Faktury elektroniczne a archiwizacja dokumentów KSeF — co wolno, a czego nie?

2026-03-03

Wejście w życie obowiązku korzystania przez firmy z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje obieg dokumentów księgowych. Nowe przepisy przynoszą wiele ułatwień dla przedsiębiorców, takich jak centralne przechowywanie faktur elektronicznych. Archiwizacja dokumentów w KSeF – jak będzie wyglądać w nowej rzeczywistości? Jakie obowiązki nadal pozostają po stronie firm?

Czy po wejściu KSeF trzeba drukować faktury papierowe?

Nie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nie będzie potrzeby drukowania faktur ustrukturyzowanych ani przesyłania ich w formie papierowej do odbiorców. Docelowo fakturą obowiązującą w obrocie gospodarczym po między firmami stanie się faktura ustrukturyzowana wystawiona i odebrana za pośrednictwem systemu KSeF.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF przedsiębiorstwa i inne podmioty będą zobligowane do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur. Przypomnijmy, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie:

• od 1 lutego 2026 r. duże przedsiębiorstwa (z roczną sprzedażą powyżej 200 mln zł),
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe podmioty, w tym działalności jednoosobowe,
• od 1 stycznia 2027 r. mikrofirmy z obrotami miesięcznymi poniżej 10 tys. zł.

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty, niezależnie od ich wielkości, będą zobligowane do odbierania faktur od kontrahentów za pośrednictwem KSeF.

Jak KSeF zmienia zasady archiwizacji dokumentów?

KSeF w dużym stopniu zwalnia podatników z obowiązku archiwizacji faktur sprzedażowych, ponieważ umożliwia przechowywanie wystawionych dokumentów w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie muszą już przechowywać faktur w formie papierowej ani tworzyć własnych archiwów dla tych dokumentów.

Krajowy System e-Faktur przechowuje dokumenty przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dotyczy to zarówno dokumentów sprzedażowych, jak i zakupowych. W tym czasie podatnik ma stały (po zalogowaniu) dostęp do dokumentów, również na potrzeby kontroli podatkowych.

Przypomnijmy, że obecnie przedsiębiorstwa muszą przechowywać dokumenty księgowe, w tym faktury przez okres 5 lat dla celów podatkowych.

Po pełnym wdrożeniu KSeF nie trzeba będzie drukować faktur i gromadzić ich w teczkach czy segregatorach. Zmniejszy to koszty związane z obsługą dokumentów, pozwoli zaoszczędzić miejsce przeznaczone na papierowe dokumenty i ułatwi dostęp do danych. Wszystkie faktury będą zgromadzone w jednym, elektronicznym systemie, z którego będą korzystać osoby uprawnione niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

Uwaga:

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, a po tym czasie w razie potrzeby podatnik będzie musiał we własnym zakresie zadbać o archiwizację dokumentów wymagających dłuższego czasu przechowywania.

Archiwizacja cyfrowa vs. papierowa — co jest dopuszczalne?

KSeF przejmuje obowiązek archiwizacji faktur, jednak nie oznacza to całkowitego odejścia od archiwizacji dokumentów w firmie.

Podatnicy nadal są zobowiązani do przechowywania innych dokumentów księgowych, takich jak umowy, dokumenty magazynowe, dowody zapłaty czy faktury kosztowe wystawione poza KSeF (np. przez podmioty zagraniczne).

Dokumenty te mogą być archiwizowane w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zachowania ich autentyczności, integralności treści i czytelności. Przepisy dopuszczają digitalizację dokumentów papierowych, o ile skany są kompletne i możliwe do odtworzenia na żądanie uprawnionych organów podatkowych.

Pobieranie faktur z KSeF — jak działa dostęp i odczyt?

Podatnicy mają stały dostęp do swoich faktur w KSeF poprzez nadane uprawnienia. Możliwe jest pobieranie faktur w formacie XML lub wizualizacji PDF.

Dostęp do firmowych faktur w systemie KSeF można uzyskać za pomocą bezpłatnych aplikacji przygotowanych przez Ministerstwo Finansów lub z poziomu komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z API KSeF na przykład ING Księgowość.

Z systemu mogą korzystać nie tylko właściciele firm, ale również biura rachunkowe i pracownicy działów finansowych, po odpowiednim nadaniu ról.

Segregatory po KSeF — co warto przechowywać w formie papierowej?

Chociaż KSeF przejmuje od podatników konieczność przechowywania faktur, niektóre dokumenty warto nadal archiwizować we własnym zakresie np. w formie papierowej. Dotyczy to przede wszystkim umów podpisywanych z kontrahentami oraz aneksów do nich, a także dokumentów kadrowych czy decyzji administracyjnych.

KSeF wprowadza do systemu fakturowania wiele zmian. Chociaż nowe przepisy budzą wątpliwości, elektroniczna archiwizacja dokumentów wyraźnie upraszcza codzienne funkcjonowanie firm. Odejście od papierowych faktur zapewnia większą przejrzystość procesów i ułatwia dostęp do danych.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość