KSeF a faktury zagraniczne – jak rozliczać transakcje międzynarodowe? 

2025-12-09

 

Pojawienie się Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Już wkrótce większość podmiotów będzie zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Czy obowiązek obejmie też dokumenty na rzecz międzynarodowych klientów? A co z fakturami otrzymywanymi od firm spoza Polski? KSeF a faktury zagraniczne – jakie są zasady?

Czym są faktury zagraniczne w kontekście KSeF

W przypadku transakcji międzynarodowych będziemy mówić o fakturach w dwóch kontekstach, czyli jako o:

• fakturach wystawianych przez polskie przedsiębiorstwo na rzecz zagranicznego kontrahenta, np. sprzedaż towarów do Niemiec, usługi na rzecz firmy z Francji,
• fakturach wystawianych przez firmę zagraniczną na rzecz polskiego podmiotu, np. zakup oprogramowania od amerykańskiego dostawcy.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmie polskie firmy, które wystawiają faktury zarówno na rzecz kontrahentów z Polski, jak i z zagranicy.

KSeF a faktury zagraniczne – najważniejsze daty

Przypomnijmy, że:

• od 1 lutego 2026 r. do KSeF faktury musze przekazywać największe firmy, o sprzedaży powyżej 200 mln zł rocznie,
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur dotyczy pozostałe przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie,
• od 1 stycznia 2027 r. Faktury do KSeF będą wystawiać również najmniejsze firmy, o sprzedaży poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Jak się okazuje, firmy prowadzące kontakty handlowe z przedsiębiorstwami spoza Polski, wkrótce będą zobowiązane do wystawiania faktur zagranicznych w KSeF. Z kolei podmioty zagraniczne wystawiające faktury na rzecz polskich firm, nie będą musiały korzystać z KSeF.

Czy faktury zagraniczne muszą być wystawiane w KSeF

Tak, jeśli fakturę wystawia polska firma dla zagranicznego klienta. KSeF to polska platforma informatyczna, z której już wkrótce będą musieli korzystać przedsiębiorcy posiadający krajowy numer NIP.

Chociaż faktury ustrukturyzowane trzeba wystawiać także na rzecz zagranicznych odbiorców, to istnieje kilka wyjątków od tej zasady.

Nie trzeba wystawiać faktury zagranicznej w KSeF, jeśli dotyczy ona między innymi transakcji:

• na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
• sprzedaży w ramach uproszczonej procedury VAT OSS.
  
  

W pozostałych przypadkach polski przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF. Jeśli:

• miejsce świadczenia znajduje się na terenie innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego,
• nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski,
• nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiada stałe miejsce prowadzenia w Polsce, jednak nie uczestniczy ono w nabyciu towarów lub usług, dla których wystawiono fakturę,
• nabywca korzysta ze zwolnienia SME

dokument należy przekazać odbiorcy w uzgodniony sposób – w formie papierowej lub elektronicznie, np. w postaci pliku PDF.

Na fakturze można też umieścić specjalny kod QR, który umożliwia zagranicznemu kontrahentowi weryfikację dokumentu bezpośrednio w KSeF – nawet jeśli nie ma dostępu do systemu.

Jak rozliczać faktury od kontrahentów spoza Polski

Ponieważ zagraniczni kontrahenci nie mają obowiązku korzystania z KSeF, faktury zagraniczne będą wystawiane i przesyłane tak, jak do tej pory – poza KSeF, w formie uzgodnionej z nabywcą. Dokument może zatem być przekazany w formie papierowej lub elektronicznej.

Jednocześnie nie przewiduje się wprowadzenia obowiązku wykazywania faktur od zagranicznych klientów w Krajowym Systemie e-Faktur. Polscy przedsiębiorcy nie będą musieli wprowadzać ich do systemu – będą księgować je tak jak dotychczas, na podstawie otrzymanego dokumentu.

Firma prowadząca kontakty handlowe z polskimi i zagranicznymi kontrahentami, będzie zatem księgować dokumenty z dwóch źródeł:

• z KSeF w przypadku faktur krajowych,
• spoza KSeF.

Przykład:

Pan Zbigniew prowadzi firmę zajmującą się sprzedażą odzieży. Z jego usług korzysta wiele podmiotów, w tym przedsiębiorstwa zagraniczne. Jeśli chce wystawić fakturę na rzecz klienta z Niemiec – musi wystawić dokument w KSeF, a następnie przekazać go nabywcy w uzgodniony sposób. Pan Zbigniew kupuje też towary we włoskiej hurtowni. W takim przypadku jego kontrahent wystawia fakturę poza KSeF i przekazuje mu ją mailem w formie PDF.

KSeF a faktury zagraniczne – najczęstsze błędy

Wystawianie i odbieranie faktur zagranicznych w KSeF może wzbudzać wiele wątpliwości u polskich przedsiębiorców. Jakich błędów należy unikać?

• Zaniedbanie obowiązku przekazania faktury zagranicznemu kontrahentowi – firmy spoza Polski nie muszą korzystać z KSeF, a zatem fakturę należy przekazać im poza systemem.
• Wprowadzanie ręcznie do KSeF dokumentów od zagranicznych kontrahentów – w systemie przechowywane są faktury wystawiane przez podmioty korzystające z KSeF. Nie trzeba umieszczać w nim faktur od firm z zagranicy.
• Brak kodu QR na fakturze dla zagranicznego odbiorcy – kod umożliwia sprawdzenie w KSeF danych zawartych na fakturze, dlatego warto go zamieścić.
• Brak aktualnych danych kontrahenta zagranicznego – przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać status VAT odbiorcy, np. w systemie VIES. Brak weryfikacji może doprowadzić do zakwestionowania rozliczenia przez polski urząd skarbowy.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur obejmie również faktury wystawiane przez polskie firmy na rzecz kontrahentów zagranicznych. Odbiorca spoza Polski nie musi mieć dostępu do systemu – może otrzymać dokument w PDF lub w wersji papierowej, a jego autentyczność potwierdzić za pomocą kodu QR. Faktury otrzymywane od klientów z zagranicy pozostają poza KSeF i będą rozliczane tak, jak dotychczas. Nie trzeba wprowadzać ich do systemu.

 

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość