KSeF a zwolnienie z VAT – co powinieneś wiedzieć?

2025-11-05

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie, przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli elektronicznych dokumentów w jednolitym standardzie XML.

Od 1 lutego 2026 r. faktury do KSeF będą musiały wysyłać duże przedsiębiorstwa (obrót przekracza 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników, w tym przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT – zarówno podmiotowego, jak i przedmiotowego.

Do tego czasu podatnicy zwolnieni z VAT mogą korzystać z systemu dobrowolnie.

Zwolnienie z VAT a KSeF – podstawowe informacje

Przypomnijmy, że podatnikiem VAT jest osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna, która wykonuje działalność gospodarczą.

Wyróżniamy następujące rodzaje zwolnień z VAT:

• Zwolnienie podmiotowe – przysługuje podatnikom (z pewnymi wyjątkami), których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 200 000 zł, a od 2026 r. limit ten wzrośnie do 240 tys. zł (z pewnymi wyjątkami).
• Zwolnienie przedmiotowe – ze względu na przedmiot prowadzonej działalności, np. edukacyjnej, medycznej czy finansowej.

Czy przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą korzystać z KSeF?

Tak, ale z pewnymi wyjątkami. Od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani do wysyłania faktur do KSeF:

• jeśli wystawiają fakturę na rzecz innego przedsiębiorcy (B2B) lub
• gdy była sprzedaż dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która zażąda faktury w terminie 3 miesięcy od sprzedaży.

W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma obowiązku korzystania z KSeF. W tym przypadku faktura może być wystawiona w sposób tradycyjny, np. w wersji papierowej lub elektronicznej. Faktury dla konsumentów mogą być przekazywane do KseF.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zwolniony z VAT nabywa towary lub usługi od sprzedawcy, który wyśle fakturę do KseF to przedsiębiorca będzie mógł ją pobrać z systemu KSeF. W przypadku wystawiania faktury konsumentowi przesłanej do KseF sprzedawca może umożliwić mu pozyskanie faktury ustrukturyzowanej – np. udostępniając kod QR i dane do zidentyfikowania dokumentu.

KSeF a zwolnienie z VAT – przykłady

Sprawdźmy na konkretnych przykładach, w jakich sytuacjach osoby zwolnione z VAT powinny korzystać z KSeF.

Przykład 1:

Pani Aneta prowadzi sprzedaż ozdób handmade na popularnej platformie aukcyjnej. Jest przedsiębiorcą zwolnionym z VAT ze względu na niskie obroty.

• Kiedy sprzedaje swoje produkty osobom prywatnym, nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Może wystawiać faktury w wersji elektronicznej (np. PDF wysyłany mailem) lub papierowej.
• Gdyby jednak wystawiła fakturę dla innego przedsiębiorcy, nawet gdy ten również jest zwolniony z VAT, powinna dokonać tego przez KSeF.

Przykład 2:

Pan Michał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i udziela korepetycji z matematyki. Jest zwolniony z VAT ze względu na charakter wykonywanych usług (zwolnienie przedmiotowe – usługi edukacyjne).

• Kiedy prowadzi zajęcia dla uczniów – osób prywatnych, nie musi korzystać z KSeF. Faktury (jeśli uczeń lub rodzic o nie poprosi) może wystawić w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem.
• Jeśli jednak zawrze umowę z firmą szkoleniową, która zamawia u niego cykl zajęć dla swoich pracowników, wówczas wystawiona faktura powinna być już przesłana do KSeF, ponieważ transakcja ma charakter B2B.

Jakie są konsekwencje korzystania z KSeF przez zwolnionych z VAT?

Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF wiąże się zarówno z nowymi obowiązkami technicznymi, jak i z wieloma korzyściami. Od 1 kwietnia 2026 r. tacy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF w przypadku transakcji z innymi przedsiębiorcami (B2B).

• Każda faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT w KSeF otrzyma unikalny numer identyfikacyjny i zostanie zarejestrowana w bazie faktur Ministerstwa Finansów.
• Dokumenty będą przechowywane w systemie przez 10 lat i dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
• Wystawiając fakturę w KSeF, podatnik zwolniony z VAT wskazuje podstawę prawną zwolnienia z podatku, np. art. 113 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe) lub odpowiedni przepis dotyczący zwolnienia przedmiotowego.
• KSeF pozwala na szybszą weryfikację poprawności wystawianych faktur i ogranicza błędy w rozliczeniach.
• Wdrożenie KSeF zwiększa transparentność działalności. Przedsiębiorca nie musi też archiwizować papierowych dokumentów.
• KSeF wymaga integracji z dotychczas stosowanym oprogramowaniem księgowym, na przykład z Ing Księgowość. Z systemu można też korzystać przez aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Czy zwolnieni z VAT muszą przesyłać faktury przez KSeF?

Do 1 kwietnia 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku wysyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Mogą więc nadal wystawiać dokumenty sprzedaży w formie papierowej lub elektronicznej (np. w PDF), o ile nie korzystają dobrowolnie z systemu KSeF. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący drobną działalność mogą wystawiać faktury tak jak dotychczas.

Wkrótce sytuacja ta ulegnie jednak zmianie. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie również podatników zwolnionych z VAT – zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Oznacza to, że jeśli zwolniony z VAT przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę na rzecz innego podmiotu gospodarczego (B2B), będzie musiał zrobić to już w systemie KSeF.

Podsumowując, do 1 kwietnia 2026 r. korzystanie z KSeF przez zwolnionych z VAT jest dobrowolne, ale po wejściu w życie nowych przepisów stanie się standardem. Faktury wystawiane na rzecz firm będą musiały być wystawiane wyłącznie w KSeF, natomiast faktury dla konsumentów (B2C) nadal będzie można przekazywać w formie papierowej lub elektronicznej.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość