Koszty na przełomie roku - jak je zapisać w KPiR?

2022-02-28

Koniec roku to dla przedsiębiorców czas rozliczeń, przeprowadzania spisów z natury i zamykania roku podatkowego. Jeżeli jednak firma działa płynnie i utrzymuje ciągłość, mogą się pojawić koszty, które wystąpią na przełomie roku. Ich księgowanie bardzo często rodzi wiele pytań i wątpliwości. Oto najważniejsze informacje, które warto na ten temat wiedzieć.

 

Metody księgowania

To, w jaki sposób koszty na przełomie roku zostaną zaksięgowane zależy od wybranej metody prowadzenia księgowości. Polskie przepisy prawne dopuszczają dwie metody: kasową i memoriałową.

 

Zgodnie z metodą kasową koszty uzyskania przychodu potrąca się wyłącznie w tym roku, w którym zostaną one poniesione. Nie ma więc znaczenia, jakiego okresu one dotyczą. Znaczenie ma wyłącznie to, kiedy podatnik musiał je pokryć. Dotyczy to również kosztów poniesionych na przełomie roku. Liczy się data ich poniesienia.

 

W przypadku metody memoriałowej sprawa wygląda nieco inaczej. Koszty księguje się i odlicza w odniesieniu do okresu, którego dotyczą. To istotne rozróżnienie, o którym koniecznie trzeba pamiętać, żeby nie popełnić błędu przy rozliczaniu.

Trzeba też pamiętać, że przedsiębiorca, który wybiera metodę memoriałową do księgowania swoich kosztów, zobowiązany jest do księgowania ich zgodnie z podziałem na pośrednie i bezpośrednie. Stosowanie podziału zostało tu narzucone przez ustawodawcę i jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

 

Księgowanie kosztów pośrednich i bezpośrednich w metodzie memoriałowej

Koszty bezpośrednie powinny być ujęte w tym samym roku, w którym osiągnięte zostały również przychody, które im odpowiadają. Jeżeli więc poniesiono koszty bezpośrednie pod koniec roku, ale przychód osiągnięto w kolejnym roku, to koszty te powinny być ujęte dopiero w roku kolejnym. W ten sposób możliwe jest powiązanie kosztów bezpośrednich z odpowiadającymi i przychodami.

 

Koszty pośrednie co do zasady powinny być zaksięgowane w dacie faktury. Jeżeli jednak odnoszą się one również do przychodów osiąganych w roku kolejnym, to powinny być ujęte proporcjonalnie: część w roku ich poniesienia i odpowiednia część w roku następnym.

 

Wszelkie pozostałe wydatki powinny być księgowane stosownie do wybranej metody (kasowej lub memoriałowej) oraz stosownie do regulujących te metody przepisów prawa.

 

Wybór metody księgowania a koszty

Wobec powyższych informacji wydaje się więc, że znacznie łatwiejsza jest metod kasowa. W tym wypadku znaczenie ma wyłącznie data poniesienia wydatku. Jeżeli poniesiony został w grudniu, to księguje się go w grudniu. Jeżeli został poniesiony w styczniu, to księguje się go w styczniu i nie ma tu znaczenia, kiedy związany z nim dochód został uzyskany.

 

Metoda memoriałowa w tym momencie okazuje się znacznie bardziej skomplikowana i wymagająca. Trzeba bowiem pamiętać, że znaczenie ma nie tylko moment poniesienia kosztów, ale również ich rodzaj i moment uzyskania związanych z nimi przychodów. To znacznie utrudnia sprawę i powoduje, że prowadzenie księgowości wymaga bardzo skrupulatnego opisywania i rozliczania faktur. Ma to szczególnie istotne znaczenie przy rozliczaniu faktur proporcjonalnie: część na jeden rok, część na drugi.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość