku prowadzenia interesów z kontrahentami spoza Polski. Warto pamiętać o tym, że dokumenty księgowe, chociaż wystawiane w KSeF, powinny być przekazywane odbiorcom w uzgodniony sposób.

Polscy przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz firm zagranicznych powinni też stosować się do kilku zasad:

• faktura powinna zawierać obowiązkowe elementy wymagane przez ustawę o VAT, niezależnie od języka,
• dane identyfikacyjne kontrahenta (w tym numery VAT UE) muszą być poprawne i zgodne z rejestrami,
• organy podatkowe mogą w trakcie kontroli zażądać tłumaczenia faktury na język polski,
• koszt i obowiązek wykonania tłumaczenia spoczywa na podatniku.

Jak widać, wystawianie faktur w obcym języku jest dozwolone, a często ułatwia kontakty handlowe między przedsiębiorstwami i przyspiesza kontrole. Podatnicy objęci obowiązkiem fakturowania w KSeF mogą generować w ING Księgowość dokumenty w obcych językach. Ważne, żeby dane w języku obcym umieszczone na wizualizacji faktury pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość