Do kiedy trzeba wysłać fakturę do KSeF?

2026-02-06

Przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadzają nowe zasady ustalania dat wystawiania i doręczania faktur. Co do zasady za datę wystawienia faktury uznaje się dzień przesłania faktury ustrukturyzowanej do systemu KSeF. Może to rodzić wiele pytań, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych. Do kiedy trzeba wysłać fakturę do KSeF i jakie terminy obowiązują przedsiębiorców?

Termin wystawienia a termin przesłania faktury do KSeF

W przypadku faktur ustrukturyzowanych funkcjonujących w Krajowym Systemie e- Faktur kluczowe znaczenie ma moment ich przesłania do systemu. Samo sporządzenie faktury w programie księgowym, zapisanie jej w systemie wewnętrznym przedsiębiorcy lub przekazanie kontrahentowi poza KSeF nie jest równoznaczne z jej wystawieniem w rozumieniu przepisów.  Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień, w którym dokument został skutecznie przesłany do  KSeF i otrzyma numer identyfikujący nadany przez system. Dopiero od tego momentu faktura funkcjonuje w obrocie prawnym i wywołuje skutki podatkowe. Do czasu przesłania jej do KSeF dokument pozostaje wyłącznie zapisem technicznym.  Z kolei za datę otrzymania (doręczenia) faktury uznaje się moment nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. Oznacza to, że samo wygenerowanie faktury w programie księgowym nie jest jeszcze równoznaczne z jej wystawieniem w rozumieniu przepisów o KSeF.

Ile czasu ma przedsiębiorca na wysłanie faktury do KSeF?

Standardowym sposobem wystawiania faktur w KSeF jest tryb online, w którymfaktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym, bezpośrednio po jej wystawieniu. W takim przypadku system nadaje dokumentowi indywidualny numer KSeF, a podatnik otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Faktura trafia do obrotu prawnego natychmiast po jej przyjęciu przez system.  

Co dzieje się, gdy faktura trafi do KSeF z opóźnieniem?

Nie zawsze przedsiębiorca może od razu po wystawieniu faktury przesłać ją do systemu. Dotyczy to zarówno problemów technicznych po stronie podatnika, jak i niedostępności samego KSeF. W takich przypadkach można skorzystać z trybów awaryjnych KSeF. Terminy przesłania faktury do KSeF zależą od przyczyny awarii/niedostępności systemu.

Tryb offline24 – jest to dobrowolna funkcja, z której podatnik może skorzystać np. przy braku internetu lub niestabilnym połączeniu z siecią lub inne problemy techniczne po stronie podatnika. W tym trybie podatnik:

• stosuje aktualny wzór struktury logicznej faktury,
• wystawia fakturę w postaci elektronicznej poza systemem,
• przesyła fakturę do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, w celu nadania numeru KSeF i przekazania jej odbiorcy.

Tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system jest czasowo niedostępny, np. z powodu zaplanowanych prac serwisowych KSeF, ogłoszonych w BIP Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej poza KSeF, zgodnie z aktualną strukturą logiczną,
• udostępnia fakturę nabywcy w systemie,
• przesyła fakturę do KSeF w kolejnym dniu roboczym po przywróceniu działania systemu.

Datą wystawienia faktury w tych trybach jest data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF, a w przypadku odbiorców zagranicznych - data faktycznego jej otrzymania.

Tryb awaryjny – (awaria KSeF (nieplanowana)) – w przypadku poważniejszej awarii ogłoszonej w BIP MF oraz interfejsie systemowym, podatnik:

• wystawia fakturę w postaci ustrukturyzowanej poza KSeF – zgodnie z aktualną strukturą logiczną,
• udostępnia fakturę nabywcy w uzgodniony sposób, np. e-mailem,
• przesyła fakturę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia usunięcia awarii.

Awaria całkowita – tryb stosowany w przypadku nadzwyczajnych sytuacji, np. zagrożenia bezpieczeństwa kraju. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej, bez stosowania się do wzoru struktury logicznej,
• nie ma obowiązku przesyłania faktury do systemu KSeF,
• przekazuje fakturę nabywcy w tradycyjny sposób.

Czy można przesłać fakturę później niż w dniu wystawienia?

Przesłanie faktury do KSeF w terminie późniejszym niż dzień jej sporządzenia jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami, czyli w trybach awaryjnych.  Dotyczy to zarówno problemów technicznych po stronie podatki, jak i niedostępności systemu KSeF.

W takich sytuacjach ważne jest dochowanie terminów przewidzianych dla odpowiedniego trybu awaryjnego. Jak widać, w trybie awarii całkowitej KSeF dopuszczalne jest wystawienie faktury w tradycyjny sposób – bez przesyłania jej do systemu.

Terminy w KSeF a odliczenie VAT i rozliczenia podatkowe

Moment przesłania faktury do KSeF Ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe.  

Dla nabywcy za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania numeru identyfikacyjnego KSeF, co wpływa na moment powstania prawa do odliczenia podatku VAT. Nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym faktura została otrzymana w KSeF, albo w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z ogólnymi zasadami ustawy o VAT.

Natomiast dla wystawcy moment przesłania faktury do KSeF decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT. W trybie standardowym (online) jest to dzień przesłania faktury do KSeF, a w trybach awaryjnych – odpowiednio data wskazana na fakturze w polu P 1 struktury logicznej FA lub data wynikająca z przepisów szczególnych.

Opóźnienie w przesłaniu faktury do KSeF przez wystawcę może przesunąć moment, w którym nabywca będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego - o miesiąc lub nawet o kwartał.

Prawidłowe określenie daty wystawienia faktury ma istotne znaczenie, ponieważ w wielu przypadkach decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT. W trybie standardowym jest to dzień przesłania faktury do KSeF, natomiast w trybach awaryjnych – data wskazana w fakturze w polu P_1 struktury logicznej FA lub data wynikająca z przepisów szczególnych.

Z tego względu ważne jest, aby zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące wystawiania i przesyłania faktur, a także przygotować się organizacyjnie na sytuacje awaryjne związane z funkcjonowaniem KSeF.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość