Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną - co warto wiedzieć?
2023-08-14
Pierwotnie integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną przewidziana była na początek lipca 2022 roku. Ustawodawca zmienił jednak decyzję i odroczył ten obowiązek aż do roku 2025. Niezależnie jednak od tego, jak dużo czasu pozostało, warto się z tym zagadnieniem zapoznać, by móc prawidłowo przygotować się do zmian.
Prawo Przedsiębiorców
Przepisy zgromadzone w ustawie o zbiorczej nazwie Prawo Przedsiębiorców jednoznacznie określają obowiązki przedsiębiorców, dotyczące umożliwienia dokonywania płatności za pomocą karty płatniczej. W ustawie jest ona określona jako instrument płatniczy.
Ustawodawca wskazuje, że przedsiębiorca, który nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania terminala płatniczego musi udostępniać możliwość dokonania płatności za pośrednictwem instrumentu płatniczego w miejscu, w którym działalność gospodarcza jest prowadzona, poza nią oraz w pojazdach, które przeznaczone są do transportu pasażerów.
Jeżeli przedsiębiorca nie realizuje tego obowiązku, wówczas nie przysługuje mu prawo do 25 dniowego terminu zwrotu różnicy podatku. Traci to prawo w miesiącu, w którym doszło do wykrytych nieprawidłowości oraz w miesiącu, w którym zostały ujawnione plus przez sześć miesięcy później.
Artykuł 19 a ustęp 3 tego dokumentu informuje, że w momencie, gdy przedsiębiorca umożliwia realizowanie płatności za pomocą instrumentów płatniczych i ma obowiązek rejestrowania sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej, która jednocześnie ma możliwość przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas, ma też obowiązek zintegrowania terminala płatniczego z kasą fiskalną zgodnie z możliwościami technicznymi kasy fiskalnej.
Brak takiej integracji został obciążony sankcjami w wysokości 5000 zł.
Kasa fiskalna
Zgodnie z wdrożonymi przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek korzystać z kas, które gwarantują prawidłowe ewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie z Centralnym Repozytorium Kas.
Dodatkowo warto dodać, że pamięć kasy fiskalnej musi mieć indywidualny i unikatowy numer, który nadawany jest przez ministra do spraw finansów publicznych.
Odroczenie obowiązku
Z uwagi na to, że przedsiębiorcy w dużym stopniu korzystają z kas starych, które nie mają możliwości połączenia z Centralnym Repozytorium Kas proces integracji okazał się dość skomplikowany. Przedsiębiorcy muszą bowiem w pierwszej kolejności zmienić posiadane kasy na kasy online, czyli takie, które gwarantują prawidłowe ewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie z Centralnym Repozytorium Kas.
Ze względu na problemy techniczne ustawodawca zdecydował o odroczeniu obowiązku integracji do pierwszego stycznia 2025 roku, jednocześnie wyłączając sankcje. Ponieważ nie ma obowiązku przeprowadzenia integracji, nie można też rozliczać za ich brak.
Problemy techniczne były podnoszone przez liczne grono przedsiębiorców i to właśnie stało się powodem odroczenia obowiązku integracji.
Obowiązek integracji - istotne informacje
Warto również dodać, że obowiązek integracji dotyczy jedynie tych przedsiębiorców, którzy płatności za sprzedaż przyjmują za pośrednictwem terminala płatniczego i instrumentów płatniczych.
Jeżeli jedyną formą płatności za transakcje jest na przykład przelew, wówczas przedsiębiorca nie jest zobowiązany do zakupowania terminala płatniczego i integrowania go z kasą fiskalną.
W przypadku podatników, którzy udostępniają możliwość realizowania płatności za pomocą instrumentów płatniczych, obowiązek integracji będzie ich dotyczył od stycznia 2025, a za brak wykonania tej integracji będą obowiązywały wspomniane wcześniej sankcje.
Kolejne lata to doskonały moment, by odpowiednio przygotować się na nadchodzący obowiązek integracji. Warto go zaplanować i uwzględnić czas na przeprowadzenie integracji, by w przyszłości nie było w związku z tym niepotrzebnych kłopotów.
Zespół Ekspertów ING Księgowość