Zatrudnianie cudzoziemców spoza Unii Europejskiej – poradnik dla przedsiębiorców

2026-05-25

Polskie firmy coraz częściej zatrudniają obcokrajowców – dotyczy to zarówno specjalistów z wąskich i innowacyjnych branż, jak i szeregowych pracowników, np. do produkcji czy robót sezonowych. Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE – jakie są zasady? Co zmieniła ostatnia nowelizacja prawa? Sprawdzamy!

Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE – podstawowe zasady i wymagania

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Według ogólnych przepisów za cudzoziemca uznajemy każdą osobę, która nie posiada polskiego obywatelstwa. Osoby spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii mogą pracować w Polsce, jeśli:

• posiadają jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub
• przedsiębiorca, u którego mają rozpocząć pracę, uzyska dla ich zezwolenie na pracę.

Osoby spoza UE mogą być zatrudnione bez zezwolenia na pracę. Dotyczy to między innymi:

• obywateli Armenii, Ukrainy, Białorusi i Mołdawii – obowiązuje ich procedura uproszczona. Mogą pracować na podstawie oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

• obywateli Ukrainy, którzy przybyli legalnie do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r (status UKR) i deklarują chęć pozostania w Polsce. Mogą zostać zatrudnione na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy,

• osób posiadających zezwolenie na pobyt stały w Polsce lub status rezydenta UE,
• osób ze statusem uchodźcy,
• członków rodziny obywateli UE, EOG lub Szwajcarii,
• osób posiadających ważną Kartę Polaka,
• posiada zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w celu połączenia z rodziną.

Obecnie praca dla cudzoziemca spoza UE może być udzielona na podstawie kilku rodzajów dokumentów, m.in.:

• oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
• zezwolenia na pracę,
• jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.

Co do zasady wnioski składa pracodawca, z wyjątkiem jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, o które wnioskuje sam cudzoziemiec.

Kiedy cudzoziemiec spoza UE potrzebuje zezwolenia na pracę?

Cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę, jeśli chce podjąć zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (zlecenie i dzieło), albo pełni funkcje w zarządach spółek – i jednocześnie nie posiada statusu zwalniającego go z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – jak uzyskać dla cudzoziemca spoza UE?

Wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę składa cudzoziemiec. Powinien to zrobić, jeśli chce pracować i mieszkać w Polsce przez okres dłuższy niż 3 miesiące.

Wniosek należy złożyć do wojewody właściwego ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca – najpóźniej w ostatnim dniu pobytu w Polsce. Formularz można pobrać ze strony mos.cudzoziemcy.gov.pl. Należy wypełnić i wysłać go pocztą do właściwego wydziału spraw cudzoziemców, a następnie umówić się na wizytę w urzędzie w celu złożenia odcisków palców.

Żeby uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy i pracę trzeba wnieść opłatę w wysokości 440 zł, a w przypadku wydania karty pobytu – 100 zł.

Kto wydaje zezwolenie na pracę dla cudzoziemca spoza UE?

Wydanie zezwolenie na pracę to odrębna procedura. Istnieją różne typy zezwoleń (A, B, C, D, E, S) – w zależności od rodzaju pracy. Wydaje je wojewoda właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy, a w przypadku pracy sezonowej (zezwolenie typu S) – starosta.

Procedura uzyskania zezwolenia na pracę – krok po kroku

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie formalności związane z uzyskaniem zezwolenia na pracę można wykonać przez internet. Jak wspomnieliśmy, wniosek składa pracodawca.

Jak uzyskać zezwolenie na pracę dla cudzoziemca spoza UE bez wychodzenia z domu? Wystarczy:

• wejść na stronę praca.gov.pl i zarejestrować się jako pracodawca,
• wybrać zakładkę „Zatrudnianie cudzoziemców”, a następnie „Zezwolenia na pracę cudzoziemca”,
• kliknąć „Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ZC-WWZ),
• jeśli jest to pierwszy wniosek, wybrać „wysyłanie wniosku inicjującego nową sprawę (nowy wniosek)”,
• wybrać właściwy urząd,
• wypełnić wniosek (m.in. podać dane osobowe pracodawcy i pracownika),
• załączyć elektroniczne kopie dokumentów,
• podpisać wniosek podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Procedura wydania zezwolenia trwa od 1 do 2 miesięcy. Zezwolenie wydawane jest na okres nie dłuższy niż 3 lata lub 1 rok – jeśli pracodawca prowadzi działalność krócej niż 1 rok lub czas pracy nie będzie przekraczał 1/2 pełnego etatu lub 20 godzin tygodniowo.

Opłata za wydanie zezwolenia wynosi:

• 200 zł – w przypadku powierzenia pracy na okres do 3 miesięcy lub
• 400 zł – na dłużej niż 3 miesiące.

Jakie dokumenty musi przedstawić pracodawcy cudzoziemiec spoza UE?

Cudzoziemiec przekazuje pracodawcy m.in. następujące dokumenty, które ten dołącza do wniosku:

• kopię ważnego dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• w przypadku pracy w zawodzie regulowanym – dokumenty potwierdzające spełnienie przez cudzoziemca wymagań kwalifikacyjnych.

Oprócz tego pracodawca dołącza do wniosku m.in.:

• dokumenty potwierdzające tożsamość pracodawcy, np. dowód osobisty, umowę spółki, odpis z KRS,
• oświadczenie pracodawcy o niekaralności,
• oświadczenie, czy według wiedzy pracodawcy, cudzoziemiec został skazany za przestępstwo,
• dowód wpłaty zawierające dane cudzoziemca,
• oświadczenie potwierdzające posiadanie środków finansowych niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi,
• oświadczenie, że wysokość wynagrodzenia podana we wniosku nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę na porównywalnym stanowisku,
• dokument potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca do pracy przez agencję pracy tymczasowej – w przypadku pracodawcy działającym jako agencja pracy tymczasowej.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca spoza UE

Pracodawca powinien zatrudnić cudzoziemca na warunkach, które są zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami – dotyczy to zarówno zatrudnienia na podstawie umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Niezależnie od tego, czy zatrudniana osoba jest Polakiem, czy cudzoziemcem, pracodawca powinien skierować ją na badania lekarskie, przeprowadzić szkolenia BHP i zgłosić do ubezpieczenia.

Pracodawca ma również szczególne obowiązki względem zatrudnianych obcokrajowców. Powinien:

• zawrzeć umowę w formie pisemnej i przedstawić cudzoziemcowi tłumaczenie jej na język dla niego zrozumiały,
• w umowie uwzględnić warunki zawarte w zezwoleniu na pracę,
• przekazać urzędowi kopię umowy zawartej z cudzoziemcem przed powierzeniem pracy.

W zależności od podstawy pobytu i pracy, co do zasady pracodawca ma obowiązki informacyjne względem wojewody. Powinien w ciągu 7 dni poinformować go o tym, że cudzoziemiec:

• nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia,
• przerwał pracę na dłużej niż 2 miesiące,
• zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem terminu ważności zezwolenia na pracę.

Pracodawca musi też informować wojewodę o innych zmianach, np. w formie prawnej przedsiębiorstwa czy zmianie przez cudzoziemca stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Jak uniknąć błędów przy zatrudnianiu cudzoziemców spoza UE?

Za nieprzestrzeganie przepisów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców grożą sankcje w wysokości od 3 do 50 tys. zł za każdego cudzoziemca, którego zatrudnienie może być potraktowane jako nielegalne. Żeby uniknąć problemów, pracodawca powinien przede wszystkim:

• zweryfikować podstawę pobytu cudzoziemca przed podpisaniem umowy,
• sporządzić umowę w języku zrozumiałym dla cudzoziemca lub wersję dwujęzyczną,
• dopełnić obowiązków informacyjnych względem urzędów,
• zadbać o to, żeby warunki umowy były zgodne z treścią złożonego wniosku o zezwolenie na pracę.

Zatrudnianie cudzoziemców spoza UE w Polsce jest możliwe – ważne, żeby było dokonane zgodnie z obowiązującym prawem, a pracodawca wypełnił obowiązki względem pracownika i właściwych organów.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość