Faktury ustrukturyzowane – czym są i co warto o nich wiedzieć?

2025-11-17

Pojęcie faktury ustrukturyzowanej jest dziś szeroko omawiane w środowisku przedsiębiorców i księgowych. Już wkrótce jednolita faktura wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stanie się codziennością dla większości firm w Polsce. Faktury ustrukturyzowane – od kiedy będą obowiązkowe? Jak wypadają w porównaniu z tradycyjnymi, papierowymi dokumentami?

Faktury ustrukturyzowane – co to takiego?

Faktury ustrukturyzowane to elektroniczne faktury wystawiane w ujednoliconym formacie XML, które od 1 lutego 2026 r. będą przesyłane przez dużych przedsiębiorców do Krajowego Systemu e-Faktur, a od 1 kwietnia 2026 r przez większość przedsiębiorców. Każdy dokument tego typu, po przesłaniu do systemu, automatycznie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny.

Oznacza to, że faktura jest nie tylko wystawiona, ale również zarejestrowana i przechowywana w centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów.

Faktury ustrukturyzowane docelowo zastąpi tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne. Zastosowanie wspólnego schematu XML zapewni automatyzację obiegu dokumentów.

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy będą obowiązkowe?

Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych pojawiła się w Polsce już w 2022 r. Właśnie wtedy uruchomiono Krajowy System e-Faktur – system teleinformatyczny pozwalający na wystawianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jego stosowanie nie było jednak obligatoryjne. Ministerstwo Finansów kilkukrotnie przekładało pełną implementację systemu, a aktualne terminy są następujące:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r.,
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorstw (oprócz podmiotów korzystających z wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF),
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie pozostałe podmioty, które skorzystały z wyłączenia

Wyłączenie z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej uzyskują podmioty, które w danym miesiącu nie przekroczyli kwoty 10 tysięcy złotych sprzedaży (wraz z podatkiem) lub które wystawiają faktury uproszczone, czyli do kwoty 450 zł.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Wiele firm już teraz testuje nowe rozwiązania, żeby być przygotowanym na pełne wdrożenie, gdy system stanie się obowiązkowy.

Zanim obowiązek wejdzie w życie, warto zrozumieć, czym są faktury ustrukturyzowane – co to za dokument i jak w praktyce działa KSeF.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne – jak je wystawiać?

Faktury ustrukturyzowane można wystawić za pomocą narzędzi rządowych lub komercyjnych programów zintegrowanych z KSeF. Do narzędzi rządowych należą:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• Aplikacja Mobilna KSeF,
• e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym.

Logowanie do narzędzi rządowych odbywa się obecnie przy pomocy:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• Profilu Zaufanego,
• mObywatela (tylko do zalogowania się do e-mikrofirmy).

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli uzyskać Certyfikat KSeF, który docelowo stanie się podstawową formą logowania. Certyfikat będzie ważny przez 2 lata.

Aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, należy zalogować się do systemu, wprowadzić dane kontrahenta i szczegóły sprzedaży, a następnie przesłać dokument do KSeF. Po akceptacji systemu faktura zyskuje indywidualny numer i jest zarejestrowana w KSeF.

Jak wystawić elektroniczną fakturę?

Nowy system ma kilka rodzajów pól:

• obligatoryjne – obowiązkowe, np. NIP, dane nabywcy, data wystawienia,
• opcjonalne – obowiązkowe tylko po spełnieniu ustawowego warunku, np. podmiot upoważniony,
• fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane, np. kod PKWiU, załącznik, stopka.

Faktury ustrukturyzowane – dlaczego warto je stosować?

Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim korzyść dla przedsiębiorców. KSeF automatyzuje obieg dokumentów w firmie i upraszcza prowadzenie działalności gospodarczej. Dlaczego?

• Znika obowiązek przechowywania faktur – wszystkie dokumenty są gromadzone w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
• Jednolity standard danych - dokumenty są wystawiane w jednolitym standardzie – mają taki sam układ pól, co ułatwia ich porównywanie i księgowanie.
• Szybszy zwrot VAT – firmy korzystające z KSeF mogą liczyć na zwrot podatku w ciągu 40, a nie 60 dni.
• Większe bezpieczeństwo – faktury nie mogą zaginąć ani zostać sfałszowane, ponieważ są gromadzone w centralnej bazie Ministerstwa Finansów.
• Mniej pracy – kontrahenci otrzymują faktury w momencie nadania numeru KSeF - nie musisz osobno przesyłać faktur do kontrahentów (nie dotyczy podmiotów zagranicznych i osób fizycznych).
• Mniej błędów w rozliczeniach – dane są automatycznie weryfikowane przez system.

Faktury ustrukturyzowane a tradycyjne faktury papierowe – porównanie

Faktury papierowe wymagają drukowania, podpisywania i przechowywania przez kilka lat. To wszystko generuje koszty, zajmuje miejsce i zwiększa ryzyko błędów w obiegu dokumentów. Papierową fakturę łatwo zagubić lub przypadkowo zniszczyć.

Dzięki wdrożeniu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych firmy zyskują – to oszczędność papieru, miejsca i pieniędzy. Jednolite dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu i są dostępne dla kontrahentów oraz organów podatkowych. Nie trzeba ich przechowywać w formie fizycznej.

Poniżej krótkie porównanie faktur papierowych i ustrukturyzowanych:

Cecha	Faktury papierowe	Faktury ustrukturyzowane
Wystawianie	Ręczne lub w systemie księgowym	Przez KSeF lub oprogramowaniach komercyjnych zintegrowanych z KSeF
Archiwizacja	Przez 5 lat w firmie	Przez 10 lat w systemie elektronicznym
Zwrot VAT	Do 60 dni	Do 40 dni
Bezpieczeństwo danych	Ograniczone	Wysokie

Dzięki wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy zyskują czas i oszczędzają pieniądze. Chociaż początki prac z KSeF mogą wiązać się z wieloma wyzwaniami i wymagają zmiany przyzwyczajeń, to warto już teraz rozpocząć testy systemu. Nowy sposób rozliczeń zwiększa bezpieczeństwo danych, usprawnia obieg dokumentów i obniża koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w integracji ING Księgowość z KSeF – skontaktuj się z zespołem wsparcia ING Księgowość lub skorzystaj z instrukcji! A jeśli chcesz, poznaj nasze materiały dodatkowe

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość