Zgłoszenie rachunku bankowego do US – co musi wiedzieć przedsiębiorca?
2025-12-22
Zgłoszenie rachunku bankowego do US to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorców – zarówno prowadzących jednoosobowe firmy, jak i zarządzających spółkami. W jakim terminie trzeba tego dokonać i co dokładnie zrobić? Sprawdź nasz poradnik krok po kroku!
Zgłoszenie rachunku bankowego do US – obowiązek każdego przedsiębiorcy
Działające w Polsce firmy możemy podzielić według miejsca rejestracji – jednoosobowe firmy podlegają rejestracji w CEIDG, a spółki oraz inne podmioty w KRS. Niezależnie od tego, jaką formę organizacyjno-prawną ma firma, do obowiązków przedsiębiorcy należy m.in. zgłoszenie do urzędu skarbowego rachunku bankowego, który wykorzystuje do rozliczeń.
Reguluje to ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Według przepisów osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą (np. jednoosobową) muszą w zgłoszeniu identyfikacyjnym, czyli przy rejestracji firmy, podać m.in.:
- nazwę,
- adres stałego wykonywania działalności i adresy dodatkowe,
- numer REGON,
- wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
- przedmiot wykonywanej działalności.
Chociaż najmniejsze podmioty, np. jednoosobowe firmy niebędące podatnikami VAT, nie muszą mieć firmowego rachunku bankowego, to w praktyce dobrze jest posiadać oddzielne konto. Mikrofirmy mogą oczywiście korzystać z prywatnego rachunku do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – muszą jednak zgłosić go do Urzędu Skarbowego.
Z kolei podatnicy niebędący osobami fizycznymi, np. wpisani do KRS (spółki), również są zobowiązane do zgłoszenia do US rachunków bankowych wykorzystywanych przy prowadzeniu działalności.
Przedsiębiorcy są zobligowani nie tylko do zgłoszenia rachunku firmowego do urzędu skarbowego. Muszą też na bieżąco aktualizować numer konta i poinformować US o wszelkich zmianach.
Ile czasu na zgłoszenie nowego konta firmowego do urzędu skarbowego
Zgłoszenie rachunku bankowego do urzędu skarbowego to obowiązek każdego przedsiębiorcy – niezależnie od formy działalności. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą poinformować urząd o numerze konta w ciągu 7 dni od jego otwarcia lub zmiany. Taki sam termin obowiązuje spółki wpisane do KRS (np. z o.o., jawne, komandytowe) oraz spółki osobowe, w tym cywilne, które również mają obowiązek zgłoszenia rachunku firmowego do właściwego urzędu skarbowego.
Zgłoszenie konta firmowego do urzędu skarbowego – krok po kroku
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych podlegających rejestracji w CEIDG, zgłoszenie nowego lub aktualizacja numeru rachunku bankowego odbywa się poprzez formularz CEIDG-1.
Dane z CEIDG są automatycznie przekazywane do innych organów, np. urzędu skarbowego czy ZUS. Nie musisz zatem wysyłać oddzielnych wniosków do US z informacją o nowym rachunku bankowym – wystarczy formularz CEIDG-1.
Spółki obowiązuje nieco inna procedura.
- Jeśli chcesz dokonać zmiany konta firmowego spółki cywilnej, powinieneś zaktualizować dane na formularzu NIP-2. Wypełniasz przy tym tylko dane identyfikacyjne oraz te, które uległy zmianie, czyli numer rachunku bankowego.
- Numer konta bankowego spółki handlowej, która ma obowiązek rejestracji w KRS, składasz do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.
Zgłoszenie konta firmowego do CEIDG – jak zrobić to poprawnie
Sprawdźmy teraz, jak przebiega zgłoszenie konta firmowego do CEIDG. Jeśli dokonujesz tego online, cały proces może zająć kilka minut. Od czego zacząć?
- Wejdź na stronę Biznes.gov.pl,
- wybierz: zmień dane firmy w CEIDG,
- zaloguj się do serwisu – możesz wybrać np. profil zaufany, bankowość elektroniczną czy aplikację mObywatel,
- po zalogowaniu się wybierz swój profil,
- zapoznaj się z ważnymi informacjami,
- wybierz tryb składania wniosku – we własnym imieniu lub jako pełnomocnik,
- zmiana wpisu w CEIDG – zaznacz „Chcę edytować wpis, wysłać dokumenty do ZUS lub urzędu skarbowego”,
- podaj datę powstania zmiany,
- na stronie „Edycja wpisu w CEIDG” wybierz „Pozostałe informacje” i „Rachunki bankowe”,
- na kolejnej stronie wybierz ubezpieczenie społeczne, któremu podlegasz (np. ZUS),
- wybierz właściwy urząd skarbowy,
- na kolejnej stronie „Rachunki bankowe” wybierz „Chcę dodać nowy firmowy rachunek bankowy”,
- podaj numer rachunku bankowego zgodny z międzynarodowym systemem IBAN (z przedrostkiem PL),
- zaznacz oświadczenie,
- zaznacz urząd odbierający wniosek,
- przejdź do podsumowania,
- podpisz wniosek, np. profilem zaufanym.
Złożenie wniosku o zmianę rachunku bankowego jest bezpłatne.
Zgłoszenie rachunku bankowego spółki
Jeśli prowadzisz spółkę, np. z ograniczoną odpowiedzialnością, to informację o rachunku bankowym powinieneś zgłosić na wniosku NIP-8.
- pobierz aktualny formularz NIP-8 ze strony Ministerstwa Finansów lub portalu Biznes.gov.pl,
- wypełnij dane identyfikacyjne spólki
- W sekcji C.1.1 formularza możesz wskazać rachunek bankowy do zwrotu podatku lub nadpłaty.
- W sekcji C.1.2 podajesz pozostałe rachunki związane z prowadzoną działalnością.
Formularz możesz przesłać elektroniczne lub listownie na adres właściwego urzędu skarbowego ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa. Możesz też złożyć go osobiście podczas wizyty w urzędzie.
Zgłoszenie rachunku bankowego spółki cywilnej
W przypadku spółki cywilnej informację o rachunku bankowym należy przekazać do urzędu skarbowego na formularzu
NIP-2.
Aby zrobić to poprawnie:
● pobierz aktualny formularz NIP-2 ze strony Ministerstwa Finansów lub portalu Biznes.gov.pl,
● wypełnij dane identyfikacyjne spółki (sekcja A i B),
● w części C.1.1 możesz wpisać rachunek bankowy przeznaczony do zwrotu podatku lub nadpłaty,
● w części C.1.2 podaj pozostałe rachunki bankowe wykorzystywane w działalności,
Przekaż formularz do właściwego urzędu skarbowego – możesz zrobić to elektronicznie (np. przez ePUAP), listownie lub osobiście w urzędzie.
Konsekwencje braku zgłoszenia rachunku firmowego do US
Brak zgłoszenia lub aktualizacji numeru rachunku bankowego może wiązać się z surowymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym zaniechanie tego obowiązku jest wykroczeniem skarbowym i podlega karze grzywny.
- Wysokość grzywny wynosi od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- Zamiast grzywny, przedsiębiorca może być ukarany mandatem karnym w maksymalnej wysokości podwójnej płacy minimalnej.
Sankcje finansowe to nie jedyne konsekwencje, jakie mogą grozić za niezgłoszenie firmowego rachunku do urzędu skarbowego. Co jeszcze?
Jeśli jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, numer rachunku bankowego powinien widnieć na tzw. Białej Liście VAT. Jeśli nie podasz prawidłowego numeru konta, w przypadku wpłaty na twoje konto kwoty powyżej 15 tys. zł brutto, twój kontrahent nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów. Będzie też odpowiadać solidarnie za ewentualne zaległości kontrahenta wobec urzędu skarbowego.
Biała Lista VAT jest powszechnie dostępna i każdy przedsiębiorca może sprawdzać informacje na temat kontrahentów. Jeśli nie zgłosisz firmowego rachunku bankowego do US, ryzykujesz utratą wiarygodności w oczach klientów. Nikt nie będzie chciał ryzykować wpłaty środków na konto, które nie zostało zgłoszone.
Oprócz tego brak podania rachunku może też zwiększyć prawdopodobieństwo kontroli z urzędu skarbowego. Organ może wykryć niespójność danych i zlecić sprawdzenie przedsiębiorstwa.
Podsumowując, zgłoszenie rachunku bankowego do US to obowiązek, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca – niezależnie od formy prowadzenia działalności. Zarówno osoby fizyczne mające jednoosobową działalność, jak i spółki zarejestrowane w KRS, muszą przekazać fiskusowi informacje o numerach kont wykorzystywanych w firmie. Warto pamiętać o zachowaniu terminów, zarówno dla jednoosobowych działalności gospodarczych jak i spółek zarejestrowanych w KRS czy spółek osobowych termin na zgłoszenie rachunku bankowego to 7 dni.
Zgłoszenia można dokonać w prosty sposób – przez wniosek CEIDG-1 lub za pomocą formularzy NIP-8 lub NIP-2. Aktualizacja danych w CEIDG jest przekazywana automatycznie do innych instytucji, dzięki czemu nie trzeba składać oddzielnego wniosku do urzędu skarbowego.
Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia konta do US może mieć poważne konsekwencje – nie tylko finansowe. Brak rachunku na Białej Liście VAT naraża firmę na utratę wiarygodności i utrudnia współpracę z kontrahentami. Dla bezpieczeństwa firmy lepiej zadbać o prawidłowe i terminowe zgłaszanie numeru konta oraz jego aktualizację w przypadku zmiany.
Zespół Ekspertów ING Księgowość