Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy – co należy wiedzieć?

2026-03-16

Obecnie polscy pracodawcy chcący zatrudnić obywatela Ukrainy mogą korzystać z uproszczonych procedur. Wybór podstawy zatrudnienia zależy od sytuacji pobytowej cudzoziemca. Kiedy możliwa jest praca na podstawie powiadomienia? Zatrudnienie Ukraińców po 30 września 2025 – co się zmieniło? Sprawdzamy!

Nowe przepisy zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce po 4 marca 2026

Nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa wydłużyła termin legalnego pobytu obywateli Ukrainy w Polsce do 4 marca 2027 r. Zmiana ta zastąpiła wcześniejszą datę 4 marca 2026 r., co zapewniło osobom objętym przepisami tzw. specustawy ciągłość legalnego pobytu i pracy w Polsce.

Obecnie zatrudnienie obywatela Ukrainy może odbyć się bez uzyskania zezwolenia na pracę. Wybór właściwej procedury zależy od podstawy legalnego pobytu. Zatrudnienie może nastąpić na podstawie:

• oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – na zasadach ogólnych, stosowanych także wobec obywateli Armenii, Gruzji, Białorusi i Mołdawii. Procedura dotyczy obywateli Ukrainy nieobjętych przepisami specustawy;
• powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy – w przypadku obywateli Ukrainy objętych przepisami specustawy, którzy przybyli legalnie do Polski od 24 lutego 2022 r. w związku z konfliktem zbrojnym i korzystają z ustawowego przedłużenia legalności pobytu.

Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy – wymagania prawne

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy jest uproszczoną procedurą. Pracodawca może powierzyć pracę obywatelowi Ukrainy wyłącznie wtedy, gdy jego pobyt w Polsce jest legalny na podstawie przepisów specustawy.

Powiadomienie dotyczy konkretnego pracodawcy, stanowiska, rodzaju umowy oraz warunków zatrudnienia. Zmiana pracodawcy lub istotnych warunków pracy wymaga złożenia nowego powiadomienia.

Jakie dokumenty należy przedstawić przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy?

Przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy pracodawca nie musi gromadzić dodatkowych dokumentów imigracyjnych poza standardową weryfikacją legalności pobytu. Wymagane są:

• ważny dokument tożsamości, np. paszport,
• dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub uprawnienia zawodowe.

Zatrudnianie obywatela Ukrainy a kwestie ZUS i ubezpieczeń społecznych

Obywatel Ukrainy zatrudniony w Polsce podlega ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak obywatel polski.

• Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS spoczywa na pracodawcy.
• Zgłoszenia powinien dokonać w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia.

Obywatel Ukrainy zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym składkom emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym. W przypadku umów zlecenia pracodawca ma obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe, a chorobowe ma charakter dobrowolny i zależy od decyzji zleceniobiorcy. Umowy o dzieło co do zasady nie podlegają oskładkowaniu.

Procedura powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy

Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy przesyła pracodawca do właściwego urzędu pracy najpóźniej w ciągu 7 dni od powierzenia pracy. Procedura jest bezpłatna. Powiadomienie składa się wyłącznie elektronicznie przez serwis praca.gov.pl.

Jak to zrobić? Wystarczy:

• wejść na stronę praca.gov.pl i wybrać „Usługi elektroniczne”,
• zalogować się,
• kliknąć „Zatrudnianie cudzoziemców”, a następnie „Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU)”,
• wybrać właściwy urząd,
• wypełnić formularz.

Złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Urząd nie wydaje decyzji – wystarczy samo prawidłowe złożenie powiadomienia.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy po 2025 roku – co się zmienia?

Ostatnia nowelizacja zmieniła jedynie termin obowiązywania przepisów – wydłużyła legalny pobyt w Polsce obywateli Ukrainy objętych specustawą do 4 marca 2027 r. Nie wprowadziła istotnych różnic w przepisach dotyczących powiadamiania o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy po zmianach przepisów

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy ma wiele obowiązków. Powinien przede wszystkim:

• zawrzeć pisemną umowę,
• w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy złożyć powiadomienie do właściwego urzędu pracy,
• zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych.

Oprócz tego pracodawca powinien stosować się do zapisów prawa pracy oraz przepisów regulujących zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych – czyli standardowych regulacji mających zastosowanie także w przypadku obywateli polskich oraz cudzoziemców z innych państw.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce może nastąpić na podstawie powiadomienia. To uproszczona procedura, która ułatwia podejmowanie zatrudnienia przez Ukraińców i ogranicza formalności po stronie pracodawcy.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość