Sankcje i kary umowne - jak je rozliczać?

2021-11-19

W toku prowadzonej działalności przedsiębiorca niekiedy zostaje zmuszony do nałożenia i wyegzekwowania kar umownych od kontrahentów, z którymi nawiązuje relacje handlowe. Kary umowne, jeżeli istnieją podstawy do ich nałożenia, powinny być wcześniej uzgodnione i zapisane w umowie współpracy lub kontrakcie. Co warto wiedzieć i jak należy je rozliczać, by wszystko odbyło się zgodnie z przepisami?

 

Kary umowne

Kara umowna, jak sama nazwa wskazuje, jest efektem umowy między dwoma kontrahentami. Jeden i drugi zobowiązuje się do określonych czynności: świadczenia usług, dostawy towarów itp. oraz do uregulowania należności za owe usługi lub towary.

 

Jeżeli jeden z kontrahentów się nie wywiąże ze swoich obowiązków, wówczas na mocy wcześniejszych ustaleń, musi zapłacić karę umowną. Bardzo ważne jest, by precyzyjnie została ustalona i opisana już w umowie.

 

Kara umowna – co warto ustalić?

Przede wszystkim warto ustalić, za jakie niedociągnięcia i niedopatrzenia obowiązuje kara umowna. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, opóźnienia mogą być spowodowane z przyczyn zewnętrznych, które nie wynikają z zaniedbań kontrahenta. W takiej sytuacji obłożenie go karą umowną może się okazać niesprawiedliwe. Właśnie na takie sytuacje należy doprecyzować sytuacje, które powodują, że kara staje się wymagalna.

 

Druga sprawa, którą powinno się dookreślić to wysokość kary umownej. Wartość sankcji nie może być ustalona po fakcie. Wysokość musi być jednoznaczna i zapisana w umowie. Kontrahent musi wiedzieć, jakie ryzyko bierze na siebie i z jakimi konsekwencjami musi się liczyć. W przeciwnym razie karę będzie można podważyć, a w razie przeniesienia konfliktu do sądu, kontrahent będzie miał podstawy do jej zakwestionowania.

 

Kara umowna – egzekwowanie

Gdy warunki zawartej umowy zostaną złamane, a spełnione będą te, które uprawniają do nałożenia kary umownej, wówczas należy powiadomić kontrahenta, że jest dodatkowo obciążony karą umowną.

 

Naturalnie, należy ją jeszcze wyegzekwować w praktyce. Samo poinformowanie kontrahenta o niedotrzymaniu przez niego warunków umowy oraz o tym, że zobowiązany jest do zapłacenia kary to tylko formalna część. Należy jeszcze skłonić go do uiszczenia opłaty.

 

Kara umowna księgowanie

Przedsiębiorca, który jest zobowiązany do zapłacenia kary umownej może ją zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu. Oczywiście, jest to regulowane określonymi przepisami. Nie wszystkie bowiem kary można odliczyć.

 

Wyłączone są tutaj te, które zostały nałożone za:

• wady dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• zwłokę w dostarczeniu towarów pozbawionych wady;
• zwłokę w usunięciu wad dostarczonych towarów lub wykonanych usług.

 

Pozostałe kary, które nie zostały ujęte w katalogu wyłączeń można potraktować jako koszty uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać o tym, by móc jednoznacznie wskazać, że dany koszt rzeczywiście służył uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła i spełnia kryteria „kosztu uzyskania przychodu”. Taki wydatek księguje się po stronie „innych wydatków”, jest to kolumna 13 KPiR.

 

Po stronie kontrahenta, który nałożył karę pojawia się natomiast zysk, przychód i tak też należy ją zaksięgować. Przy czym nie ma tutaj znaczenia, czy kara po stronie obciążonego została zaksięgowana jako koszt uzyskania przychodów czy nie. To w żaden sposób nie wpływa na obowiązki księgowe otrzymującego karę. Musi on zaksięgować ją jako przychód i robi to w kolumnie 8, która w KPiR nosi nazwę „pozostałe przychody”. Nie może jej wprowadzić, jako zysk z wykonywanej przez siebie działalności, ponieważ de facto nie otrzymuje tych pieniędzy z uwagi na to, że dostarczył towar czy wykonał prawidłowo usługę, ale z uwagi na to, że ktoś inny tego właśnie w sposób prawidłowy nie zrobił.

 

Rozliczanie kar umownych i sankcji jest więc podobne jak wszystkich innych kosztów/przychodów. Ważne jest, by sprawdzić, czy naliczona kara znajduje się na liście wyłączeń, czy nie. Jeżeli nie, to z powodzeniem można ją rozliczyć. Jeżeli się znajduje, jest zwykłym wydatkiem przedsiębiorcy i nie obniża mu podstawy opodatkowania.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość