Data wystawienia faktury i przesłania do KSeF a odliczenie podatku VAT u nabywcy

2026-01-21

Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych, które od przyszłego roku staną się standardem w rozliczeniach pomiędzy przedsiębiorcami. W jaki sposób nowy system wpłynie na odliczanie podatku VAT od faktur zakupowych? Czym różni się data sprzedaży i data wystawienia faktury? Kiedy można odliczyć VAT? Sprawdzamy!

Data sprzedaży a data wystawienia faktury w KSeF – kiedy powstaje obowiązek VAT?

Odliczenie podatku VAT z faktury zakupowej przysługuje w przypadku, gdy czynny podatnik VAT nabyte towary lub usługi przeznaczy na:

• cele związane z działalnością gospodarczą,
• sprzedaż opodatkowaną VAT (w części lub w całości).

Prawo do odliczenia podatku VAT przez nabywcę powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy – nie wcześniej niż miesiąc otrzymania faktury. Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstaje m.in. w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zaliczki przed dokonaniem sprzedaży. Oznacza to, że nabywca może skorzystać z odliczenia VAT nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę lub dokument celny.

Data wystawienia faktury a moment przesłania do KSeF

Zgodnie z nowymi przepisami, w przypadku faktur ustrukturyzowanych generowanych w KSeF, za datę wystawienia faktury uznaje się datę przesłania dokumentu do systemu. Dotyczy to faktur przesłanych w trybie online. W przypadku trybu offline24, offline oraz trybu awaryjnego data wystawienia jest zgodna z datą wskazaną w polu P_1 (pole obowiązkowe) przez podatnika (wystawcę).  

Przykład:

Pani Ania prowadzi firmę cateringową. W dniu 12 maja wystawiła fakturę za swoje usługi w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF i wysłała ją do KSeF. System nadał numer KSeF fakturze 13 maja. Data wystawienia faktury to 12 maja, dzień w którym faktura została przesłana do systemu KSeF.

KSeF a moment odliczenia VAT przez nabywcę

Przepisy dotyczące KSeF wprowadzają zmiany w kwestii daty otrzymania faktury przez nabywcę. Od 1 lutego 2026 nabywca nie musi potwierdzać, że otrzymał fakturę, ponieważ w momencie nadania fakturze numeru identyfikacyjnego dokument jest uznawany za otrzymany przez nabywcę. Dotyczy to również trybu offline24, offline.

Uwaga! Obecnie KSeF jest dobrowolny, a nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w systemie. Po wejściu w życie obowiązku KSeF taka zgoda nie będzie konieczna.

Jeżeli faktura została wystawiona w trybie awaryjnym za datę otrzymania uważa się:

• datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data nadania numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data nadania numeru KSeF.

W przypadku wystawienia faktury m.in. dla kontrahenta zagranicznego lub konsumenta (dla nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), data otrzymania przez nabywcę jest datą faktycznego przekazania dokumentu poza systemem KSeF formie elektronicznej lub papierowej.

A co z odliczeniem podatku? Zgodnie z przepisami nabywca będzie mógł odliczyć VAT nie wcześniej niż za okres, w którym otrzyma fakturę. Jeśli zatem sprzedawca wystawi fakturę w jednym miesiącu, a prześle do KSeF w następnym, to możliwość odliczenia VAT dla nabywcy przesunie się.

Jeśli podatnik nie odliczy VAT w okresie, w którym otrzymał fakturę, może to zrobić później – w jednym z dwóch lub trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. W przypadku działalności rozliczających się w okresach miesięcznych – będą to trzy kolejne miesiące, a w przypadku rozliczania się kwartalnego – dwa kolejne kwartały.

Przykład:

Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność edukacyjną – jest lektorem języka angielskiego. Pod koniec września kupiła w księgarni zapas artykułów papierniczych na cele związane z prowadzeniem firmy. Sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną 30 września 2026 r., jednak przesłał ją do KSeF 1 października 2026 r. Oznacza to, że pani Anna będzie mogła odliczyć VAT z faktur zakupowych dopiero za październik.

Jak sprawdzić, czy faktura jest już w KSeF?

Sprawdzenie, czy sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną, jest możliwe za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Sprawiedliwości, takich jak:

• Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna w wersji na przeglądarki,
• Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na dostęp do KSeF z poziomu telefonu,
• Aplikacja e-mikrofirma – dostępna w e-Urzędzie Skarbowym.

Warto pamiętać, że KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień (w formie SMS-ów lub maili) o wystawieniu faktury.

Po zintegrowaniu KSeF z ING Księgowość można włączyć automatyczne pobieranie faktur z systemu KSeF. Tak aby mieć wszystkie dokumenty w jednej aplikacji.

Podsumowując, wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF będzie dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców.  Między innymi dlatego, że za datę otrzymania faktury będzie uznawana data nadania jej numeru systemowego, a nie jak do tej pory data faktycznego otrzymania faktury elektronicznie lub papierowo.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość