Urlop zaliczkowy - co to takiego?

2022-04-08

Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy pracownikowi, który zatrudniony jest w oparciu o umowę o pracę przysługują płatne dni wolne od pracy. Jest to tak zwany urlop wypoczynkowy. Każdy pracownik, którego staż pracy jest krótszy niż dziesięć lat, może skorzystać z 20 takich dni wolnych w roku. Natomiast wszyscy pracownicy ze stażem dłuższym niż dziesięć lat mają aż 26 dni wolnych.

 

Regulacje kodeksowe

Zgodnie z zapisami Kodeku Pracy, urlop wypoczynkowy naliczany jest po przepracowanym miesiącu. Co do zasady liczy się jeden dzień wolny na miesiąc u pracowników z krótkim stażem (dokładnie 1,66 dnia) i dwa dni na miesiąc u pracowników z dłuższym stażem.

 

Łatwo jednak policzyć, że dni wolne nie odpowiadają liczbie miesięcy w roku i nie są jej wielokrotnością. Oznacza to, że w wyjątkowych okolicznościach można tych dni naliczyć więcej.

 

W przypadku, gdy pracownik podejmuje swoją pierwszą pracę, nie ma za sobą żadnych przepracowanych miesięcy, wówczas urlop wypoczynkowy nalicza mu się na bieżąco. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku pracownika, który podejmuje się nowej pracy, ale w poprzednim miejscu wykorzystał już wszystkie swoje dni urlopowe.

 

Czy wobec tego pracownicy mogą wnioskować o urlop akonto, naliczony za przyszły rok? Okazuje się, że Kodeks Pracy nie pozwala na takie rozwiązanie. Byłby to urlop zaliczkowy, przyznany niejako z góry, zanim pracownik faktycznie na niego zapracuje. Z uwagi na to, że Kodeks Pracy jednoznacznie wskazuje, że nie ma możliwości skorzystania z takiego rozwiązania, pracodawca nie może się przychylić do wniosku pracownika.

 

Co zrobić, gdy urlop nie przysługuje, a potrzebne są wolne dni pracownikowi?

W sytuacji, gdy pracownikowi nie przysługują dni urlopu wypoczynkowego, a potrzebuje on wolnego jest kilka rozwiązań i wyjść z sytuacji.

 

Pierwszą możliwością jest udzielenie urlopu bezpłatnego. Nie jest on w żaden sposób limitowany ani ograniczony, więc pracodawca może go udzielić bez względu na to, jak długo pracownik jest zatrudniony i ile tych dni wolnych potrzebuje.

 

Drugą możliwością jest przyznanie pracownikowi dni nieobecności usprawiedliwionej – płatnej. To rozwiązanie, które stosowane jest bardzo rzadko i raczej powinno być wykorzystywane tylko w naprawdę wyjątkowych okolicznościach.

 

Jest to opcja dopuszczona dla pracodawców, z której mogą, ale nie muszą skorzystać. Jeżeli chodzi o pracowników, to mogą o taką nieobecność zawnioskować, ale pracodawca nie ma obowiązku się na nią zgodzić.

 

I trzecia możliwość. Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy 20 i 26 dni urlopu wypoczynkowego płatnego to minimalna wartość. Pracodawca może przydzielić więcej takich dni, warunkiem jest jednak, by było to ustalone i uregulowane w regulaminie zakładu pracy.

 

Jeżeli taki zapis nie znajduje się w regulaminie, wówczas pracodawca nie może z tej opcji skorzystać. Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ sprzyja równemu i uczciwemu traktowaniu wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca uznaniowo przyznawałby dodatkowe wolne dni wybranym pracownikom, mogłoby dojść do nadużyć i dyskryminacji. Gdyby zaś nawet nie było faktycznej dyskryminacji, dałoby to pole do podejrzeń i przypuszczeń, że do takich nadużyć może dochodzić. Szczególnie niezadowoleni byliby pracownicy, którzy otrzymali by mniej dodatkowych dni niż pozostali.

 

Uregulowanie warunków i zasad przyznawania dodatkowych wolnych dni sprawia, że wszyscy są traktowani równo i tak samo, co przekłada się na uczciwe warunki pracy.

 

Warto jeszcze dodać, że udzielenie urlopu zaliczkowego (przed nabyciem prawa do niego) może się wiązać z konsekwencjami dla pracodawcy. Jeżeli zgodzi się na takie rozwiązanie, wówczas może dojść do sytuacji, że w kolejnym roku kalendarzowym nie będzie mógł tych dni „odebrać” z pełnego wymiaru urlopu pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 1980 roku (I PRN 3/80, OSPIKA 1981/3/43). Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy pracownik rezygnuje z pracy przed nabyciem uprawnień do urlopu, z którego skorzystał w formie zaliczkowej. Pracodawca ma bowiem obowiązek rozliczenia przysługujących dni urlopu wypoczynkowego, a w razie ich niewykorzystania wypłacenia ekwiwalentu. Jest to świadczenie nienależnie pobrane, ale jego odzyskanie jest niemalże niemożliwe.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość