Odzyskiwanie należności - jak przebiega proces windykacji? Poznaj dobre praktyki

2025-06-16

Odzyskiwanie należności to proces, który nie powstaje w momencie rozpoczęcia egzekucji komorniczej. Takie działania są realizowane znacznie wcześniej, czyli wtedy, kiedy wierzyciel skieruje sprawę do firmy windykacyjnej. Na początek odbywa się windykacja polubowna, która ma na celu zachowanie konieczności uregulowania należności w wyznaczonym terminie. Kiedy wierzyciel zdecyduje się na skierowanie sprawy do działu windykacji, wtedy rozpoczyna się tok postępowania egzekucyjnego.

Obecnie rozróżniamy kilka form windykacji. Przy egzekwowaniu należności firma windykacyjna może wykorzystywać metodę polubowną i sądową. Zasady są proste. W celu wyegzekwowania spłaty długu firma windykacyjna rozpoczyna postępowanie windykacyjne polubowne. Jeśli kontakt z dłużnikiem jest dobry, wtedy istnieje duża szansa na zakończenie postępowania bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

W poniższym artykule dowiesz się m.in.:

• Czym jest windykacja polubowna?
• Jakie są różnice między windykacją polubowną a sądową?
• Jakie są dobre praktyki windykacji?
• Kiedy wierzyciel może skorzystać z profesjonalnego wsparcia firmy windykacyjnej?
• W jakich sytuacjach może dojść do wszczęcia postępowania sądowego celem odzyskania należności?

Czym jest windykacja? Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

Windykacja to proces dochodzenia należności od dłużnika, realizowany przez wierzyciela lub uprawnioną instytucję, mający na celu odzyskanie zaległych środków. Te kwestie reguluje Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. 2023 poz. 200).

Warto też dodać, że rząd przygotował spore zmiany dotyczące działalności firm windykacyjnych. W obowiązujących przepisach prawnych pojawiła się definicja Centralnego Rejestru Firm Windykacyjnych i Windykatorów. Od 2023 roku firmy windykacyjne muszą uzyskać zgodę na działalność, a windykatorzy licencję do wykonywania tego zawodu.

Jak skutecznie rozpocząć proces windykacji polubownej? Postępowanie egzekucyjne

Rozpoczęcie procesu windykacji polubownej wymaga dbałości o zachowanie dobrej relacji z klientem. Ważne jest przygotowanie dokumentacji oraz utrzymanie komunikacji, która sprzyja wypracowaniu rozwiązania satysfakcjonującego dla obu stron.

A zatem jak powinna przebiegać windykacja należności? Zacznij od następujących działań:

1. Zbierz pełną dokumentację dotyczącą długu (umowy, faktury, korespondencja).
2. Skontaktuj się z klientem w sposób bezpośredni lub przez telefon, e-mail, spotkanie on-line.
3. Zaproponuj realny harmonogram spłaty lub inne formy ugody.
4. Informuj klienta o konsekwencjach dalszego braku działania, ale unikaj tonu konfrontacyjnego.
5. Dokumentuj każde podjęte działanie, w tym odpowiedzi klienta i proponowane rozwiązania.

Pamiętaj, że nie musisz od razu dbać o wpisanie dłużnika do rejestrów np. BIK i KRD. Do przekazania sprawy komornikowi powinno dojść dopiero wtedy, kiedy firma windykacyjna w celu wyegzekwowanie spłaty długu nie jest w stanie skontaktować się z dłużnikiem.

Czy wiesz...? Co zrobić, gdy windykacja polubowna nie przynosi efektów? Wtedy konieczne może być rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego w sądzie z udziałem komornika. Zanim podejmiesz taką decyzję, przemyśl ją dwa razy. To wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz potencjalnym zakończeniem współpracy z dłużnikiem.

Kiedy można wykorzystać drogę postępowania sądowego?

Postępowanie sądowe można wszcząć, gdy polubowne próby odzyskania należności nie przynoszą rezultatów, a dłużnik nadal uchyla się od spłaty zobowiązań. W takiej sytuacji wierzyciel ma prawo złożyć pozew do właściwego sądu, inicjując formalne postępowanie mające na celu uzyskanie tytułu wykonawczego, który umożliwi egzekucję długu.

Kiedy warto skorzystać z profesjonalnej firmy windykacyjnej?

Z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej warto skorzystać w sytuacjach, gdy samodzielne działania są nieskuteczne lub brak czasu i zasobów, by zająć się windykacją we własnym zakresie. Firmy windykacyjne dysponują doświadczeniem, narzędziami oraz znajomością przepisów. To pozwala na szybsze i bardziej efektywne odzyskiwanie należności, zwłaszcza w trudnych przypadkach.

Skorzystaj z windykacji miękkiej należności, jeśli:

1. dług jest przeterminowany i próby kontaktu z dłużnikiem są nieskuteczne;
2. nie masz doświadczenia w prowadzeniu skutecznej windykacji;
3. dłużnik jest problematyczny i unika odpowiedzialności;
4. chcesz zachować dobre relacje z klientem i uniknąć konfrontacyjnego podejścia;
5. zależy Ci na skróceniu czasu odzyskiwania należności.

Wsparcie profesjonalistów może okazać się niezbędne, jeśli samodzielna windykacja długów nie przynosi zadowalających efektów. Czasem wystarczy wysłany nakaz zapłaty do dłużnika, aby doszło do natychmiastowego uregulowania należności.

W jaki sposób dokumentować proces windykacji?

Windykacja należności, czyli oddanie sprawy na drogę postępowania windykacyjnego polega na działaniach, które mają na celu nakłonić dłużnika do spłaty zaległego zobowiązania. W tym przypadku odzyskanie długu przebiega najczęściej przez windykację polubowną.

Uwaga! Podstawowe dokumenty potrzebne do skutecznej windykacji należności to: podpisana umowa z kontrahentem, faktury VAT za towar lub usługę, rachunki zaakceptowane przez dłużnika.

Przebiega to następująco:

1. Określ zasady współpracy z kontrahentami

2. Prowadź ewidencję faktur, sprawdzaj terminy i zapisuj informacje o wpłatach.

3. Wysyłaj przypomnienia i wezwania do zapłaty, każde dokumentując.

4. Notuj ustalenia, harmonogramy spłat i propozycje ugody.

5. Przygotuj pozew, dołączając wszystkie dowody z wcześniejszych działań.

Ostatecznie złóż wniosek do komornika i zapisuj całą korespondencję. Zrób to tylko wtedy, kiedy windykacja miękka nie przynosi efektów.

Jakie narzędzia wykorzystać w procesie odzyskiwania należności?

Czy wiesz, że...? Sam proces windykacji polega nie tylko na monitoringu płatności i stałym kontakcie z dłużnikiem.

Praktyczne narzędzia, które są przydatne w odzyskiwaniu należności i windykacji to:

• wezwanie do zapłaty - pierwszy krok w kierunku odzyskania należności;
• rozmowa osobista np. w ramach usług windykatora terenowego;
• korespondencja mailowa, o ile kontakt z dłużnikiem jest bezproblemowy;
• mediacje w biurze firmy windykacyjnej.

Jeśli nie chcesz ryzykować spadkiem rentowności swojej działalności gospodarczej, a klienci zalegają z płatnościami i nie reagują na wezwania do zapłaty, wtedy warto wziąć pod uwagę powszechnie stosowane rodzaje windykacji.

Jak utrzymać dobre relacje z klientem podczas windykacji?

Utrzymanie dobrych relacji z klientem podczas windykacji wymaga przede wszystkim empatii i profesjonalizmu. Proces windykacyjny musi być prowadzony w sposób, który nie naruszy wzajemnego zaufania, a jednocześnie pozwoli na skuteczne rozwiązanie sprawy.

Zarządzanie windykacją w sposób przyjazny i konstruktywny może przynieść korzyści obu stronom, budując solidne fundamenty dalszej współpracy. Aby utrzymać dobre relacje z dłużnikiem:

• Dbaj o jakość komunikacji – zachowuj spokojny, rzeczowy ton i unikaj eskalacji emocji.
• Zrozum sytuację klienta – poznaj powody opóźnienia w płatności, co pozwoli na znalezienie wspólnego rozwiązania.
• Ustal jasne warunki – wypracuj szczegółowy plan spłaty, który będzie akceptowalny dla obu stron.
• Unikaj osądzania – skup się na faktach i rozwiązaniach, a nie na ocenach działań klienta.
• Monitoruj postępy – regularnie sprawdzaj realizację ustaleń i oferuj wsparcie w razie problemów.

Windykacja, jeśli prowadzona w odpowiedni sposób, może stać się okazją do zacieśnienia współpracy z klientem. Staraj się stworzyć atmosferę zrozumienia i wspólnego poszukiwania rozwiązań. To często prowadzi do wzmocnienia wzajemnego zaufania.

Pamiętaj! Zadowolony klient, nawet po przejściowych trudnościach, może pozostać lojalnym partnerem biznesowym na długie lata.