Jakie wydatki związane z prowadzeniem działalności możesz ująć w kosztach przy zatrudnieniu pracowników?
2023-11-01
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników może ująć niektóre wydatki związane z ich zatrudnieniem w kosztach uzyskania przychodu. O jakich wydatkach mowa? Oto kilka przykładów, które zawsze stanowią KUP.
Koszty uzyskania przychodu – co to takiego?
Kosztami uzyskania przychodu nazywamy wydatki, które poniesiono w celu uzyskania przychodów z konkretnego źródła lub utrzymania tego źródła. Różnią się one w przypadku przedsiębiorców oraz pracowników i wpływają na wysokość podatku oraz podstawy opodatkowania. Zmniejszając przychód o koszty jego uzyskania, uzyskuje się dochód. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki, które nie stanowią KUP, opisano w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Pełne wynagrodzenie brutto
Niektóre składniki wynagrodzenia pracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. KUP stanowi m.in. pełne wynagrodzenie brutto, które w Księdze Przychodów i Rozchodów powinno zostać uwzględnione w 12. kolumnie pod nazwą „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”. Jego ewidencja powinna odbywać się w okresie rozliczeniowym, za który pracownikowi należy się dane świadczenie. Co istotne, niewypłacone lub niedokonane wypłaty nie mogą być uznane jako firmowe koszty.
Składki na ubezpieczenia pracowników
Od początku 2023 roku do kosztów uzyskania przychodu pracodawca może zakwalifikować także składki ZUS opłacane za zatrudnionych pracowników. Warunkiem jest w tym przypadku comiesięczne odprowadzanie składek w określonym w ustawie terminie. Składki na ubezpieczenia stanowią więc KUP w miesiącu, za który są należne. W sytuacji, gdy zostaną one opłacone po wyznaczonym terminie, stają się z kolei kosztami w miesiącu, w którym je odprowadzono.
Zakup odzieży roboczej
Niekiedy pracodawca jest zobowiązany zapewnić swoim pracownikom specjalną odzież roboczą lub pokryć koszty jej zakupu. Obowiązek zagwarantowania odpowiednich ubrań i akcesoriów spoczywa na przełożonym m.in. w sytuacji, gdy własna odzież pracownika może zostać zniszczona w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych. Zapewnienie roboczej lub służbowej odzieży jest konieczne także ze względu na konkretne wymagania BHP czy sanitarne. Taki zakup to kolejne wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. A co wyróżnia służbowe lub robocze ubrania? Między innymi logo lub barwy danej firmy, które nadają odzieży reprezentacyjnego charakteru.
Kursy i szkolenia pracowników
Do kosztów uzyskania przychodu pracodawca może zaliczyć również wszelkie wydatki poniesione w związku z organizacją kursów oraz szkoleń pracowników. Wydarzenia te muszą mieć jednak charakter bezpośrednio powiązany z zakresem obowiązków, jakie wykonują osoby obejmujące konkretne stanowiska. Oprócz samych szkoleń za KUP można uznać także koszt posiłków, które zapewniono pracownikom w trakcie trwania wydarzenia.
Wydatki związane z zakwaterowaniem pracownika
Zdarza się, że pracodawcy gwarantują zatrudnionym w firmie osobom mieszkanie – na przykład w sytuacji, gdy zostają im przydzielone zadania, których nie da się wykonywać ani w siedzibie firmy, ani w domu pracownika. Wydatki związane z zakwaterowaniem też stanowią w takim przypadku koszty uzyskania przychodu.
Zespół Ekspertów ING Księgowość