Faktury VAT RR a KSeF – jak wystawiać?

2026-01-08

Czy wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe w przypadku rolników ryczałtowych? Faktury VAT RR a KSeF – jakie są zasady i co trzeba wiedzieć przed wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

KSeF a faktury VAT RR – najważniejsze zasady

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi obowiązek korzystania z KSeF przy wystawianiu faktur. Nowe przepisy w pewnym zakresie obejmą też rolników ryczałtowych, czyli osoby, które:

• dokonują sprzedaży produktów rolniczych z własnej działalności rolniczej lub świadczą usługi rolnicze,
• korzystają ze zwolnienia z VAT,
• nie mają obowiązku prowadzić ksiąg rachunkowych – do limitu w wysokości 2,5 mln euro rocznie.

Rolnicy ryczałtowi przy dokumentowaniu transakcji sprzedaży produktów rolnych posługują się fakturami VAT RR. Zgodnie z art. 116 ust. 1 ustawy faktura tego typu nie jest jednak wystawiana przez rolnika, a przez nabywcę – czynnego podatnika VAT. Nabywca wystawia dokument w dwóch egzemplarzach i jeden przekazuje dostawcy.

Okazuje się, że ustawodawca nie wprowadził obowiązku wystawiania faktur VAT RR w KSeF – jest to fakultatywne. Nabywca nie musi zatem korzystać z nowego systemu – może wystawić fakturę poza nim, np. w formie papierowej lub elektronicznej. Od czego to zależy?

VAT RR i KSeF – jak działa system w przypadku tych faktur?

Wszystko jest uzależnione od decyzji samego rolnika ryczałtowego. Żeby nabywca był zobligowany do korzystania z KSeF, rolnik powinien:

• złożyć w systemie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym (tj. korzystającym ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT) w KSeF,
• wskazać w systemie nabywcę jako osobę uprawnioną do wystawiania w jego imieniu faktur VAT RR w KSeF.

Oświadczenie będzie składane w momencie wskazania przez rolnika w KSeF nabywcy produktów lub usług rolnych.

Oznacza, że rolnik ryczałtowy może zdecydować, czy daje zgodę na wystawianie faktur VAT RR w KSeF – jeśli nie, nabywca nadal może stosować dotychczasowe formy (papierowa lub elektroniczna poza KSeF).

To nie jedyne warunki – rolnik ryczałtowy powinien również posiadać numer NIP – jeśli go nie ma, konieczne jest złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego do urzędu skarbowego na formularzu NIP-7. Ważne jest również prawidłowe wdrożenie KSeF.

Faktury VAT RR a KSeF – jak prawidłowo wystawiać?

Wiemy już, że nabywca towarów od rolnika ryczałtowego będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF tylko jeśli ten zgłosi go do systemu i uprawni do korzystania z KSeF. W takiej sytuacji nabywca:

• nie będzie mógł wystawić faktury VAT RR w formie tradycyjnej, np. papierowej,
• powinien zadbać o prawidłowe wdrożenie systemu, integrację narzędzi, rozmowy z dostawcą-rolnikiem i dostosowanie procedur.

Korzystanie z KSeF jest darmowe – Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia, z których poziomu można wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• Aplikacja Mobilna KSeF,
• Aplikacja e-mikrofirma.

Nabywca może też korzystać z innego, zintegrowanego z KSeF oprogramowania księgowego.

 

Jak wystawiać faktury VAT RR w systemie KSeF?

Żeby zalogować się do systemu, można użyć jednej z metod autoryzacji, do których należą:

• Profil Zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• Token KSeF,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (w przypadku osób prawnych),
• Certyfikat KSeF – obowiązujący od 1 lutego 2026 r.

Po zalogowaniu się do KSeF nabywca, który posiada uprawnienie nadane przez rolnika ryczałtowego, może wystawić fakturę VAT RR w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA_RR(1). System automatycznie nadaje dokumentowi numer KSeF, który stanowi potwierdzenie jego wystawienia i przesłania do systemu Ministerstwa Finansów.

Podczas wystawiania faktury VAT RR w KSeF należy podać m.in.:

• dane nabywcy i dostawcy (w tym NIP rolnika ryczałtowego),
• datę dostaw produktów rolnych lub wykonania usługi rolniczej,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość,
• cenę jednostkową netto i wartość brutto do zapłaty,
• obliczenie 7% zryczałtowanego podatku VAT,
• oświadczenie rolnika ryczałtowego o zwolnieniu z VAT,
• datę i miejsce wystawienia dokumentu.

Faktury VAT RR w KSeF – czy są jakieś specjalne wymagania?

Ustrukturyzowana faktura VAT RR powinna mieć jednolity format XML – podobnie jak  podstawowa faktura wystawiana w KSeF. Jakie są różnice? W przypadku faktur VAT RR dokument wystawia i wysyła do KSeF nabywca a nie sprzedawca.

Oprócz tego faktura powinna zawierać następujące oświadczenie rolnika: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

W przypadku faktury korygującej VAT RR („Faktura VAT RR KOREKTA”) – jeśli pierwotna faktura została wystawiona w KSeF, korektę również należy wystawić wyłącznie poprzez KSeF.

Faktury VAT RR, w przypadku wersji papierowej, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. Natomiast faktury VAT RR i ich korekty wystawione w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.

Dlaczego warto rozważyć KSeF dla faktur VAT RR?

Choć dla faktur VAT RR system KSeF nie jest obowiązkowy, to zastosowanie go może przynieść wiele korzyści. Archiwizowanie dokumentu w KSeF zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentu, rolnik nie musi też martwić się o przechowywanie papierowych faktur, dzięki czemu zyskuje porządek w dokumentach.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość