KSeF a proforma – czy można ją wystawić? Sprawdź!

2026-01-02

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych – dokumentów o jednolitym standardzie, które od 2026 r. staną się obowiązkowe w obrocie gospodarczym. Nie każdy dokument będzie jednak wystawiany i przesyłany do systemu – dotyczy to między innymi faktur proforma, wobec których obowiązują inne zasady. KSeF a proforma – co powinieneś wiedzieć?

KSeF a proforma – czy jest możliwe wystawienie faktury proforma?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która służy do wystawiania, odbierania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie elektronicznym. W KSeF możliwe jest wystawianie:

• faktur podstawowych,
• faktur korygujących,
• faktur uproszczonych,
• faktur zaliczkowych i korygujących fakturę zaliczkową,
• faktur rozliczających i korygujących fakturę rozliczającą.

W KSeF nie wystawimy natomiast:

• faktur wewnętrznych,
• rachunków w rozumieniu art. 87 ordynacji podatkowej,
• not uznaniowych,
• faktur pro forma,
• not obciążeniowych,
• dowodów wewnętrznych,
• załączników w formie nieustrukturyzowanej.

Faktura proforma zasadniczo różni się od faktur VAT. Proforma to dokument będący ofertą handlową, który potwierdza szczegóły transakcji, ale sam w sobie nie stanowi dokumentu księgowego. Potwierdzają to liczne interpretacje wydane przez sądy administracyjne i organy skarbowe. Faktura proforma nie jest obowiązkowym dokumentem, jednak wiele przedsiębiorstw korzysta z niej w celu potwierdzenia warunków transakcji.

Ministerstwo Finansów nie przewiduje, żeby obecnie lub w przyszłości możliwe było generowanie faktur proforma w KSeF. Faktury tego typu pozostaną zatem poza głównym obiegiem dokumentów, jednak nadal będzie możliwe ich wystawianie.

Jak wystawić proformę w KSeF?

Wiemy już, że faktury proforma nie wystawiamy w KSeF – należy sporządzić ją w standardowy sposób, np. w programie księgowym do fakturowania. Jakie elementy powinna zawierać proforma? Chociaż przepisy tego nie określają, przyjmuje się, że na dokumencie powinny widnieć:

• tytuł „Proforma”,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• data i miejsce wystawienia faktury,
• nazwa towarów lub usług,
• cena jednostkowa netto,
• wartość netto,
• stawka VAT,
• wartość brutto.

Faktura proforma może przybrać formę faktury elektronicznej, np. w pliku PDF lub tradycyjnej – papierowej. Jej forma jest uzależniona od woli sprzedawcy oraz indywidualnych ustaleń między stronami transakcji.

Proforma a KSeF – jakie są zasady?

Faktur proforma nie wystawimy w KSeF – musimy użyć w tym celu dotychczasowego oprogramowania. Przedsiębiorcy, którzy sporządzają tego typu faktury, będą zobligowani do prowadzenia równoległego obiegu dokumentów. Część z nich (faktury VAT) trafi do KSeF, a część (np. proformy, oferty, zamówienia) pozostanie poza systemem.

Warto jednak pamiętać, że samo wystawienie proformy nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia podstawowej faktury VAT – nawet jeśli proforma zawiera wszystkie jej elementy. Kiedy nabywca opłaci proformę, należy wystawić fakturę VAT.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r. duże przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia pozostałe firmy będą zobligowane do wystawiania faktur w systemie KSeF. Oznacza to, że każda faktyczna sprzedaż lub otrzymanie zaliczki będzie musiało być udokumentowane fakturą ustrukturyzowaną – zgodną z wymogami Ministerstwa Finansów.

 

KSeF i proforma – jakie są różnice w porównaniu do faktury sprzedaży?

Zwykła faktura sprzedaży dokumentuje faktyczne zdarzenie gospodarcze – sprzedaż towaru lub świadczenie usług i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. Musi być ujęta w księgach rachunkowych – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Jej dane trafiają do ewidencji VAT, jeżeli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Co istotne, faktura sprzedaży daje nabywcy prawo do odliczenia podatku (o ile został naliczony), a dla sprzedawcy oznacza powstanie obowiązku podatkowego. W systemie KSeF taka faktura ma formę ustrukturyzowaną, zapisaną w formacie XML, co umożliwia jej automatyczne przetwarzanie i archiwizowanie w systemie Ministerstwa Finansów.

Faktura proforma natomiast nie jest fakturą w świetle przepisów. Nie dokumentuje sprzedaży, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani nie rodzi prawa do odliczenia podatku po stronie nabywcy. Na gruncie prawa nie jest też dokumentem księgowym, pełni funkcję oferty lub propozycji zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Nie jest rejestrowana w księgach i rejestrze VAT, ma rolę informacyjną. Może być rozumiana jako potwierdzenie zawarcia transakcji.

W praktyce więc faktura proforma stanowi zapowiedź przyszłej faktury sprzedażowej, natomiast faktura ustrukturyzowana w KSeF jest dokumentem o pełnej mocy prawnej i podatkowej.

Czy można wystawić proformę w systemie KSeF?

Wprowadzenie KSeF ma usprawnić obieg dokumentów i uszczelnić system podatkowy, ale nie eliminuje potrzeby stosowania dokumentów ofertowych. Faktury proforma prawdopodobnie nadal będą funkcjonować równolegle z KSeF, jako element procesu sprzedaży lub obsługi klienta.

Podsumowując, w KSeF nie wystawimy faktury proforma – powinniśmy tego dokonać w dotychczasowy sposób, np. w używanym w firmie programie księgowym. Sposób wystawiania i przekazywania faktury nabywcy strony powinny ustalić między sobą. Najważniejsze jest, że kiedy transakcja dojdzie do skutku i wystawimy fakturę sprzedaży, zgodnie z standardem KSeF, który stanie się to obowiązkowy już od 2026 r.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość